Działalność nierejestrowana charakteryzuje się pewnymi przywilejami, jeżeli chodzi o ograniczenie obowiązków podatkowych osoby prowadzącej. Warto się zastanowić czy działalność nierejestrowana w KSeF również będzie objęta takimi samymi korzyściami dla osoby prowadzącej jak ma to miejsce obecnie.
Najważniejsze zagadnienia o KSeF - webinar
Status osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną na gruncie podatku VAT
Zgodnie z brzmieniem art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT – który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 roku – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. W świetle tak skonstruowanego przepisu należy zatem zastanowić się, czy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem podatku VAT.
Przypomnijmy zatem, że zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.
Powyższa definicja działalności nierejestrowanej wskazuje zatem, że działalność ta nie jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Tymczasem ustawa o VAT zawiera własną definicję tego pojęcia. Otóż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o VAT podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Natomiast w myśl art. 15 ust. 2 ustawy o VAT działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
W świetle powyższego nie ma zatem podstaw, aby z zakresu działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT wykluczać działalność nierejestrowaną. W konsekwencji za uzasadniony należy przyjąć pogląd, zgodnie z którym osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest podatnikiem podatku VAT.
Działalność nierejestrowana w KSeF a zwolnienie z VAT
Fakt, że działalność nierejestrowana podlega pod przepisy ustawy o VAT, nie musi oznaczać, że w praktyce taki podatek trzeba odprowadzać, ponieważ podmioty te mają prawo do skorzystania ze zwolnień podatkowych w tym zwolnienia podmiotowego określonego w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Przypomnijmy, że zgodnie z tym przepisem zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatników, u których wartość sprzedaży nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 000 zł. Do wartości sprzedaży nie wlicza się kwoty podatku.
Zgodnie z najnowszymi przepisami, jeżeli podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną korzysta ze zwolnienia od VAT (co jest standardem w większości przypadków), to również będzie zobligowany do wystawiania faktur sprzedaży w KSeF, w postaci e-faktury. Warto mieć na uwadze, że do korzystania z systemu konieczne jest posiadanie numeru NIP.
Wystawianie e-faktur w działalności nierejestrowanej a NIP
Jednym z obowiązkowych elementów umożliwiających skorzystanie z KSeF jest posiadanie NIP. W konsekwencji osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, która chce wystawić e-fakturę, musi mieć taki numer. Co jednak istotne, działalność nierejestrowana nie podlega wpisowi do CEIDG, a zatem NIP nie jest generowany automatycznie.
Numer NIP można uzyskać na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7. Zgłoszenie to dotyczy podmiotów podlegających obowiązkowi identyfikacyjnemu innych niż prowadzące działalność gospodarczą. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy zwolnieni podmiotowo (drobni przedsiębiorcy) lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych również będą zobowiązani do korzystania z KSeF.
Dla umożliwienia wystawiania e-faktur przez podatników zwolnionych z VAT, w tym podmioty realizujące działalność nierejestrowaną, nie jest konieczne wprowadzenie zmian w zakresie NIP. Wskazane podmioty już w granicach obowiązujących przepisów ustawy o NIP mogą wystąpić o nadanie NIP do urzędu skarbowego, korzystając z formularza NIP-7. Mając na uwadze potrzebę uproszczenia realizacji obowiązku nadawania NIP wskazanym podmiotom, m.in. w celu wystawiania e-faktur, przewiduje się wprowadzenie możliwości złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7 w usłudze e-Urząd Skarbowy, zwanej dalej „e-US”. W takim przypadku logowanie do e-US nastąpiłoby na zasadach ogólnych.
W konsekwencji od 1 kwietnia 2026 roku podatnik prowadzący działalność nierejestrowaną, który będzie chciał wystawić e-fakturę dokumentującą dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług na rzecz innego podatnika podatku VAT, będzie zobowiązany wcześniej uzyskać NIP. Będzie to możliwe poprzez złożenie zgłoszenia NIP-7 w ramach platformy e-Urząd Skarbowy.
Reasumując powyższe, należy zatem wskazać, że osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie zostały wyłączone z systemu KSeF. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy ich w takim samym zakresie jak innych podatników podatku VAT.
