Będąc pracodawcą musisz pamiętać o różnych obowiązkach, które nakładają na ciebie przepisy Kodeksu pracy. Jednym z nich jest konieczność przechowywania firmowej dokumentacji kadrowej i to nie według własnego widzimisię, ale tak aby nie była ona narażona na zniszczenie bądź uszkodzenie. Przedsiębiorcy, którzy wykorzystują do prowadzenia firmowej dokumentacji usługi w chmurze często chcieliby w taki sposób także archiwizować niezbędne dowody. Czy jest to możliwe?
Zasady przechowywania firmowej dokumentacji kadrowej
Aby ustalić, jak należy przechowywać firmową dokumentację, należałoby się odnieść do Ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z tymi przepisami, płatnik składek jest zobowiązany do przechowywania list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dowodów, stanowiących podstawę ustalenia wymiaru emerytury lub renty. Co ważne, obecnie takie dokumenty należy archiwizować przez 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Natomiast planowane jest m.in. skrócenie owego obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat
Co ważne, jeśli przedsiębiorca przechowuje firmową dokumentację w siedzibie firmy, a będzie zmuszony zakończyć działalność gospodarczą, jego obowiązkiem będzie przekazanie dokumentów do dalszego przechowywania odpowiedniej firmie zajmującej się archiwizacją, aż do upływu wskazanego terminu. Takie przechowywanie jest oczywiście odpłatne, dlatego jeśli płatnik nie posiada niezbędnych na ten cel środków, może zwrócić się z wnioskiem o stwierdzenie niemożności przechowywania. Wtedy też firmowa dokumentacja trafi do archiwum państwowego.
Przechowywanie firmowej dokumentacji w chmurze - czy będzie możliwe?
W związku z coraz powszechniejszym wykorzystywaniem systemów informatycznych do prowadzenia dokumentacji firmowej, także ustawodawcy postanowili skupić się na takich metodach pracy przedsiębiorstw.
Ministerstwo Rozwoju przedstawiło główne założenia ustawy wprowadzającej przepisy o digitalizacji dokumentów kadrowych. W ramach planowanych zmian jest digitalizacja przechowywania firmowej dokumentacji, czyli możliwość archiwizowania danych w formie elektronicznej, a także przedkładanie dokumentów w takiej formie przez pracowników.
Co ważne, nie zmienią się zasady prowadzenia dokumentacji papierowej, a możliwe będzie również prowadzenie dokumentacji w modelu mieszanym - część elektronicznie, część papierowo.
