Ekwiwalent za urlop 2024 - jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku?

Wypłata ekwiwalentu urlopowego jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Ekwiwalent za urlop jest wypłacany tylko po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Czy istnieją wyjątki od tej reguły oraz jak wyliczyć ekwiwalent za urlop pracownikowi?

Kiedy powinien być wypłacony ekwiwalent za urlop?

Urlop wypoczynkowy jest dla pracownika świadczeniem, którego nie może się zrzec. W artykule 171 kp możemy przeczytać, że w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za urlop. Tak więc, aby zostało wypłacone takie świadczenie, muszą być spełnione dwa warunki:

1. pracownik musi posiadać niewykorzystany urlop,
2. umowa musi być rozwiązana.

Pracodawca nie może wypłacić bowiem ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wtedy, kiedy pracownik pozostaje z nim w stosunku pracy. Jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy niewykorzystanie urlopu jest spowodowane wygaśnięciem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem, a strony nie planują kontynuacji współpracy na dotychczasowych zasadach. Jeśli zatrudnionemu przysługuje urlop zaległy i stosunek pracy trwa, to urlop ten powinien być wykorzystany w naturze.

Czy można nie wypłacić ekwiwalentu za urlop?

Pracownik, z którym zakończono umowę bądź jeśli ona wygasła, a który nie wykorzystał w całości lub części urlopu wypoczynkowego, co do zasady ma prawo do wypłaty ekwiwalentu. Istnieje jednak wyjątek. O takiej sytuacji traktuje artykuł 171 § 3 kp, w którym przeczytać można, że pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony (pracodawca i pracownik) postanowią o wykorzystaniu urlopu w kolejnym zatrudnieniu, pod warunkiem jednak, że zatrudnienie to będzie u tego samego pracodawcy, a nowa umowa zostanie podpisana bezpośrednio po rozwiązaniu pierwszej umowy.

Porozumienie trójstronne a wypłata ekwiwalentu

Orzecznictwo nieco bardziej rozszerza zakres porozumienia w sprawie ekwiwalentu urlopowego urlopu o tzw. porozumienie trójstronne, w którym występują trzy strony porozumienia: pracownik, ówczesny pracodawca oraz przyszły pracodawca. Warto nadmienić, że tzw. porozumienie trójstronne bazuje na orzecznictwie, zaś same przepisy prawa pracy nie przewidują przeniesienia urlopu pomiędzy dwoma podmiotami. Stąd też takie praktyki przenoszenia urlopu mogą zostać podważone przez Państwową Inspekcję Pracy w trakcie kontroli.

Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop 2024 r.

Aby wyliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, stosowany jest współczynnik ekwiwalentu ustalany na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Wyraża on przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. Przy wyliczeniu wysokości ekwiwalentu stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacania ekwiwalentu, nawet jeżeli jest to urlop przeniesiony z roku poprzedniego. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę i stosowany jest wskaźnik dotyczący roku, w którym to prawo nabył. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Wskaźnik ekwiwalentu zależy od łącznej liczby dni wolnych od pracy w przeciętnym pięciodniowym tygodniu pracy w danym roku kalendarzowym (niedziele, soboty i święta).

W 2024 roku współczynnik za niewykorzystany urlop wynosi 20,92
[365 dni roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 20,92;
250 dni : 12 = 20,92

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

1. W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu przysługującej pracownikowi należy ustalić podstawę jego wymiaru. Należy w niej uwzględnić przeciętne wynagrodzenie pracownika:

• określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,
• składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc,
• składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Wynagrodzenie stałe uwzględnia się w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, to w podstawie wymiaru ekwiwalentu należy uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część ustaloną do faktycznego okresu zatrudnienia. Zmienne składniki wynagrodzenia (premie, prowizje) uwzględnia się za okresy nieprzekraczające miesiąca, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, uwzględniane w średniej wysokości z tego okresu.

Wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględniane są również w średniej wysokości, ale z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

2. By obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika (zwykle 8 godzin).

3. Otrzymany wynik należy wymnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Ile wynosi ekwiwalent za urlop przy najniższej krajowej w 2024 roku?

Wynagrodzenie minimalne w 2024 roku wynosi 4 2442 zł brutto w okresie od stycznia do czerwca, oraz 4 300 zł w okresie od lipca do grudnia. Ile zatem wyniesie ekwiwalent urlopowy przy zarobkach minimalnych?

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony na okres próbny (3 miesiące) w pełnym wymiarze czasu pracy od 2 maja stycznia 2024 r., na minimalne wynagrodzenie. Umowa kończy się 31 lipca 2024 r. i nie zostanie przedłużona. Pracownikowi przysługiwało 5 dni urlopu, z których wykorzystał tylko 2, za pozostałe dni dostanie ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przeciętny tydzień pracy to 5 dni po 8 godzin.

1. Podstawa obliczenia ekwiwalentu:  4 300 zł

2. Podstawę należy podzielić przez współczynnik:

4 300 zł / 20,92 =  205,54 zł

następnie wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy:

205,54 zł / 8 h = 25,69 zł

3. Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanych dni

niewykorzystany urlop – 3 dni po 8 godzin

25,69 zł x 24 godziny = 616,56 zł → kwota brutto ekwiwalentu. 

Przepisy prawa pracy nie przewidują konieczności wyrównania podstawy ekwiwalentu do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, w związku z tym dopuszczalna jest sytuacja, w której podstawa ekwiwalentu jest niższa od minimalnej płacy.

Obliczony ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest jednocześnie podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop w systemie wFirma

System wFirma daje możliwość automatycznego wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Aby go dodać, powinno zostać dodane wcześniej zakończenie do umowy lub umowa powinna kończyć się w miesiącu w jakim upływa czas na jaki została zawarta. Ekwiwalent należy dodać poprzez KADRY » PRACOWNICY i wybrać danego pracownika (nacisnąć na imię i nazwisko). Otworzy się okno "Szczegóły pracownika", w którym należy przejść do zakładki DODATKI I POTRĄCENIA » DODAJ, następnie wybrać z listy EKWIWALENT ZA URLOP. Parametry do naliczenia tego składnika zostną automatycznie naliczone.

 Tak dodany ekwiwalent zostanie automatycznie ujęty na liście płac sporządzanej za miesiąc, w którym zakończyła się umowa.