Przepisy określające zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przewidują tzw. uzupełnianie tej podstawy w przypadkach nieprzepracowania pełnego okresu, z którego jest ona ustalana. Dotyczy to między innymi zwolnień od pracy z powodu działania siły wyższej. W poniższym artykule wyjaśniamy jak wyliczyć wynagrodzenie za urlop z powodu siły wyższej i zwolnienie lekarskie jednocześnie.
Prawo do zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej
Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy zachowuje on prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia.
Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny. W zakresie zwolnienia od pracy udzielanego w wymiarze godzinowym należy uwzględnić niższą normę dobową niż 8 godzin dla pracowników, dla których prawo taką normę przewiduje.
Przykład 1.
Norma dobowa pracowników niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności wynosi 7 godzin. Zatem mają oni do wykorzystania zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w wymiarze 2 dni albo 14 godzin (7 godzin × 2).
Wynagrodzenie za czas zwolnienia
Zgodnie z § 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej (tzw. składniki zmienne) oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
W związku z powyższym w podstawie wymiaru wynagrodzenia za czas zwolnienia z powodu działania siły wyższej należy uwzględnić wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie;
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju;
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych;
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego;
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę;
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej;
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych;
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (tzw. składniki stałe) uwzględnia się w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu korzystania ze zwolnienia.
Przykład 2.
Pracownik, którego obowiązuje dobowa norma czasu pracy wynosząca 8 godzin, wykorzystał w czerwcu 2024 roku zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w wymiarze 1 dnia. Na czerwiec 2024 roku przypadło 160 godzin pracy (20 dni), zatem pracownik przepracował 152 godziny (19 dni).
Miesięczne wynagrodzenie zasadnicze pracownika (stały składnik wynagrodzenia) wynosi 5000 zł. W związku z powyższym, z tytułu wynagrodzenia zasadniczego za wspomniany dzień zwolnienia od pracy pracownikowi przysługiwało 125 zł zgodnie z następującym obliczeniem:
5000 zł / 160 godz. = 31,25 zł;
31,25 × 8 godz. = 250 zł;
250 zł × ½ = 125 zł.
W czerwcu 2024 roku pracownikowi przyznano również premię regulaminową (zmienny składnik wynagrodzenia) w kwocie 700 zł. Z tytułu tej premii przysługiwało mu za dzień zwolnienia 18,40 zł, co wynika z obliczenia:
700 zł / (160 godz. - 8 godz.) = 4,60 zł;
4,60 zł × 8 godz. = 36,80 zł;
36,80 zł × ½ = 18,40 zł.
Łącznie wynagrodzenie za zwolnienie od pracy w związku z działaniem siły wyższej wyniosło 143,40 zł (125 zł + 18,40 zł).
Przy założeniu, że pracownik przepracował całą pozostałą część czerwca 2024 roku, otrzyma za ten miesiąc wynagrodzenie wynoszące 5593,40 zł, zgodnie z obliczeniem:
5000 zł - 250 zł + 125 zł + 700 zł + 18,40 = 5593,40 zł.
Urlop z powodu siły wyższej i zwolnienie lekarskie jednocześnie
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli powstała ona przed upływem okresu wspomnianych 12 miesięcy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku chorobowego ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego będącego pracownikiem za okres, o którym mowa wyżej, przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi 1/30 część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku (art. 36 ust. 1–3, art. 38 ust. 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – dalej: ustawa zasiłkowa).
Przez wynagrodzenie, o którym mowa wyżej, należy rozumieć przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu z niego 13,71%, czyli równowartości potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe (art. 3 pkt 3 ustawy zasiłkowej).
W związku z korzystaniem przez pracowników ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, będą występować przypadki otrzymywania wynagrodzenia z tytułu wspomnianego zwolnienia. Wynosi ono, jak wyżej wskazano, połowę normalnego wynagrodzenia pracownika.
Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy zasiłkowej, jeżeli w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku:
- wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;
- przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie z miesięcy, w których ubezpieczony będący pracownikiem przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.
Uzupełnienia wynagrodzenia dokonuje się według zasad określonych w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej, uwzględniając w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego:
- wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;
- wynagrodzenie miesięczne obliczone przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które ubezpieczony będący pracownikiem był obowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby 1 dzień;
- kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconą za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy, jeżeli ubezpieczony będący pracownikiem nie osiągnął żadnego wynagrodzenia.
Przykład 3.
W lipcu 2024 roku pracownik, o którym mowa w przykładzie 2., był nieobecny w pracy z powodu choroby. W związku z tym, obliczając podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za czas tej nieobecności, należy uzupełnić wynagrodzenie za czerwiec 2024 roku, z uwagi na to, że w miesiącu tym pracownik nie otrzymał pełnego wynagrodzenia z powodu korzystania z jednego dnia zwolnienia od pracy w związku z działaniem siły wyższej.
W zakresie wynagrodzenia zasadniczego (stałego składnika wynagrodzenia) za czerwiec 2024 roku należy więc uwzględnić w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego kwotę określoną w umowie o pracę, czyli 5000 zł.
W zakresie premii regulaminowej (zmiennego składnika wynagrodzenia) za czerwiec 2024 roku należy podzielić premię osiągniętą za przepracowane dni robocze (700 zł) przez liczbę dni przepracowanych (19 dni) i pomnożyć wynik przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować (innymi słowy – przez dni wymiaru czasu pracy w czerwcu 2024 roku), czyli przez 20 dni; następnie od uzupełnionego w ten sposób wynagrodzenia należy odjąć równowartość połowy wynagrodzenia za jeden dzień zwolnienia od pracy tytułem działania siły wyższej. Obliczenie przedstawia się następująco:
700 zł / 19 dni = 36,84 zł;
36,84 zł × 20 dni = 736,80 zł;
736,80 zł - 36,84 zł × ½ = 718,38 zł.
Zatem za czerwiec 2024 roku w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego należy uwzględnić kwotę 4934,39 zł zgodnie z obliczeniem:
5000 zł + 718,38 zł = 5718,38 zł;
5718,38 zł - 5718,38 zł × 13,71% = 4934,39 zł.
Trzeba przy tym zaznaczyć, że premię (podobnie jak wszelkie inne składniki wynagrodzenia) uwzględniamy w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego tylko wtedy, gdy pracownik nie zachowuje do niej (nich) prawa w okresie pobierania zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu (patrz art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej).
Zgodnie z wyjaśnieniami ZUS-u, aby móc uzupełnić wynagrodzenie zmienne pracownika korzystającego ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej przez kilka godzin dziennie (a nie przez pełen dzień, względnie przez dwa pełne dni), należy każdorazowo ustalić stawkę godzinową pracownika. Jest ona wyliczana poprzez podzielenie sumy zmiennych składników wynagrodzenia wypłaconych w miesiącu, w którym wystąpiła nieobecność w pracy, przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w tym miesiącu przez pracownika. Ustaloną w ten sposób stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin, w których pracownik korzystał z działania siły wyższej, i następnie przez 50% (w związku ze zwolnieniem od pracy wynikającym z działania siły wyższej otrzymał on bowiem wynagrodzenie wynoszące 50%). Obliczoną w ten sposób wartość należy dodać do zmiennego wynagrodzenia pracownika osiągniętego w danym miesiącu. Zatem obliczeń dokonuje się podobnie, jak w sposób przedstawiony w powyższym przykładzie, z tą różnicą, że w działaniach dzielenia i mnożenia uwzględnia się godziny zamiast dni.
Przedstawione wyżej zasady obliczania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w przypadkach, gdy w okresie, z którego podstawa ta jest ustalana, pracownik był zwolniony od pracy z powodu działania siły wyższej, oparto na wyjaśnieniach ZUS-u z 24 marca 2024 roku opublikowanych na stronie internetowej tego organu. Wcześniej ZUS prezentował w tej sprawie inne stanowisko, dlatego nie można wykluczyć, że również obecny pogląd Zakładu może jeszcze ewoluować, zważywszy na to, że instytucja zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej istnieje od niedawna i praktyka jej stosowania nie została jeszcze ugruntowana.
