Od początku 2022 roku przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania e-faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zgodnie z zapowiedziami resortu finansów od przyszłego roku ma to być nie tyle opcja, ile już obowiązek. Aby wystawienie faktury w ten sposób było możliwe, konieczne jest uzyskanie uprawnień do KSeF. W związku z tym przyjrzymy się bliżej jak wygląda nadawanie uprawnień do KSeF.
Faktury ustrukturyzowane oraz funkcjonowanie KSeF
Faktura ustrukturyzowana – inaczej e-faktura – jest rodzajem faktury, która ma taką samą wartość jak faktura papierowa czy elektroniczna. Różnica polega jednak na tym, że e-faktury można wystawić wyłącznie poprzez KSeF i dedykowany w tym zakresie interfejs elektroniczny.
Z treści przepisów ustawy VAT wynika, że e-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Otrzymywanie e-faktur przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury (dodajmy, że chodzi o otrzymanie faktury w ten sposób, a nie o jej wystawienie).
Jak zatem widać, kluczowe dla możliwości wystawienia e-faktur jest korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Przeanalizujmy, kto może być użytkownikiem tego systemu. Otóż zgodnie z art. 106bn ustawy VAT z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
- podatnik,
- podmioty wskazane przez podatnika,
- podmioty, o których mowa w art. 106c,
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
- podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.
Przykład 1.
Spółka jawna jest na gruncie podatku VAT traktowana jako osobny podatnik względem wspólników będących osobami fizycznymi. Postanowiła wystawiać e-faktury. W tym zakresie wskazała jednego ze wspólników jako podmiot uprawniony do ich wystawiania. Ten wspólnik uzyskuje uprawnienie do korzystania z interfejsu i do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu spółki jawnej.
Nadawanie uprawnień do KseF
Na podstawie delegacji zawartej w art. 106r ustawy VAT wydane zostało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które w swojej treści określa rodzaje uprawnień do korzystania z niego, sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do tego korzystania oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień.
Zgodnie z treścią tego rozporządzenia nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie podatki.gov.pl.
Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF, niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie.
Uzyskanie uprawnień (jak również ich zmiana czy też odebranie) wymaga wskazania konkretnych informacji, tj.:
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
- danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej,
- imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
- daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
- numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
- danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL
- rodzaju uprawnienia,
- informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy.
Nadawanie uprawnień do KSeF bądź ich odbieranie może być dokonywane również w formie papierowej. Służy do tego dedykowany formularz ZAW-FA.
Należy przy tym podkreślić, że korzystanie z papierowego zawiadomienia ZAW-FA jest przewidziane dla tych podmiotów, które nie mają możliwości uwierzytelnić się w sposób elektroniczny. Chodzi zatem o takie podmioty, które nie posiadają:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- profilu zaufanego,
- unikalnego wygenerowanego przez KSeF tokenu.
Jak czytamy w wyjaśnieniach MF w tym zakresie – w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
Przykład 2.
Spółka cywilna będąca podatnikiem podatku VAT nie posiada pieczęci kwalifikowanej. Chce wyznaczyć swojego pracownika działu księgowości jako osobę właściwą do wystawiania e-faktur. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).
Kwestie nadawania oraz odbierania uprawnień w ramach KSeF reguluje specjalnie wydane w tym zakresie rozporządzenie. Określa ono katalog narzędzi służących podatnikom podatku VAT do weryfikacji i uwierzytelniania.
