Wdrożenie ustawy o ochronie sygnalistów nałożyło na firmy obowiązek wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń. Co jednak w sytuacji, gdy ta kluczowa osoba jest niedostępna? Dłuższa nieobecność koordynatora ds. sygnalistów, spowodowana urlopem czy chorobą, rodzi pytanie o konieczność formalnego wyznaczenia zastępcy. Zaniedbanie w tym obszarze może okazać się kosztowne finansowo i wizerunkowo, a bierność bywa interpretowana jako celowe utrudnianie zgłaszania naruszeń prawa.
Nowy obowiązek i jego znaczenie w praktyce biznesowej
Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, która w pełni weszła w życie 25 września 2024 roku, stanowi przełom w polskim porządku prawnym i swoistą rewolucję w kulturze korporacyjnej. Implementując unijną dyrektywę, nałożyła na podmioty prawne – zarówno z sektora publicznego, jak i prywatnego – zatrudniające co najmniej 50 osób, obowiązek stworzenia i wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń prawa. Sercem tego systemu jest bezstronna i kompetentna osoba lub dedykowana jednostka organizacyjna, powszechnie nazywana koordynatorem ds. sygnalistów, której zadaniem jest przyjmowanie zgłoszeń, utrzymywanie kontaktu z sygnalistą oraz podejmowanie działań następczych. Prawidłowe funkcjonowanie tego mechanizmu ma fundamentalne znaczenie nie tylko dla zgodności z prawem, ale także dla budowania transparentnej i etycznej kultury organizacyjnej. To sygnał dla pracowników, że ich głos ma znaczenie, a firma poważnie podchodzi do kwestii uczciwości.
Problem pojawia się, gdy wyznaczony koordynator staje się niedostępny, a organizacja nie ma przygotowanego planu awaryjnego. Przedsiębiorcy muszą zrozumieć, że obowiązek zapewnienia funkcjonowania kanału zgłoszeń ma charakter ciągły i nieprzerwany. Nie jest to zadanie, które można „zawiesić” na czas urlopu, zwolnienia lekarskiego czy wyjazdu służbowego pracownika. Luka w systemie, nawet tymczasowa, może prowadzić do paraliżu całego mechanizmu ochrony sygnalistów. Pracownik, który jest świadkiem nieprawidłowości – na przykład mobbingu, zagrożenia dla bezpieczeństwa czy korupcji – musi mieć realną możliwość bezpiecznego zgłoszenia jej w każdym momencie. Brak takiej możliwości nie tylko podważa zaufanie do pracodawcy i całej procedury, lecz także stanowi bezpośrednie naruszenie przepisów ustawy. Ustawodawca podszedł do tej kwestii bardzo poważnie, przewidując surowe sankcje – w tym grzywny, a nawet karę pozbawienia wolności do lat 2 – za niewdrożenie procedur lub ich wadliwe działanie. Dlatego kwestia zastępstwa na stanowisku koordynatora nie jest marginalnym detalem organizacyjnym, lecz strategicznym elementem zarządzania ryzykiem prawnym, operacyjnym i reputacyjnym w każdej firmie objętej ustawą.
Podstawy prawne obowiązku – co mówi ustawa?
Fundamentem prawnym, na którym opiera się cały system, jest wspomniana Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów. Kluczowe dla omawianego zagadnienia są zapisy art. 25, który precyzuje, co musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych. Zgodnie z ust. 1 pkt 1 i 3 tego artykułu procedura ta musi jasno określać „wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego [...] upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych” oraz „bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę [...] upoważnioną do podejmowania działań następczych”. Ustawa kładzie szczególny nacisk na bezstronność i profesjonalizm osoby pełniącej tę funkcję, co ma gwarantować obiektywne rozpatrzenie każdej sprawy. Bezstronność oznacza tutaj nie tylko brak uprzedzeń, lecz przede wszystkim brak konfliktu interesów. Koordynatorem nie powinien być ktoś, kto mógłby być potencjalnym obiektem zgłoszenia lub którego pozycja w firmie zależy od osób, które mogłyby być w takie zgłoszenie zaangażowane.
Chociaż przepisy nie mówią wprost o obowiązku wyznaczenia zastępcy, to wynika on bezpośrednio z natury nałożonych na pracodawcę zadań. Skoro firma musi zapewnić stałą i nieprzerwaną możliwość dokonywania zgłoszeń oraz ich obsługę w ustawowych terminach (np. 7 dni na potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia), to logiczną konsekwencją jest konieczność zapewnienia ciągłości personalnej na tym stanowisku. Ten obowiązek ma charakter rezultatu – system ma działać zawsze. Nie jest to jednorazowa czynność polegająca na wpisaniu nazwiska do regulaminu, ale proces wymagający stałego nadzoru i gotowości do działania. Można to porównać do innych stałych obowiązków przedsiębiorcy, takich jak zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy czy ochrona danych osobowych (RODO) – te funkcje również nie mogą przestać istnieć z powodu urlopu jednego pracownika. Każda przerwa w dostępie do koordynatora jest de facto zawieszeniem funkcjonowania systemu, co jest niedopuszczalne w świetle celów ustawy. Przedsiębiorca musi więc postrzegać funkcję koordynatora nie jako przypisaną do konkretnej osoby, ale jako stale realizowane zadanie, które musi być wykonywane bez względu na okoliczności losowe.
Kiedy nieobecność koordynatora ds. sygnalistów staje się problemem?
Przepisy nie dostarczają konkretnej definicji „długotrwałej nieobecności”, co zmusza przedsiębiorców do samodzielnej interpretacji i przyjęcia rozsądnych, opartych na analizie ryzyka kryteriów. W praktyce biznesowej kluczowe staje się rozróżnienie między nieobecnością krótkotrwałą, która nie paraliżuje systemu, a długotrwałą, która wymaga już formalnej interwencji.
Krótka, jednodniowa lub dwudniowa absencja, o której koordynator wie z wyprzedzeniem, może nie wymagać specjalnych procedur, jeśli w firmie panuje niska częstotliwość zgłoszeń i istnieje możliwość zdalnego monitorowania kanału zgłoszeń. Jednakże, gdy nieobecność planowana jest na tydzień lub dłużej, sytuacja diametralnie się zmienia. Należy pamiętać, że przyczyna absencji – czy jest to zaplanowany urlop wypoczynkowy, nagłe zwolnienie lekarskie, delegacja służbowa, czy nawet rozwiązanie stosunku pracy – jest z perspektywy obowiązków firmy całkowicie nieistotna. Odpowiedzialność za zapewnienie ciągłości działania systemu spoczywa na pracodawcy niezależnie od powodów niedostępności pracownika.
Za moment graniczny, po którego przekroczeniu należy bezwzględnie wyznaczyć zastępcę, wielu ekspertów uznaje okres 7 dni. Skąd ta wartość? Wynika ona wprost z art. 27 ust. 5 ustawy, który nakłada na podmiot obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia właśnie w terminie 7 dni od jego otrzymania. Nieobecność koordynatora trwająca tydzień lub dłużej stwarza realne ryzyko niedotrzymania tego fundamentalnego terminu, co samo w sobie jest już naruszeniem prawa. Wyobraźmy sobie sytuację, w której pracownik dokonuje zgłoszenia pierwszego dnia urlopu koordynatora. Jeśli nikt inny nie ma dostępu do dedykowanej skrzynki e-mail lub systemu, zgłoszenie pozostanie bez odpowiedzi przez cały okres absencji, a ustawowy termin na reakcję zostanie przekroczony. Co więcej, brak potwierdzenia może skłonić sygnalistę do uznania, że kanał wewnętrzny nie działa, i dokonania zgłoszenia zewnętrznego (np. do Rzecznika Praw Obywatelskich lub prokuratury) lub nawet ujawnienia publicznego, co dla firmy jest scenariuszem znacznie gorszym. Dlatego przezorni przedsiębiorcy często przyjmują jeszcze krótsze ramy czasowe, decydując się na wyznaczenie zastępstwa już przy nieobecnościach przekraczających 3–5 dni roboczych. Takie podejście minimalizuje ryzyko i świadczy o profesjonalnym podejściu do wdrożonych procedur.
Kryteria decyzyjne: czas, ryzyko i intensywność zgłoszeń
Decyzja o powołaniu następcy nie powinna opierać się wyłącznie na sztywnym kryterium czasowym. Pracodawca musi dokonać analizy uwzględniającej specyfikę swojej organizacji, branży i aktualnej sytuacji wewnętrznej. Pierwszym elementem jest wspomniany już czas – nieobecność przekraczająca ustawowy termin 7 dni na potwierdzenie zgłoszenia powinna być sygnałem alarmowym. Jednak w niektórych przypadkach reakcja powinna być znacznie szybsza.
Drugim kluczowym kryterium jest charakter i przewidywana intensywność wpływających zgłoszeń. W dużej firmie produkcyjnej, gdzie rotacja pracowników jest wysoka, a ryzyko wystąpienia nieprawidłowości (np. związanych z BHP, prawami pracowniczymi czy ochroną środowiska) jest statystycznie większe, nawet kilkudniowa luka w systemie może być niebezpieczna. Podobnie w instytucjach finansowych czy firmach farmaceutycznych, gdzie potencjalne naruszenia mogą mieć ogromne konsekwencje, system musi działać bez najmniejszych zakłóceń. Jeśli organizacja przechodzi właśnie przez proces restrukturyzacji, zwolnień grupowych, audytu zewnętrznego lub kontroli urzędowej, prawdopodobieństwo pojawienia się zgłoszeń również gwałtownie wzrasta, co powinno skłonić zarząd do prewencyjnego zabezpieczenia funkcji koordynatora.
Trzecim, niezwykle istotnym czynnikiem, jest kompleksowa ocena ryzyka prawnego i operacyjnego. Przedsiębiorca musi zadać sobie pytanie: co się stanie, jeśli w okresie nieobecności koordynatora wpłynie pilne zgłoszenie dotyczące poważnego zagrożenia, np. ryzyka katastrofy budowlanej, skażenia środowiska, wycieku danych wrażliwych lub mobbingu na dużą skalę? Brak natychmiastowej reakcji może nie tylko narazić firmę na sankcje karne wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów, lecz także pociągnąć za sobą odpowiedzialność cywilną, administracyjną i, co często najdotkliwsze, nieodwracalną utratę reputacji. Dlatego decyzja o wyznaczeniu zastępcy jest elementem szerszej strategii zarządzania ryzykiem w organizacji. Nie jest to biurokratyczna formalność, lecz świadome działanie mające na celu ochronę interesów firmy, jej pracowników oraz interesu publicznego. Przedsiębiorca powinien ocenić prawdopodobieństwo i potencjalny wpływ takiego zdarzenia, aby podjąć świadomą i adekwatną decyzję.
Nieobecność koordynatora ds. sygnalistów - jak formalnie wyznaczyć następcę?
Proces wyznaczenia zastępcy koordynatora powinien być równie sformalizowany, jak jego pierwotne powołanie, aby nie pozostawiał żadnych wątpliwości co do umocowania i zakresu odpowiedzialności tej osoby. Podstawą musi być wewnętrzne upoważnienie udzielone przez pracodawcę (np. przez zarząd lub osobę upoważnioną), które jasno określa zakres obowiązków, czas pełnienia funkcji oraz zapewnia dostęp do niezbędnych zasobów – w tym do dedykowanej skrzynki e-mail, systemu informatycznego czy dokumentacji. Osoba wyznaczona na zastępcę musi spełniać te same rygorystyczne kryteria, co stały koordynator. Przede wszystkim musi być bezstronna, co oznacza brak konfliktu interesów w potencjalnych sprawach, które mogą być zgłaszane. Nie może to być na przykład bezpośredni przełożony działu, którego dotyczy zgłoszenie. Ponadto osoba ta musi mieć odpowiednią wiedzę i kompetencje, a co za tym idzie – powinna być wcześniej przeszkolona z zakresu ustawy, wewnętrznych procedur, ochrony danych osobowych (RODO) oraz, co równie ważne, z umiejętności miękkich, takich jak empatyczna komunikacja i zachowanie spokoju w trudnych sytuacjach.
Cały proces powinien być starannie udokumentowany. Pisemne upoważnienie jest absolutnym minimum. Najlepszą praktyką jest jednak odnotowanie faktu wyznaczenia zastępcy w dedykowanym rejestrze lub dokumentacji systemu whistleblowingowego. Jeśli procedura wewnętrzna wskazuje imiennie osobę koordynatora, konieczna staje się jej czasowa aktualizacja lub stworzenie aneksu.
Niezwykle ważnym, a często pomijanym krokiem, jest komunikacja. Wszyscy pracownicy powinni zostać poinformowani o tym, kto pełni zastępstwo i w jaki sposób można się z tą osobą skontaktować. Informacja ta może być przekazana drogą mailową, poprzez intranet firmowy lub wywieszenie ogłoszenia w widocznym miejscu. Zapewni to płynność procesu i da potencjalnym sygnalistom poczucie, że system działa nieprzerwanie, a ich zgłoszenia zostaną potraktowane z należytą powagą. Warto również zadbać o formalne przekazanie obowiązków, podczas którego stały koordynator informuje zastępcę o ewentualnych toczących się sprawach, zachowując przy tym pełną anonimowość sygnalistów i poufność szczegółów.
Przykład 1.
W firmie logistycznej koordynatorem ds. sygnalistów jest dyrektor ds. zgodności. W związku z jego planowanym dwutygodniowym zwolnieniem lekarskim po zabiegu zarząd podejmuje decyzję o wyznaczeniu zastępcy. Wybór pada na starszego specjalistę z działu prawnego, który wcześniej odbył szkolenie z zakresu ochrony sygnalistów. Prezes zarządu wręcza mu pisemne upoważnienie, w którym określa, że pełni on funkcję od dnia X do dnia Y, z pełnym dostępem do systemu zgłoszeń. Dział IT nadaje mu tymczasowe uprawnienia. Jednocześnie dział HR wysyła do wszystkich pracowników wiadomość e-mail o treści: „Informujemy, że w okresie od... do... w zastępstwie za Pana Jana Kowalskiego, obowiązki koordynatora ds. sygnalistów będzie pełnił Pan Piotr Nowak (e-mail: ..., tel. ...). Wszelkie zgłoszenia prosimy kierować bezpośrednio do niego”. Dzięki temu firma zachowuje pełną ciągłość operacyjną i minimalizuje ryzyko prawne.
Nieobecność koordynatora ds. sygnalistów - rozwiązania systemowe
Zamiast reagować doraźnie na każdy przypadek nieobecności, co zawsze generuje pewien stres i ryzyko błędu, znacznie skuteczniejszym i bezpieczniejszym podejściem jest wdrożenie rozwiązań systemowych, które z góry eliminują problem. Najczęściej rekomendowaną przez ekspertów praktyką jest wyznaczenie nie jednego, ale co najmniej dwóch równorzędnych koordynatorów. Taki system wzajemnych zastępstw gwarantuje, że w przypadku absencji jednego z nich, drugi automatycznie przejmuje jego obowiązki. Obie osoby powinny być tak samo przeszkolone, mieć stały dostęp do kanałów zgłoszeniowych i regularnie się komunikować, aby zapewnić spójność działań. To rozwiązanie, choć wymaga nieco większych nakładów na początku (np. koszt podwójnego szkolenia), w długiej perspektywie jest najprostsze i niezawodne, a także umożliwia konsultowanie trudniejszych przypadków.
Alternatywą, którą dopuszcza sama ustawa, jest powierzenie funkcji przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia działań następczych nie pojedynczej osobie, ale całej jednostce organizacyjnej, na przykład działowi compliance, audytu wewnętrznego czy specjalnie powołanemu, interdyscyplinarnemu komitetowi ds. etyki. Takie rozwiązanie zapewnia jeszcze większą stabilność, ponieważ nieobecność jednego członka zespołu nie paraliżuje pracy całej komórki. Zadania mogą być płynnie rozdzielane między obecnych pracowników. Ostatecznym rozwiązaniem, szczególnie atrakcyjnym dla mniejszych podmiotów, które nie dysponują odpowiednimi zasobami kadrowymi, jest outsourcing. Ustawa dopuszcza możliwość powierzenia obsługi zgłoszeń wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu (np. kancelarii prawnej lub firmie konsultingowej). Firma taka gwarantuje ciągłość świadczenia usług na podstawie umowy, zdejmując z barków przedsiębiorcy problem absencji i zastępstw. Należy jednak pamiętać, że takie rozwiązanie wymaga zawarcia szczegółowej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wdrożenia mechanizmów gwarantujących zachowanie pełnej poufności, a przede wszystkim – świadomości, że ostateczna odpowiedzialność za system i podjęte działania następcze zawsze pozostaje po stronie przedsiębiorcy.
Podsumowanie
Problem nieobecności koordynatora ds. sygnalistów nie jest błahą kwestią organizacyjną, lecz poważnym wyzwaniem, które może rodzić dotkliwe konsekwencje prawne, finansowe i wizerunkowe. Brak zapewnienia ciągłości działania systemu zgłoszeń to prosta droga do naruszenia ustawy i narażenia firmy na sankcje. Co gorsza, wysyła pracownikom negatywny sygnał, że firma tylko pozornie wdrożyła procedury, a w rzeczywistości nie dba o transparentność. Aby skutecznie zarządzać tym ryzykiem, każdy przedsiębiorca zobowiązany do wdrożenia procedur whistleblowingowych powinien potraktować ten temat priorytetowo.
