Zamiar wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi zrzeszonemu w związku zawodowym wymaga konsultacji z odpowiednią organizacją. Co jednak w sytuacji, gdy okoliczności uległy zmianie po jej przeprowadzeniu? Kiedy konieczna jest ponowna konsultacja wypowiedzenia ze związkiem zawodowym? Kwestia ta, kluczowa dla uniknięcia naruszeń prawa, została szczegółowo omówiona w wyroku Sądu Najwyższego z 22 lutego 2023 roku (III PSKP 50/22), który stanowi ważny punkt odniesienia dla pracodawców i działów kadr.
Obowiązek zwrócenia się o opinię do zakładowej organizacji związkowej
Przepis art. 38 Kodeksu pracy wymaga, aby o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadomił na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Jeżeli zakładowa organizacja związkowa uważa, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić na piśmie pracodawcy umotywowane zastrzeżenia. Po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w ustalonym terminie, pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia. Tryb współdziałania związków zawodowych z pracodawcą określony w art. 38 kp ma charakter konsultacyjny, co oznacza, że po jego przeprowadzeniu pracodawca decyduje, czy wypowiedzieć umowę o pracę, biorąc pod uwagę stanowisko organizacji związkowej, lecz nie będąc nim związanym.
Konieczność dokonania omawianej konsultacji z organizacją związkową dotyczy tylko tych pracowników, którzy są przez nią reprezentowani. W celu ustalenia kręgu takich osób pracodawca powinien stosować art. 30 ust. 3 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych. Zgodnie z tym przepisem w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową (a więc w szczególności w przypadkach, o których mowa w art. 38 kp), przed podjęciem działania, pracodawca jest obowiązany zwrócić się do tej organizacji o informację o pracowniku korzystającym z jej obrony. Nieudzielenie tej informacji w terminie 5 dni od dnia otrzymania przez zakładową organizację związkową wniosku zwalnia pracodawcę z obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tego pracownika.
Przykład 1.
2 października 2025 roku pracodawca zwrócił się do działającej u niego zakładowej organizacji związkowej z zapytaniem, czy jeden z pracowników (konkretna osoba) korzysta z jej ochrony. 7 października 2025 roku zakładowa organizacja związkowa udzieliła odpowiedzi twierdzącej. Następnego dnia (8 października 2025 roku) pracodawca poinformował zakładową organizację związkową o swoim zamiarze wypowiedzenia umowy o pracę wspomnianemu pracownikowi, z przyczyny naruszenia obowiązku przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy poprzez samowolne opuszczanie miejsca pracy w dniach 15-18 września 2025 roku, przed godziną 12.00, czyli na ponad 4 godziny przed godziną zakończenia pracy (16.00) wynikającą z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy. 13 października 2025 roku zakładowa organizacja przedstawiła pracodawcy swoje zastrzeżenia, w których wyraziła stanowisko, że wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę jest w omawianym przypadku środkiem zbyt daleko idącym, nieproporcjonalnym do wagi naruszenia obowiązku pracowniczego. Pracodawca nie zgodził się z tymi zastrzeżeniami, uznając, że jego reakcja w postaci rozwiązania umowy o pracę będzie adekwatna do opisanego zachowania pracownika, w następstwie czego dokonał wypowiedzenia umowy.
Niespełnienie wymogów art. 38 kp skutkuje stwierdzeniem przez sąd naruszenia przepisów o wypowiadaniu umów o pracę, a w konsekwencji – stosownie do żądania pracownika – orzeczeniem:
o bezskuteczności wypowiedzenia, a jeżeli umowa uległa już rozwiązaniu –
o przywróceniu pracownika do pracy na poprzednich warunkach, albo
o odszkodowaniu (art. 45 § 1 kp).
Ile czasu ma pracodawca na dokonanie wypowiedzenia po dokonaniu konsultacji?
Kp nie określa terminu, w jakim pracodawca może wypowiedzieć umowę o pracę po prawidłowo przeprowadzonej konsultacji, aby nie narazić się na zarzut naruszenia art. 38 kp. Różne przeszkody mogą bowiem uniemożliwić złożenie wypowiedzenia niezwłocznie po konsultacjach ze związkami zawodowymi (np. długotrwałe zwolnienie lekarskie pracownika). W orzecznictwie prezentowany jest pogląd, że pracodawca może złożyć wypowiedzenie bez naruszenia wspomnianego przepisu dopóty, dopóki istnieje przyczyna podana zakładowej organizacji związkowej jako przyczyna wypowiedzenia. Jeżeli jednak okoliczność uzasadniająca wypowiedzenie na skutek upływu czasu stała się nieaktualna ze względu na cel wypowiedzenia, może być ono uznane za nieuzasadnione (niekiedy wskazuje się, że wynikający z art. 113 § 1 kp roczny termin zatarcia ukarania karą porządkową może stanowić, na zasadzie analogii, wyznacznik utraty możliwości powołania się przez pracodawcę w wypowiedzeniu na zdarzenie, które miało miejsce przeszło rok przed dokonanym wypowiedzeniem).
Warto zauważyć, że znaczny upływ czasu między konsultacją z art. 38 kp a złożeniem wypowiedzenia może nie tylko spowodować dezaktualizację przyczyny wypowiedzenia, ale także utratę prawnego znaczenia tej konsultacji. Zwraca się uwagę na coraz większą dynamikę zmian ekonomicznych, społecznych i organizacyjnych, determinujących w XXI wieku funkcjonowanie przedsiębiorstw, banków oraz urzędów. Często w okresie już kilku miesięcy zachodzić może konieczność ponownej analizy sytuacji kadrowo-ekonomicznej pracodawcy i ponownej oceny przydatności pracowników do wykonywania nowych zadań. Z uwagi na upływ czasu może ulec zmianie również sytuacja pracownika – np. może on wejść w okres ochronny związany z osiągnięciem wieku przedemerytalnego (art. 39 kp). Zwrócenie na to uwagi przez związek zawodowy może wpłynąć na uniknięcie naruszenia prawa przez pracodawcę.
Kiedy jest konieczna ponowna konsultacja wypowiedzenia ze związkiem zawodowym?
W świetle powyższego ponowne zwrócenie się o opinię do zakładowej organizacji związkowej będzie konieczne wtedy, gdy:
przyczyna wypowiedzenia ma być inna niż ta, o której wcześniej pracodawca poinformował organizację związkową;
upłynął nadmiernie długi okres między przeprowadzeniem poprzedniej konsultacji a datą planowanego wypowiedzenia umowy o pracę.
Przykład 2.
Pracodawca skonsultował ze związkiem zawodowym zamiar wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi, wskazując jako przyczynę zakończenia stosunku pracy likwidację stanowiska pracy, na którym pracownik był zatrudniony. Jednak zanim wypowiedzenia dokonano, pracodawca zdecydował o innym modelu reorganizacji zakładu pracy, w wyniku czego wspomniane stanowisko pracy, pierwotnie przewidziane do likwidacji, miało pozostać w strukturze firmy. Jednocześnie dla tego stanowiska określono wyższe wymagania kwalifikacyjne, których pracownik na nim zatrudniony nie spełniał, a ich uzupełnienie w akceptowalnym terminie nie było możliwe. W związku z tym pracodawca powziął zamiar wypowiedzenia umowy o pracę pracownikowi, ale już z innej przyczyny niż wcześniej skonsultowana z zakładową organizacją związkową. Spowodowało to konieczność dokonania ponownej konsultacji, z uwagi na zmianę przyczyny wypowiedzenia.
Ponadto w przeważającej części orzecznictwa uznaje się, że każde kolejne wypowiedzenie umowy o pracę musi być poprzedzone konsultacją w trybie art. 38 kp, nawet wówczas, gdy przyczyna wypowiedzenia pozostaje niezmieniona. Taka ponowna konsultacja powinna zatem zostać przeprowadzona w szczególności w przypadku:
zamiaru dokonania wypowiedzenia umowy o pracę po skutecznym cofnięciu przez pracodawcę wcześniejszego wypowiedzenia skonsultowanego z organizacją związkową;
uznania przez sąd wypowiedzenia za bezskuteczne lub sądowego przywrócenia pracownika do pracy.
Również wtedy, gdy pracodawca po odbyciu konsultacji z zakładową organizacją związkową zmienia swoją decyzję i zamiast wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 kp) zamierza dokonać definitywnego wypowiedzenia umowy o pracę (art. 30 § 1 pkt 2 kp), powinien zwrócić się do organizacji związkowej o wydanie odrębnej opinii w tym zakresie.
Przykład 3.
Pracodawca, po dokonaniu konsultacji z zakładową organizacją związkową, wypowiedział pracownikowi umowę o pracę z powodu ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa firmie konkurencyjnej. Pracownik zwrócił się do pracodawcy z prośbą o cofnięcie wypowiedzenia, zapewniając go, że w przyszłości nie będzie zachowywał się wobec niego nielojalnie. Pracodawca spełnił prośbę pracownika i cofnął oświadczenie woli dotyczące wypowiedzenia. Jednak po kilku dniach pracodawca dowiedział się, że również dwóch innych pracowników złamało tajemnicę przedsiębiorstwa. W tych okolicznościach pracodawca uznał, że nie może jednak tolerować takich zachowań i muszą się one spotkać z jego stanowczą reakcją w postaci zwolnienia z pracy wszystkich – w sumie trzech – nielojalnych pracowników. W związku z tym powrócił do zamiaru wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę z tej samej przyczyny, której dotyczyło poprzednie, cofnięte wypowiedzenie. Zamiar ten musiał być ponownie skonsultowany z zakładową organizacją związkową.
Podsumowując, ponowna konsultacja z zakładową organizacją związkową w sprawie zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę jest konieczna, gdy od pierwszej konsultacji zaszły istotne zmiany dotyczące przyczyn wypowiedzenia, ewentualnie okoliczności faktycznych lub prawnych. Brak ponowienia konsultacji w takich przypadkach może skutkować uznaniem wypowiedzenia za nieprawidłowe.
