Poradnik Przedsiębiorcy

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Wypłata ekwiwalentu urlopowego jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest wypłacany tylko po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy. Czy istnieją wyjątki od tej reguły oraz jak wyliczyć ekwiwalent  za urlop pracownikowi?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy należy go wypłacić?

Urlop wypoczynkowy jest dla pracownika świadczeniem, którego nie może się zrzec. W artykule 171 kp możemy przeczytać, że w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Tak więc, aby zostało wypłacone takie świadczenie, muszą być spełnione dwa warunki:

  1. pracownik musi posiadać niewykorzystany urlop,

  2. umowa musi być rozwiązana.

Pracodawca nie może wypłacić bowiem ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wtedy, kiedy pracownik pozostaje z nim w stosunku pracy. Jest to możliwe tylko w sytuacji, gdy niewykorzystanie urlopu jest spowodowane wygaśnięciem umowy o pracę lub jej rozwiązaniem, a strony nie planują kontynuacji współpracy na dotychczasowych zasadach. Jeśli zatrudnionemu przysługuje urlop zaległy i stosunek pracy trwa, to urlop ten powinien być wykorzystany w naturze.

Nie ma możliwości wypłaty ekwiwalentu w zamian za to, że pracownik nie pójdzie na urlop. Takie praktyki są niezgodne z prawem pracy i znacznie godzą w prawa pracownicze.

Czy można nie wypłacić ekwiwalentu za urlop?

Pracownik, z którym zakończono umowę bądź jeśli ona wygasła, a który nie wykorzystał w całości lub części urlopu wypoczynkowego, co do zasady ma prawo do wypłaty ekwiwalentu. Istnieje jednak wyjątek. O takiej sytuacji traktuje artykuł 171.3 kp, w którym przeczytać można, że pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony (pracodawca i pracownik) postanowią o wykorzystaniu urlopu w kolejnym zatrudnieniu, pod warunkiem jednak, że zatrudnienie to będzie u tego samego pracodawcy, a nowa umowa zostanie podpisana bezpośrednio po rozwiązaniu pierwszej umowy. 

Porozumienie trójstronne a wypłata ekwiwalentu

Orzecznictwo nieco bardziej rozszerza zakres porozumienia w sprawie ekwiwalentu urlopowego urlopu o tzw. porozumienie trójstronne, w którym występują trzy strony porozumienia: pracownik, ówczesny pracodawca oraz przyszły pracodawca. Warto nadmienić, że tzw. porozumienie trójstronne bazuje na orzecznictwie, zaś same przepisy prawa pracy nie przewidują przeniesienia urlopu pomiędzy dwoma podmiotami. Stąd też takie praktyki przenoszenia urlopu mogą zostać podważone przez Państwową Inspekcję Pracy w trakcie kontroli.

Współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Aby wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, stosowany jest współczynnik ekwiwalentu ustalany na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Wyraża on przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w danym roku. Przy wyliczeniu wysokości ekwiwalentu stosuje się współczynnik obowiązujący w roku wypłacania ekwiwalentu, nawet jeżeli jest to urlop przeniesiony z roku poprzedniego. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę i stosowany jest wskaźnik dotyczący roku, w którym to prawo nabył. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Wskaźnik ekwiwalentu zależy od łącznej liczby dni wolnych od pracy w przeciętnym pięciodniowym tygodniu pracy w danym roku kalendarzowym (niedziele, soboty i święta).

W 2018 roku:

365 - (52 niedziele + 52 dni wolne + 10 dni świątecznych) = 251 dni

251 dni / 12 miesięcy = 20,92 → współczynnik ekwiwalentu na rok 2018

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – wyliczenia

1. W celu obliczenia kwoty ekwiwalentu przysługującej pracownikowi należy ustalić podstawę jego wymiaru. Należy w niej uwzględnić przeciętne wynagrodzenie pracownika:

  • określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości,

  • składniki przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc,

  • składniki przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc.

Wynagrodzenie stałe uwzględnia się w wysokości z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu. Jeżeli stosunek pracy kończy się w trakcie miesiąca, to w podstawie wymiaru ekwiwalentu należy uwzględnić pełne miesięczne wynagrodzenie, a nie jego część ustaloną do faktycznego okresu zatrudnienia. Zmienne składniki wynagrodzenia (premie, prowizje) uwzględnia się za okresy nieprzekraczające miesiąca, wypłacone w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, uwzględniane w średniej wysokości z tego okresu.

Wypłaty za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględniane są również w średniej wysokości, ale z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

2. By obliczyć ekwiwalent za 1 godzinę niewykorzystanego urlopu, podstawę wymiaru ekwiwalentu należy podzielić przez wskaźnik ekwiwalentu, a następnie podzielić przez dobową normę czasu pracy pracownika (zwykle 8 godzin).

3. Otrzymany wynik należy wymnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład 1.

Pracownik jest zatrudniony na okres próbny (3 miesiące) w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 stycznia 2018 r., na minimalne wynagrodzenie. Umowa kończy się 31 marca 2018 r. i nie zostanie przedłużona. Pracownikowi przysługiwało 5 dni urlopu, z których wykorzystał tylko 2, za pozostałe dni dostanie ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Przeciętny tydzień pracy to 5 dni po 8 godzin.

1. Podstawa obliczenia ekwiwalentu: 2100,00 zł

2. Podstawę należy podzielić przez współczynnik:

2100,00 zł / 20,92 = 100,38 zł

następnie wynik podzielić przez dobową normę czasu pracy:

100,38 zł / 8 = 12,55 zł

3. Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanych dni

niewykorzystany urlop – 3 dni po 8 godzin

12,55 zł x 24 godziny = 301,20 zł → kwota do wypłaty   

Przepisy prawa pracy nie przewidują konieczności wyrównania podstawy ekwiwalentu do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, w związku z tym dopuszczalna jest sytuacja, w której podstawa ekwiwalentu jest niższa od minimalnej płacy.

Obliczony ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest jednocześnie podstawą do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy.