Obowiązek wygenerowania struktury JPK_PKPiR wraz z przekazaniem jej organom będzie obowiązywać podatników od roku podatkowego 2026 w terminie złożenia zeznania rocznego PIT. Niemniej już od początku 2026 roku podatnicy muszą stosować nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR), który odpowiada właśnie strukturze JPK_PKPiR. To z kolei powoduje, że będą musieli poprawnie uzupełniać księgę, aby wygenerowanie struktury odbyło się bez błędów. Czy obecnie należy wykazać identyfikator NIP polskiego kontrahenta wraz z kodem PL w KPiR?
Struktura JPK_PKPiR
Struktura JPK_PKPiR to plik według standardu danych (plik XML) zawierający kompletne dane z podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Plik JPK_PKPiR odpowiada pełnej zawartości PKPiR oraz obejmuje:
nagłówek zawierający dane dotyczące okresu, za który składany jest plik, daty złożenia, celu złożenia, a także inne dane techniczne,
dane podatnika przesyłającego plik,
pełną zawartość podatkowej księgi przychodów i rozchodów,
wartość spisu z natury.
Generowanie i przesyłanie struktury JPK_PKPiR ma na celu realizowanie przez organy podatkowe zautomatyzowanej funkcji kontrolnej zapisów dokonanych w PKPiR.
Obowiązek generowania i przekazywania struktury JPK_PKPiR do organów podatkowych
Na mocy art. 24a ust. 1e Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych podmioty prowadzące PKPiR lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić tę dokumentację przy użyciu programów komputerowych. Po zakończeniu roku podatkowego należy przesyłać ją właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego drogą elektroniczną (jako plik JPK_PKPiR) w terminie przewidzianym na złożenie zeznania rocznego PIT-36 lub PIT-36L.
Podatnicy zobligowani do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów to osoby fizyczne prowadzące:
samodzielnie działalność gospodarczą lub
w formie spółki osobowej
– które jako formę opodatkowania wybrały skalę podatkową albo podatek liniowy.
Będą one również zobowiązane do generowania i przekazywania struktury pliku JPK_PKPiR do organów podatkowych. Chodzi tutaj o:
osoby fizyczne samodzielnie prowadzące działalność gospodarczą (z pracownikami lub bez pracowników) nieprowadzące ksiąg rachunkowych,
spółki partnerskie nieprowadzące ksiąg rachunkowych,
spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku (wszyscy wspólnicy spółki to osoby fizyczne) nieprowadzące ksiąg rachunkowych,
spółki jawne osób fizycznych (wszyscy wspólnicy spółki to osoby fizyczne) nieprowadzące ksiąg rachunkowych,
przedsiębiorstwa w spadku,
osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg
– które jako formę opodatkowania wybrały skalę podatkową albo podatek liniowy.
Powyżej wymienione osoby fizyczne wygenerują i przekażą po raz pierwszy do organów podatkowych strukturę pliku JPK_PKPiR w terminie złożenia zeznania rocznego za:
2026 rok – do 30 kwietnia 2027 roku – w przypadku podatników PIT zobowiązanych do składania JPK_VAT za okresy miesięczne,
2027 rok – do 2 maja 2028 roku – w przypadku podatników PIT zobowiązanych do składania JPK_VAT za okresy kwartalne.
Struktury JPK_PKPiR nie będą generować i przekazywać do organów podatkowych osoby fizyczne, które jako formę opodatkowania wybrały ryczałt albo kartę podatkową. To samo dotyczy podatników podatku dochodowego od osób prawnych z uwagi na to, iż będzie ich obowiązywała struktura JPK_CIT.
Identyfikator NIP polskiego kontrahenta wraz z kodem PL w KPIR
W załączniku 1 Rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przedstawiono najnowszy, aktualny wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Składa się ona z kilku kolumn głównych. Jedną z nich jest „Kontrahent”, która składa się z następujących podkolumn:
nr 5 – w której podatnik wpisuje identyfikator podatkowy kontrahenta,
nr 6 – w której podatnik wpisuje imię i nazwisko (nazwa firmy) kontrahenta,
nr 7 – w której podatnik wpisuje adres kontrahenta.
Na co należy zwrócić szczególną uwagę?
Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie musi uzupełniać w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych.
Nie zawsze jednak podatnik wypełnia kolumny nr 5,6,7 w PKPiR.
przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego,
raportów fiskalnych.
W tym momencie powstaje pewna wątpliwość. Czy w kolumnie nr 5 w PKPiR podatnik wpisuje identyfikator NIP kontrahenta z kodem PL?
W wyjaśnieniach do rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest jasno wskazane, że identyfikator podatkowy kontrahenta obejmuje również kod kraju nadania identyfikatora, a więc przedrostek kraju nadania numeru NIP. Nie ma nigdzie określone, że dotyczy to nadanego identyfikatora podatkowego podatników posiadających siedziby działalności poza Polską.
Nie są tam wskazane żadne wyjątki ani odstępstwa od tej reguły. Oznacza to, że podatnik, ujmując w kolumnie nr 5 w PKPiR identyfikator podatkowy kontrahenta, ma obowiązek wpisać kod kraju nadania identyfikatora niezależnie od tego, czy to jest kontrahent polski, czy zagraniczny.
Kolumna nr 5 PKPiR a identyfikator NIP polskiego kontrahenta z kodem PL w strukturze JPK_PKPiR
Wspomniane rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wyraźnie wskazuje, że w kolumnach 5–7 podatnik ma obowiązek ujmować:
identyfikator podatkowy kontrahenta,
imię i nazwisko (nazwy firmy) kontrahenta,
adres kontrahenta
– będącego dostawcą lub odbiorcą towarów lub usług, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym.
Jeżeli podatnik ujmie w kolumnie nr 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, wówczas nie wpisuje w kolumnie nr 6 i 7 pozostałych danych tego kontrahenta.
Czy według tych wytycznych podatnik jest zobligowany ujmować identyfikator podatkowy kontrahenta w strukturze JPK_PKPiR?
W objaśnieniach dotyczących struktury JPK_PKPiR (3) wskazano, iż pole (oznaczone w strukturze JPK_PKPiR K_4B) powinno zawierać identyfikator podatkowy kontrahenta wraz z kodem kraju nadania numeru NIP.
Tym samym podatnik ujmuje w tym polu identyfikator podatkowy kontrahenta polskiego lub zagranicznego wraz z kodem kraju nadania tego numeru zgodnie z ww. zasadami właściwymi dla prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
To oznacza, że w strukturze JPK_PKPiR w kolumnie K_4B podatnik wpisze identyfikator podatkowy wraz z kodem jego nadania, imię i nazwisko (nazwę firmy) oraz adres kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którym zawarta została transakcja dotycząca zakupu materiałów, towarów handlowych itp. lub ze sprzedaży towarów, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym.
Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie nr 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, wówczas już nie wpisuje w kolumnie nr 6 i 7 pozostałych jego danych.
Zbieżne stanowisko zajmuje także Krajowa Administracja Skarbowa (KAS). Natomiast z uwagi na dwa różne kierunki interpretacji tej regulacji (drugi kierunek dotyczy tego, aby nie ujmować tego przedrostka w przypadku polskich firm) KAS skierowała pismo do Resortu Finansów. Należy zatem oczekiwać jednoznacznej interpretacji omawianego zagadnienia.
Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednej niezwykle istotnej kwestii dotyczącej struktury JPK_PKPiR na płaszczyźnie kontroli podatkowej. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za niewadliwe uważa się księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów.
Organ podatkowy może nie uznać za dowód ksiąg podatkowych, które są prowadzone nierzetelnie lub w sposób wadliwy jednakże w niektórych przypadkach może je uznać za dowód mimo prowadzenia ich w sposób wadliwy, jeżeli wady nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.
Jeżeli przykładowo organ podatkowy w czasie dokonywania kontroli podatkowej zażąda wygenerowania i przesłania pliku JPK_PKPiR za część roku 2026, wówczas podatnik będzie musiał tego dokonać już w trakcie 2026 roku w ciągu 3 dni od otrzymania wezwania. Co więcej, nie będzie możliwości złożenia korekty JPK_PKPiR. To oznacza, że raz złożony plik JPK_PKPiR stanowi ostateczną postać dowodu w ewentualnym postępowaniu.
