Leasing zyskuje na popularności. Jest to bardzo często wybierana forma finansowania głównie przez przedsiębiorców, którzy pozyskują w ten sposób samochody do wykorzystania w prowadzonej działalności gospodarczej. Koszty, jakie ponosi leasingobiorca to nie tylko opłata wstępna, raty leasingowe i koszt wykupu przedmiotu leasingu w razie gdy przedsiębiorca zdecyduje się zakupić samochód na własność po zakończeniu umowy, ale również szereg dodatkowych opłat. W artykule przedstawiamy, jak zatem powinna zostać rozliczona opłata administracyjna w leasingu?
Leasing – charakterystyka
Leasing to umowa cywilnoprawna dwustronna podpisywana na czas określony. Stronami umowy są finansujący (leasingodawca) i korzystający (leasingobiorca). Finansującym może być wyłącznie osoba prowadząca zarobkowo działalność leasingową we własnym imieniu, w sposób ciągły i zorganizowany. Korzystającym może być natomiast osoba fizyczna i prawna.
W ramach umowy leasingu finansujący oddaje korzystającemu daną rzecz do odpłatnego używania. Leasing pozwala korzystającemu przez czas trwania umowy wykorzystywać daną rzecz, nie będąc jej właścicielem. Przedmiotem umowy leasingu mogą być tylko rzeczy – zarówno ruchome, jak i nieruchome. Najczęściej zawierane umowy leasingu dotyczą jednak samochodów. Po zakończeniu umowy korzystający może wykupić przedmiot leasingu za ustaloną wcześniej kwotę.
„Przez umowę leasingu finansujący zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, nabyć rzecz od oznaczonego zbywcy na warunkach określonych w tej umowie i oddać tę rzecz korzystającemu do używania albo używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony, a korzystający zobowiązuje się zapłacić finansującemu w uzgodnionych ratach wynagrodzenie pieniężne, równe co najmniej cenie lub wynagrodzeniu z tytułu nabycia rzeczy przez finansującego”.
Wyróżniamy następujące rodzaje leasingu:
- leasing operacyjny,
- leasing finansowy.
Koszty podatkowe leasingu samochodu osobowego
Leasing operacyjny został przez ustawodawców objęty limitem kwotowym. Limit ten ma zastosowanie przy leasingu samochodów osobowych o wartości powyżej:
- 150 000 zł dla samochodów spalinowych i hybrydowych, lub
- 225 000 zł dla samochodów elektrycznych.
W przypadku gdy przedmiotem leasingu jest samochód osobowy o wartości niższej niż limit, przedsiębiorca może wówczas zaliczyć do kosztów podatkowych całość opłat związanych z leasingiem. Jeżeli natomiast samochód osobowy przekracza wspomniany powyżej limit, kosztem uzyskania przychodu jest wtedy ta część opłaty wstępnej i każdej raty leasingowej, która proporcjonalnie do ceny samochodu nie przekracza 150 000 zł (samochód spalinowy lub hybrydowy) lub 225 000 zł (samochód elektryczny).
Limit rozliczenia w kosztach podatkowych opłat leasingowych obejmuje cenę netto samochodu osobowego oraz nieodliczony VAT. Większość samochodów osobowych będących przedmiotem leasingu operacyjnego wykorzystywana jest przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT i użytkującymi samochód w dysponowaniu mieszanym, a zatem zarówno w celach firmowych, jak i prywatnych.
„W przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy kwota limitu, o którym mowa w ust. 1 pkt 47a, wynosi 225.000 zł”.
W przypadku samochodu osobowego oddanego do używania na podstawie umowy leasingu operacyjnego limit zaliczenia wydatków na opłatę wstępną i raty leasingowe stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego. Oznacza to, że limit 150 000 zł/225 000 zł dotyczy części kapitałowej, a limitowaniu nie podlega część odsetkowa raty leasingowej. Odsetki są zatem kosztem uzyskania przychodów w całości, nawet gdy przedmiotem leasingu jest samochód osobowy o wartości przekraczającej limit.
Potwierdza to interpretacja indywidualna (sygn. 0115-KDIT3.4011.545.2018.2.MR) z dnia 11 lutego 2019 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
Fragment interpretacji: „Zgodnie z art. 23 ust. 5c. u.p.d.o.f. ograniczenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 47a stosuje się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu osobowego. A contrario limitowaniu nie podlega część odsetkowa raty leasingowej. Brak jest również podstaw do stosowania wobec części odsetkowej limitu, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46a. Limit, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 47a jest jedynym przepisem ograniczającym zaliczanie kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu rat leasingowych. Stwierdzenie, że przepisy art. 23 ust. 1 pkt 46a mają zastosowanie również do części odsetkowej raty leasingowej, stanowiłoby niedopuszczalną wykładnię rozszerzającą ww. przepisu”.
Koszty używania samochodu osobowego a leasing operacyjny
Ustawodawcy wprowadzili także inne ograniczenie odnośnie do samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności w dysponowaniu mieszanym, a mianowicie przedsiębiorcy mają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów jedynie 75% wydatków eksploatacyjnych ponoszonych na samochody osobowe wykorzystywane zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych. Limit kosztów 75% odnosi się tylko do kosztów, czyli wydatków o charakterze eksploatacyjnym i innych wydatków wynikających z używania samochodu, w szczególności na paliwo, serwis, naprawy, wymianę opon, części zamienne czy opłaty parkingowe i opłaty za autostradę.
„Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika”.
Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że jeżeli w racie leasingowej skalkulowane byłyby także wydatki o charakterze eksploatacyjnym, to w odniesieniu do tych kosztów należy zastosować ograniczenia, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
„W przypadku gdy opłata, w tym czynsz, z tytułu umowy leasingu, o której mowa w art. 23a pkt 1, umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze została skalkulowana w sposób obejmujący koszty eksploatacji samochodu osobowego, przepis ust. 1 pkt 46a stosuje się do tej części opłaty, która obejmuje koszty eksploatacji samochodu osobowego”.
Opłata administracyjna w leasingu jako koszt podatkowy
Do kosztów z tytułu używania samochodu osobowego będącego przedmiotem leasingu operacyjnego nie można zaliczyć opłat administracyjnych, w szczególności opłaty związanej z rejestracją samochodu. Opłaty administracyjne to opłaty, ponoszone w celu uzyskania możliwości korzystania z samochodu, niezwiązane bezpośrednio z jego używaniem, a więc nieobjęte limitem wskazanym przez ustawodawców w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Faktura za opłatę administracyjną za wykonanie dodatkowych czynności polegających na udzieleniu organom ścigania informacji o użytkowniku pojazdu, którym dokonano wykroczenia w ruchu drogowym, otrzymana od firmy leasingowej nie podlega natomiast zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów wcale. Kosztami uzyskania przychodów na mocy art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Przedsiębiorca powinien być zatem w stanie wykazać związek poniesionego wydatku z powstaniem przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej lub zabezpieczeniem albo zachowaniem źródła przychodów. Opłata administracyjna w leasingu za wykonanie dodatkowych czynności polegających na udzieleniu organom ścigania informacji o użytkowniku pojazdu, którym dokonano wykroczenia w ruchu drogowym, nie stanowi kosztu podatkowego, ponieważ każdy kierowca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów o ruchu drogowym niezależnie od tego, czy wykorzystuje samochód do celów firmowych, czy prywatnych. W związku z tym nie można uznać takiej opłaty za koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.
Przykład 1.
Pan Adam prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i wykorzystujący w niej samochód osobowy będący przedmiotem umowy leasingu operacyjnego otrzymał od firmy leasingowej fakturę za opłatę administracyjną naliczoną za wykonanie dodatkowych czynności polegających na udzieleniu organom ścigania informacji o użytkowniku pojazdu, którym dokonano wykroczenia w ruchu drogowym. Czy faktura może zostać ujęta w kosztach podatkowych?
Wydatek poniesiony przez pana Adama na opłatę administracyjną związaną z dodatkowymi czynnościami wykonanymi przez leasingodawcę w wyniku dokonania wykroczenia w ruchu drogowym przez przedsiębiorcę nie podlega zaliczeniu do kosztów podatkowych w działalności gospodarczej, ponieważ nie ma związku z powstaniem przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej lub zabezpieczeniem albo zachowaniem źródła przychodów.
