Od początku 2022 roku przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania e-faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązkowe posługiwanie się fakturami ustrukturyzowanymi wystawianymi i udostępnianymi za pomocą KSeF będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników VAT i od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych. Aby wystawienie faktury w ten sposób było możliwe, konieczne jest uzyskanie uprawnień do KSeF. W związku z tym przyjrzymy się bliżej jak wygląda nadawanie uprawnień do KSeF.
Najważniejsze kwestie o KSeF - webinar
Faktury ustrukturyzowane oraz funkcjonowanie KSeF
Zakres korzystania z e-faktur oraz rodzaje uprawnień KSeF wynikają z ustawy o VAT oraz rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF.
Faktura ustrukturyzowana – inaczej e-faktura – jest rodzajem faktury, która ma taką samą wartość jak faktura papierowa czy elektroniczna. Różnica polega jednak na tym, że e-faktury można wystawić wyłącznie poprzez KSeF i dedykowany w tym zakresie interfejs elektroniczny. Dostęp do wystawiania i podglądu e-faktur wymaga nadania odpowiednich uprawnień KSeF konkretnym użytkownikom.
Z treści przepisów ustawy VAT wynika, że e-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Otrzymywanie e-faktur przy użyciu KSeF wymaga akceptacji odbiorcy faktury (dodajmy, że chodzi o otrzymanie faktury w ten sposób w okresie dobrowolnego stosowania KSeF, a nie o jej wystawienie). W praktyce bez nadanych uprawnień KSeF odbiorca nie będzie mógł autoryzować działań w systemie ani przyjąć faktury przez KSeF.
Jak zatem widać, kluczowe dla możliwości wystawienia e-faktur jest korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur. Przeanalizujmy, kto może być użytkownikiem tego systemu. Otóż zgodnie z art. 106nb ustawy VAT z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
- podatnik,
- podmioty wskazane przez podatnika,
- podmioty, o których mowa w art. 106c,
- osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c,
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, którym podatnik lub podmioty, o których mowa w art. 106c, nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
- podmioty inne niż wymienione w pkt 1–5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.
Wskazane podmioty mogą działać w systemie wyłącznie w granicach nadanych im uprawnień KSeF (np. wystawianie faktur, dostęp do faktur, nadawanie dalszych uprawnień).
Przykład 1.
Spółka jawna jest na gruncie podatku VAT traktowana jako osobny podatnik względem wspólników będących osobami fizycznymi. Postanowiła wystawiać e-faktury. W tym zakresie wskazała jednego ze wspólników jako podmiot uprawniony do ich wystawiania. Ten wspólnik uzyskuje uprawnienie do korzystania z interfejsu i do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w imieniu spółki jawnej.
Wspólnikowi należy formalnie przypisać odpowiednie uprawnienia KSeF, tak aby mógł wystawiać faktury w imieniu spółki.
Nadawanie uprawnień do KseF
Na podstawie delegacji zawartej w art. 106r ustawy VAT wydane zostało Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 roku w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które w swojej treści określa rodzaje uprawnień do korzystania z niego, sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do tego korzystania oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień.
Zgodnie z treścią tego rozporządzenia nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego dostępnego na stronie ksef.podatki.gov.pl.
Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne, jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF, niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Po pomyślnym uwierzytelnieniu należy przypisać użytkownikom właściwe uprawnienia KSeF adekwatne do ich ról.
Uzyskanie uprawnień (jak również ich zmiana czy też odebranie) wymaga wskazania konkretnych informacji, tj.:
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika,
- danych podmiotu lub danych osoby fizycznej, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie:
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podmiotu albo numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub numeru PESEL osoby fizycznej,
- imienia i nazwiska osoby fizycznej albo nazwy podmiotu,
- daty urodzenia osoby fizycznej, w przypadku niepodania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
- numeru i serii dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby fizycznej wraz z krajem jego wydania, w przypadku nieposiadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL,
- danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny uprawnionej osoby fizycznej, w przypadku gdy podpis ten nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL
- rodzaju uprawnienia,
- informacji, czy podmiot lub osoba fizyczna, którym jest nadawane, zmieniane lub odbierane uprawnienie, jest przedstawicielem podatkowym, o którym mowa w art. 18a ustawy.
Nadawanie uprawnień do KSeF bądź ich odbieranie może być dokonywane również w formie papierowej. Służy do tego dedykowany formularz ZAW-FA.
Należy przy tym podkreślić, że korzystanie z papierowego zawiadomienia ZAW-FA jest przewidziane dla tych podmiotów, które nie mają możliwości uwierzytelnić się w sposób elektroniczny. Chodzi zatem o takie podmioty, które nie posiadają:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- profilu zaufanego,
- unikalnego wygenerowanego przez KSeF tokenu.
Jak czytamy w wyjaśnieniach MF w tym zakresie – w przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym. Podmiot może następnie rozszerzać uprawnienia KSeF dla kolejnych użytkowników już w samym systemie.
W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
Przykład 2.
Spółka cywilna będąca podatnikiem podatku VAT nie posiada pieczęci kwalifikowanej. Chce wyznaczyć swojego pracownika działu księgowości jako osobę właściwą do wystawiania e-faktur. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).
Kwestie nadawania oraz odbierania uprawnień w ramach KSeF reguluje specjalnie wydane w tym zakresie rozporządzenie. Określa ono katalog narzędzi służących podatnikom podatku VAT do weryfikacji i uwierzytelniania.
Pytania i odpowiedzi w zakresie KSeF - wywiad w Ministerstwie Finansów
Polecamy:
