Właściwe przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa jest istotne dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Bowiem w ten sposób można uchronić się przed ich zagubieniem bądź uszkodzeniem. Jednak w jaki sposób przechowywać dokumenty, by było to zgodne z przepisami i dodatkowo usprawniało pracę firmy?
Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa - podstawowe zasady
Dokumenty firmowe powinny być przechowywane w archiwum. Jednak zanim do niego trafią, należy je odpowiednio posegregować i sklasyfikować.
Należy je uporządkować w kolejności chronologicznej, najlepiej w podpisanych teczkach lub segregatorach. Ważne jest również, by połączyć je w lata podatkowe, których dotyczą. Ułatwia to bowiem (w razie potrzeby) odszukanie dokumentów z danego roku.
Właściwe prowadzenie archiwum jest fundamentem skutecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Skrupulatne archiwizowanie dokumentów zabezpiecza przed sytuacją, w której jakichś z dokumentów może zostać zagubiony lub zniszczony.
Okres przechowywania dokumentów
Prowadząc firmę przez wiele lat, z pewnością nagromadzi się wiele dokumentów. Jak długo należy je przechowywać, by “nie utonąć” w natłoku dokumentów?
Otóż okres przechowywania dokumentacji przedsiębiorstwa zależy od tego, czego ona dotyczy i wynosi od 5 do 50 lat. Można podzielić ją na trzy grupy:
dokumentacja podatkowa - dokumenty te należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego w dokumentacją księgową;
dokumentacja ZUS - dokumenty tego rodzaju przechowuje się również przez okres 5 lat;
dokumentacja pracownicza - dokumenty te przechowuje się najdłużej, bo aż 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów
Archiwizacja dokumentów w formie papierowej może jednak okazać się czynnością czasochłonną i niewdzięczną. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z archiwów elektronicznych. Elektroniczna archiwizacja dokumentów jest bowiem dopuszczalna przez organy podatkowe.
Polega ona na skanowaniu dokumentów, takich jak: faktury zakupowe, faktury korygujące, duplikaty faktur, załączniki, rachunki, itp. Następnie są one zapisywane ich w postaci pliku, który uniemożliwia zmianę wprowadzonych danych.
Przechowywanie dokumentacji przedsiębiorstwa w elektronicznym archiwum ma wiele zalet. Pozwala, bowiem zaoszczędzić miejsce w biurze oraz ułatwia wyszukiwanie potrzebnych dokumentów.
Archiwizacja dokumentów według ustawy o VAT
Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT zadaniem podatnika jest zagwarantowanie:
autentyczności pochodzenia dokumentu,
integralności treści,
czytelności dokumentu.
Ustawa daje pełną swobodę w wyborze metody stosowanej w celu archiwizacji. Podatnik musi jedynie zapewnić spełnienie powyższych wymagań, zaś weryfikacja ich dopełnienia następuje podczas kontroli skarbowej lub podatkowej.
