Konieczność godzenia ze sobą aktywności zawodowej i życia osobistego niekiedy prowadzi do konfliktu obowiązków związanych z każdą z tych sfer. Przeciwdziałaniu takim konfliktom służą regulacje prawa pracy dotyczące udzielania zwolnień od pracy, w szczególności zwolnień z powodu działania siły wyższej. Zwolnienia te przypominają inną instytucję kodeksową – urlop na żądanie. W artykule szczegółowo porównujemy zwolnienie z powodu siły wyższej a urlop na żądanie, wskazując kluczowe różnice i podobieństwa.
Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej
Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni albo 16 godzin z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy zachowuje on prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
Rozumienie „siły wyższej” wyjaśniono w orzecznictwie. Zgodnie z nim siłą wyższą jest zdarzenie:
zewnętrzne,
niemożliwe do przewidzenia oraz
któremu nie można było zapobiec.
Ustalenie przez pracodawcę, czy w danym przypadku mamy do czynienia z pilną sprawą rodzinną spowodowaną chorobą lub wypadkiem i z koniecznością natychmiastowej obecności pracownika zwykle możliwe jest tylko z pewnym prawdopodobieństwem. W tym celu pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania bliższych informacji o okolicznościach występujących w konkretnej sytuacji; upoważnia go do tego art. 221 § 3 pkt 3 Kodeksu pracy.
Przykład 1.
Pracownik poinformował pracodawcę, że jego żona ma silny atak bólu w klatce piersiowej i jest przez niego odwożona do szpitalnego oddziału ratunkowego (SOR). Te okoliczności uzasadniają skorzystanie ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (sprawa dotyczy członka rodziny, jest pilna i spowodowana zachorowaniem, a obecność pracownika jest niezbędna, gdyż udziela on koniecznej pomocy żonie).
O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym.
Przykład 2.
Pracownik, którego rozkład czasu pracy przewiduje wykonywanie pracy przez 8 godzin dziennie, złożył swój pierwszy wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w 2025 roku w wymiarze 5 godzin. Oznacza to, że zdecydował on, iż we wspomnianym roku korzystać będzie ze zwolnień tego typu (o ile wystąpią ku temu przesłanki) w wymiarze godzinowym, a nie dniowym.
Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Ponadto w przypadku, gdy obowiązująca pracownika dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin, przyjmuje się proporcjonalny wymiar godzinowy zwolnienia od pracy, uwzględniając tę normę dobową.
Przykład 3.
Pracownik, którego obowiązuje dobowa norma czasu pracy wynosząca 8 godzin, jest zatrudniony w wymiarze 2/3 etatu. W związku z tym przysługuje mu roczny godzinowy wymiar zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej wynoszący 11 godzin, zgodnie z obliczeniem: 16 godz. × 2/3 = 10,67 godz. ≈ 11 godz.
Przykład 4.
Dobowa norma czasu pracy pracownika niepełnosprawnego w stopniu umiarkowanym wynosi 7 godzin. W związku z tym pracownikowi ze wspomnianym stopniem niepełnosprawności, zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, przysługuje roczny godzinowy wymiar zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej wynoszący 14 godzin, co wynika z obliczenia: 16 godz. × 7/8 = 14 godz.
Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.
Urlop na żądanie
Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Łączny wymiar urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika na zasadach i w trybie „na żądanie” nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.
Przykład 5.
Pracownik zatelefonował w poniedziałek do pracodawcy, informując go, że tego dnia nie przyjdzie do pracy i prosi o udzielenie mu urlopu wypoczynkowego na żądanie. Pracodawca, po stwierdzeniu, że pracownik nie wyczerpał rocznej puli 4 dni urlopu udzielanego na żądanie, udzielił mu wnioskowanego urlopu.
Przykład 6.
W 2024 roku z 4 dni urlopu wypoczynkowego na żądanie pracownik wykorzystał 3 dni. W związku z tym jeden niewykorzystany dzień urlopu mógł być przez pracownika wykorzystany w roku następnym (2025), jednak nie jako urlop udzielany na żądanie, lecz w zwykłym trybie – na podstawie planu urlopów bądź w następstwie uzgodnienia z pracodawcą.
Zwolnienie z powodu siły wyższej a urlop na żądanie – podobieństwa i różnice
Poniżej zestawiono ze sobą charakterystyki obu omawianych instytucji prawa pracy:
Zagadnienie | Zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej | Urlop wypoczynkowy na żądanie |
wymiar zwolnienia/urlopu w roku kalendarzowym | w dniach (2 dni) albo w godzinach (co do zasady, 16 godzin) | w dniach (4 dni) |
przesłanki udzielenia zwolnienia/urlopu | działanie siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika | nie określono (pracownik nie musi uzasadniać wniosku o urlop) |
wynagrodzenie za czas zwolnienia/urlopu | połowa wynagrodzenia | pełne wynagrodzenie |
wymagania dotyczące wniosku o udzielenie zwolnienia/urlopu | wniosek złożony w dowolnej formie, najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia | wniosek złożony w dowolnej formie, najpóźniej w dniu korzystania z urlopu |
możliwość nieudzielenia zwolnienia/urlopu | gdy nie zachodzą przesłanki do udzielenia zwolnienia | tylko wyjątkowo, gdy wniosek o udzielenie urlopu w konkretnym dniu ma znamiona nadużycia prawa (gdy jest sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa lub zasadami współżycia społecznego) |
czy zwolnienie/urlop niewykorzystane w danym roku przechodzi na rok następny? | nie | tak, ale jako urlop udzielany w zwykłym trybie, a nie na żądanie |
przepisy dotyczące zwolnienia i urlopu | art. 1481 Kodeksu pracy | art. 8, art. 163 § 1, art. 1672, art. 1673, art. 168 Kodeksu pracy |
Podsumowując, zarówno zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej, jak i urlop wypoczynkowy na żądanie, zawieszają w czasie swojego trwania obowiązek wykonywania pracy. Pierwsza z tych instytucji prawa pracy służy umożliwieniu pracownikowi zaangażowania się w ważne sprawy osobiste, w warunkach nagłych i niespodziewanych; celem drugiej jest umożliwienie pracownikowi wcześniej niezaplanowanego odpoczynku. Omawiane zwolnienie i urlop muszą zostać udzielone przez pracodawcę – pracownik nie może z nich skorzystać bez decyzji pracodawcy. Jednakże pracodawca w praktyce rzadko będzie mógł negatywnie rozpatrzyć wniosek pracownika. Warto też odnotować, że za czas zwolnienia i urlopu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, przy czym w przypadku zwolnienia przysługuje połowa wynagrodzenia.
Dodawanie nieobecności w systemie wFirma
W systemie wFirma.pl można szybko dodać nieobecności dla pracowników. Wystarczy w KADRY » GRAFIK kliknąć na DODAJ » NIEOBECNOŚCI lub najechać na konkretny dzień/przeciągnąć kursorem przez konkretny okres i wybrać DODAJ NIEOBECNOŚĆ. Wtedy możliwe jest wybranie konkretnej nieobecności - zwolnienia z tytułu siły wyższej lub urlopu na żądanie.
Po zapisaniu nieobecność zostanie odpowiednio rozliczona również w liście płac. Więcej na ten temat można przeczytać w opracowaniu: Wprowadzanie nieobecności w systemie wFirma.
