Wzór wniosku o zwolnienie z powodu siły wyższej z omówieniem zasad

Prawidłowe procedowanie wniosków pracowników to jeden z najnowszych, a zarazem najbardziej kłopotliwych obowiązków pracodawcy. Kluczowy staje się tu poprawny **wzór wniosku o zwolnienie z powodu siły wyższej**, wprowadzony w ramach implementacji unijnej dyrektywy work-life balance. Choć pokusa zakwestionowania nagłej awarii czy choroby bywa duża, przepisy stawiają sprawę jasno: zwolnienie to nie jest przywilejem uznaniowym szefa, lecz sformalizowanym prawem pracowniczym. Zrozumienie mechanizmów działania art. 148¹ Kodeksu pracy jest kluczowe dla budowania zdrowych relacji w firmie i unikania sporów przed sądem pracy.

Wzór wniosku o zwolnienie z powodu siły wyższej

Zwolnienie z powodu siły wyższej – co stanowi art. 148¹ Kodeksu pracy?

Fundamentem prawnym jest tutaj wprowadzony w kwietniu 2023 roku art. 148¹ Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy (dalej: kp), który precyzyjnie definiuje ramy nowego uprawnienia. Dokument ten ma charakter informacyjno-wnioskowy i służy pracownikowi do natychmiastowego przerwania pracy lub jej niepodejmowania w sytuacjach awaryjnych. W ciągu roku kalendarzowego każda osoba zatrudniona na umowę o pracę ma prawo do 2 dni lub 16 godzin takiego zwolnienia, zachowując przy tym prawo do połowy swojego wynagrodzenia. Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe znaczenie ma to, że wspomniane zwolnienie jest niezależne od stażu pracy oraz wymiaru urlopu wypoczynkowego – przysługuje ono nawet nowo zatrudnionemu pracownikowi już w pierwszym dniu jego pracy. Ustawodawca założył, że pewnych zdarzeń nie da się zaplanować w ramach standardowego wniosku urlopowego, dlatego siła wyższa stanowi swoisty „bezpiecznik” socjalny.

Wzór wniosku o zwolnienie z powodu siły wyższej nie został odgórnie narzucony przez rozporządzenie, jednak jego treść musi jednoznacznie wskazywać na przesłanki kodeksowe. Co więcej, w ewidencji czasu pracy nieobecność tę należy wyodrębnić jako specyficzny rodzaj zwolnienia, a nie zwykły urlop bezpłatny czy wypoczynkowy. Umieszczenie informacji o skorzystaniu z tego prawa w świadectwie pracy jest obowiązkowe i pozwala kolejnemu pracodawcy ustalić, jaka pula wolnego pozostała pracownikowi do wykorzystania w danym roku. To sprawia, że zwolnienie z powodu siły wyższej staje się dokumentem towarzyszącym karierze pracownika, podobnie jak informacja o wykorzystanym urlopie ojcowskim czy wychowawczym. Przedsiębiorca musi zatem patrzeć na ten dokument nie tylko jako na jednorazową prośbę, ale jako na element szerokiej dokumentacji pracowniczej, która musi być spójna i zgodna z aktualnym orzecznictwem.

Nawet jeśli w momencie składania wniosku w firmie panuje „gorący okres” (np. inwentaryzacja lub zamknięcie kwartału), nie wolno pracodawcy odmówić udzielenia zwolnienia, jeśli pracownik dopełnił formalności. Przepisy nie przewidują tutaj klauzuli „szczególnych potrzeb pracodawcy”, która funkcjonuje przy urlopach wypoczynkowych. Odmowa w takim przypadku jest traktowana jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Siła wyższa a urlop na żądanie

Wielu pracodawców, a nawet samych pracowników, myli te dwa pojęcia, co prowadzi do błędów w listach płac i statystykach absencji. Kluczowe jest zrozumienie, że choć oba uprawnienia służą do pokrycia nagłych nieobecności, ich natura prawna i finansowa jest drastycznie różna.

• Siła wyższa (art. 148¹ kp): przysługuje w wymiarze 2 dni / 16 godzin rocznie. Jest płatna w 50%. Pracodawca musi jej udzielić, jeśli zachodzi pilna sprawa rodzinna spowodowana chorobą lub wypadkiem. Nie pomniejsza ona puli urlopu wypoczynkowego. Jest to uprawnienie „dodatkowe”, które ma chronić portfel pracodawcy (płaci tylko połowę) i prawo pracownika do opieki.
• Urlop na żądanie (art. 167² kp): stanowi część puli urlopu wypoczynkowego (zazwyczaj 4 dni z puli 20 lub 26 dni). Jest płatny w 100%. Pracodawca może w wyjątkowych sytuacjach odmówić jego udzielenia, jeśli obecność pracownika jest niezbędna do uratowania mienia firmy lub zapewnienia ciągłości produkcji. Wymaga on posiadania niewykorzystanych dni urlopu.

Jeśli więc pracownik dzwoni rano, informując, że musi zostać w domu, bo pękła rura i zalewa mieszkanie – może wnioskować o siłę wyższą (płatne 50%) lub urlop na żądanie (płatne 100%). Wybór należy do pracownika, jednak to pracodawca musi zadbać, by na wniosku widniała poprawna podstawa prawna. Błędne zakwalifikowanie tej nieobecności może skutkować roszczeniem o wyrównanie wynagrodzenia lub – w drugą stronę – zarzutem o nieuzasadnione uszczuplenie limitu urlopowego. Choć siła wyższa jest dla firmy korzystniejsza finansowo, dla pracownika oznacza niższe świadczenie, co w praktyce często ogranicza nadużycia.

Kiedy pracownik może otrzymać zwolnienie? Katalog sytuacji i analiza przesłanek

Kodeks pracy przewiduje zamknięty, choć dość ogólnie sformułowany katalog przyczyn, które uprawniają do skorzystania z art. 148¹. Nie można stosować tego zwolnienia do celów rekreacyjnych, załatwiania spraw urzędowych czy przedłużania weekendu. Aby skorzystanie z siły wyższej było legalne, muszą być spełnione trzy warunki łącznie: sytuacja musi być pilna, rodzinna i spowodowana chorobą lub wypadkiem, przy jednoczesnej konieczności natychmiastowej obecności pracownika.

Dozwolone sytuacje to przede wszystkim:

1. Nagły wypadek członka rodziny – np. dziecko uległo kolizji w drodze do szkoły, żona zasłabła w pracy lub rodzic spadł ze schodów i wymaga natychmiastowego transportu do szpitala. Kluczowe jest słowo „natychmiastowy” – jeśli sytuacja może poczekać do końca zmiany, siła wyższa teoretycznie nie powinna mieć zastosowania.
2. Nagłe zachorowanie – sytuacja, w której konieczna jest natychmiastowa opieka, zanim zorganizowana zostanie pomoc medyczna lub inna forma opieki długoterminowej. Przykład: nagły atak wyrostka robaczkowego u domownika.
3. Awarie domowe o charakterze siły wyższej – choć orzecznictwo dopiero się kształtuje, przyjmuje się, że np. pożar domu, wybuch gazu czy poważne zalanie mieszkania wymagające natychmiastowego zabezpieczenia mienia i opieki nad zszokowaną rodziną mieści się w tej definicji, o ile skutkuje to zagrożeniem zdrowia lub życia domowników.

Warto podkreślić, że odpowiedzialność za prawdziwość oświadczenia spoczywa na pracowniku. Pracodawca nie ma prawa żądać zaświadczeń lekarskich czy protokołów policji jako warunku udzielenia wolnego. Próba wymuszania takich dokumentów może zostać potraktowana przez PIP jako naruszenie prywatności i przekroczenie uprawnień kontrolnych szefa. Można jednak poprosić pracownika o ogólne wskazanie przyczyny (np. „wypadek dziecka”), co wystarczy do celów ewidencyjnych. Jeśli pracodawca nabierze uzasadnionych podejrzeń co do oszustwa (np. widząc pracownika na meczu w tym czasie), może wszcząć postępowanie wyjaśniające, ale nie może wstrzymać udzielenia zwolnienia w momencie złożenia wniosku.

Gdzie dokumentuje się zwolnienie z powodu siły wyższej? RODO i ewidencja

Skoro informacja o sile wyższej jest niezbędna do poprawnego rozliczenia pensji i wystawienia świadectwa pracy, to gdzie powinna się ona znaleźć, aby proces był transparentny i zgodny z RODO? Miejscem właściwym jest ewidencja czasu pracy pracownika. Należy jednak uważać na zakres zbieranych danych – nie wpisujemy do systemu szczegółowych diagnoz medycznych członków rodziny, a jedynie fakt wystąpienia przesłanki z art. 148¹ kp.

Wniosek o zwolnienie (najlepiej w formie pisemnej lub elektronicznej) przechowuje się wraz z inną dokumentacją dotyczącą nieobecności. Systemy ERP i nowoczesne aplikacje do zarządzania czasem pracy (np. wFirma) mają już zazwyczaj dedykowane kody dla tego typu absencji.

• W ewidencji czasu pracy: odnotowujemy liczbę godzin lub dni wykorzystanych przez pracownika. Jest to niezbędne do kontroli rocznego limitu.
• W świadectwie pracy: informację tę wpisujemy w punkcie dotyczącym wykorzystanych zwolnień od pracy (art. 148¹ kp) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Jest to kluczowy wpis dla kolejnego pracodawcy, by wiedział, ile z puli 2 dni / 16 godzin pozostało pracownikowi.

Wynagrodzenie 50% – mechanizm „sprawiedliwego podziału” i szczegółowe wyliczenia

Zwolnienie z powodu siły wyższej to specyficzna konstrukcja, w której koszt nagłej absencji dzielony jest po połowie między pracodawcę a pracownika. Prawo daje pracownikowi wolne, ale zabiera mu połowę stawki za ten czas. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność przeprowadzenia dwustopniowych obliczeń, szczególnie przy składnikach zmiennych, co bywa wyzwaniem dla działów płac.

Standardowo wynagrodzenie oblicza się jak za urlop wypoczynkowy, ale z uwzględnieniem tylko 50% stawki.

1. Składniki stałe: jeśli pracownik zarabia 5000 zł brutto miesięcznie, a w miesiącu jest 160 godzin pracy, stawka za 1 godzinę wynosi 31,25 zł. Za 1 godzinę siły wyższej pracownik otrzyma 15,63 zł.
2. Składniki zmienne: tu pojawia się najczęstszy błąd. Przy składnikach zmiennych (premie regulaminowe, prowizje) nie bierzemy średniej z 3 miesięcy (jak przy urlopie), lecz składniki z miesiąca, w którym wystąpiło zwolnienie. Dzielimy je przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu.

Przykład 1.

Pan Adrian zawnioskował o zwolnienie z powodu siły wyższej z uwagi na awarię ogrzewania w przedszkolu, w związku z czym w trybie pilnym musiał odebrać dziecko z placówki. Zwolnienie wynosiło 3 godziny. Wypłata pracownika w miesiącu zwolnienia wynosiła 6800 zł wynagrodzenia zasadniczego oraz 550 zł premii regulaminowej. W danym miesiącu było do przepracowania 168 godzin, a pracownik przepracował 165 godzin. Wynagrodzenie za czas zwolnienia z powodu siły wyższej wynosi:

• Wynagrodzenie zasadnicze: 6800 zł : 168 godz. = 40,48 zł
• Składniki zmienne: 550 zł : 165 godz. = 3,33 zł
• Wynagrodzenie za czas zwolnienia z powodu siły wyższej: 

1. 40,48 zł + 3,33 zł = 43,81 zł
2. 43,81 zł × 3 godz. = 131,43 zł
3. 131,43 zł × 50% = 65,72 zł 

Jeśli pracownik ma wysoką premię za dany miesiąc, jego stawka za godzinę siły wyższej może być relatywnie wysoka, mimo 50-procentowej redukcji. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zapewnienie, aby system kadrowo-płacowy prawidłowo rozróżniał zasady naliczania wynagrodzenia urlopowego od tych dotyczących siły wyższej. Co ważne, wynagrodzenie to nie jest zasiłkiem – jest to koszt pracodawcy, od którego odprowadza się standardowe składki ZUS i podatek dochodowy. Warto również wiedzieć, że ZUS w swoich interpretacjach wskazuje, iż okresy te nie obniżają podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (podlegają uzupełnieniu), co jest korzystne dla pracownika przy późniejszych chorobach.

Obowiązki pracodawcy po złożeniu wniosku – akceptacja i terminy

Gdy pracownik zgłosi potrzebę wolnego (najpóźniej w dniu nieobecności), pracodawca ma bezwzględny obowiązek fizycznie odnotować ten fakt i skorygować listę płac. Jeśli w ciągu roku pracownik nie wykorzysta limitu, dni te przepadają z mocy prawa 31 grudnia. Nie przechodzą one na kolejny rok, nie wypłaca się za nie żadnego ekwiwalentu (zasada „wykorzystaj albo strać”).

Przedsiębiorca powinien również pamiętać o zasadzie proporcjonalności dla pracowników niepełnoetatowych. W przypadku zatrudniania kogoś na ¼ etatu, jego limit godzinowy to 4 godziny (16 godz. × ¼). Jeśli jednak taki pracownik wybierze limit w dniach – nadal ma 2 dni, niezależnie od tego, czy w te dni pracuje po 2, czy po 8 godzin. To kolejna subtelność, która sprawia, że dobór formy rozliczania (przy uwzględnieniu dni lub godzin) przy pierwszym wniosku jest tak istotny.

Procedura złożenia wniosku – o czym nie możesz zapomnieć?

Sądy pracy mogą bardzo rygorystycznie podchodzić do sposobu, w jaki pracodawca zarządza tym uprawnieniem. Nawet jeśli pracodawca uważa, że pracownik ewidentnie nadużywa prawa (np. bierze siłę wyższą zawsze w dni meczów reprezentacji), ale popełni błąd formalny (np. nie wypłaci 50% pensji lub bezprawnie odmówi wolnego), narazi się na kary. Prawo pracy w Polsce stoi na straży uprzywilejowania pracownika, co oznacza, że to na pracodawcy spoczywa ciężar udowodnienia ewentualnego nadużycia.

Aby zarządzanie siłą wyższą w firmie było skuteczne i bezpieczne, należy dochować trzech wymogów:

1. Forma i termin wniosku – wniosek musi wpłynąć najpóźniej w dniu nieobecności. Może to być e-mail, SMS lub system HR. Jeśli pracownik poinformuje pracodawcę o 16:00, że rano nie przyszedł z powodu awarii – wniosek jest terminowy. Jeśli przekaże informację następnego dnia – pracodawca może mu odmówić.
2. Oświadczenie o wyborze jednostki – przy pierwszym wniosku w roku pracownik musi jednoznacznie zadeklarować, czy chce rozliczać limit w dniach, czy w godzinach. Warto mieć to odnotowane na piśmie, by uniknąć sporów.
3. Wypłata świadczenia w terminie – za czas siły wyższej nie wypłaca się zasiłku chorobowego (ZUS), lecz wynagrodzenie płatne przez firmę. Musi ono trafić do pracownika w standardowym terminie wypłaty.

Przykład 2.

Pracodawca, zirytowany faktem, że trzech kluczowych pracowników złożyło wnioski o siłę wyższą w ten sam piątek (rzekomo awaria rur w tej samej dzielnicy, co wydało się szefowi podejrzane), odmówił im udzielenia wolnego, argumentując to zagrożeniem planu produkcyjnego i brakiem możliwości zastępstwa. Pracownicy nie przyszli do pracy, uznając swoje wnioski za wiążące, a szef po ich powrocie nałożył na nich nagany za nieusprawiedliwioną nieobecność i odmówił wypłaty za ten dzień.

Sprawa trafiła do sądu pracy. Sąd uchylił wszystkie nagany i nakazał wypłatę wynagrodzenia za siłę wyższą wraz z ustawowymi odsetkami. Zdaniem sądu pracodawca nie ma uprawnienia do badania „ważności” czy „prawdziwości” siły wyższej na etapie składania wniosku ani tym bardziej do odmowy jej udzielenia ze względów organizacyjnych czy produkcyjnych. Firma musiała dodatkowo zapłacić 5000 zł grzywny nałożonej przez inspektora pracy za ignorowanie art. 148¹ kp. Wniosek dla przedsiębiorcy? Lepiej zapłacić 50% dniówki i przeorganizować pracę, niż ryzykować proces i wielotysięczne kary.

Podsumowanie

Informacja o zwolnieniu z powodu siły wyższej musi być rzetelnie odnotowana w dokumentacji kadrowej i płacowej Twojej firmy. Przepisy chronią pracownika w sytuacjach nagłych i nieprzewidywalnych, nie dając pracodawcy prawa do arbitralnej oceny „ważności” czy „dotkliwości” rodzinnego dramatu. Przedsiębiorcy powinni skupić się na poprawnej ewidencji i terminowym rozliczaniu połowy wynagrodzenia, traktując to jako stały element kosztów pracy w 2026 roku.