Obowiązek korzystania z KSeF przez podmioty niemające NIP-u

1 lutego 2026 roku wprowadzono obowiązek korzystania z KSeF w zakresie wystawiania e-faktur. Warunkiem koniecznym wystawienia e-faktury jest posiadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Trzeba jednak zauważyć, że nie każdy podatnik podatku VAT ma NIP. W związku z tym pojawia się pytanie, czy podmioty niemające NIP-u również muszą wystawiać faktury poprzez KSeF.

Podatnik podatku VAT a wpis do CEIDG

Zgodnie z art. 15 ust. 1-2 ustawy o VAT podatnikami są podmioty prowadzące działalność gospodarczą, która obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W rezultacie uzyskanie statusu podatnika w podatku VAT nie jest uzależnione od spełnienia przesłanki zarejestrowania przez osobę fizyczną działalności gospodarczej w odpowiednim rejestrze, np. w CEIDG. Definicja działalności gospodarczej na gruncie podatku VAT jest bowiem znacznie szersza niż definicja działalności gospodarczej wynikająca z art. 3 ustawy Prawo przedsiębiorców. 

Przykładowo podatnikiem podatku VAT (który nie jest jednocześnie przedsiębiorcą) jest np. osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną czy też osoba fizyczna prowadząca tzw. najem prywatny.

Osoby fizyczne wykonujące działalność nierejestrowaną lub prowadzące wyłącznie tzw. najem prywatny nie mają jednak obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny. Zgodnie bowiem z art. 113 ust. 1 i 9 ustawy podatnicy, u których wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł, mogą korzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego z VAT. 

Zwolnieniem przedmiotowym, na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy, objęte są z kolei usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.

Obowiązek korzystania z KSeF - podatnicy podatku VAT a NIP

Ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników wyróżnia dwa identyfikatory podatkowe: NIP oraz PESEL. Jak wynika z treści art. 3 ust. 1 tejże ustawy, identyfikatorem podatkowym jest:

1. numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi:
• niebędącymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzącymi działalności gospodarczej, albo
• wykonującymi działalność nierejestrowaną;
2. NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu.

Zgodnie zaś z art. 3 ust. 1a ww. ustawy w przypadku gdy osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną: 

1. jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, lub

2. prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących

– identyfikatorem podatkowym jest NIP.

W świetle powyższego co do zasady najem prywatny, jak również działalność nierejestrowaną mogą prowadzić podmioty zwolnione z VAT, które nie mają obowiązku rejestrowania się do VAT. W konsekwencji podmioty wykonujące te czynności mogą posługiwać się numerem PESEL.

Osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną, które są zobligowane do wystawienia faktury, będą mogły uzyskać identyfikator podatkowy NIP pod warunkiem, że wraz z wnioskiem o nadanie identyfikatora podatkowego NIP dokonają zgłoszenia VAT-R, tj. podatnik nierejestrowy po złożeniu VAT-R wraz z NIP-7 otrzyma NIP. 

Należy dodatkowo zaznaczyć, że wystąpienie o NIP u tych podmiotów będzie obowiązkowe zasadniczo dopiero 1 stycznia 2027 roku, ponieważ podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. 

Zgodnie z art. 145m ust. 1 Ustawy w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł. 

Należy podkreślić, że wraz z wejściem w życie obowiązkowego e-fakturowania nie ulegają zmianie zasady wystawiania faktur określone w art. 106b ustawy. Zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy podatnik korzystający ze zwolnienia przedmiotowego (art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy) lub podmiotowego (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy) nadal będzie wystawiał fakturę wyłącznie na żądanie nabywcy. Będzie to dotyczyło m.in. podatników, którzy prowadzą działalność nierejestrowaną. 

Natomiast w przypadku świadczenia usług najmu: 

• na cele mieszkaniowe (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy) lub na cele użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy), dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej – zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy – nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi (istnieje możliwość dobrowolnego wystawienia faktury);

• na cele użytkowe (np. najem lokalu użytkowego albo w celu krótkotrwałego zakwaterowania), dokonywanego przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą – wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania nabywcy usługi, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy. 

Podkreślenia wymaga, że w pierwszej kolejności należy ustalić, czy na podstawie obowiązujących przepisów istnieje obowiązek wystawienia faktury, a następnie czy istnieje obowiązek wystawienia jej przy użyciu KSeF. Pamiętajmy, że podmiot prowadzący np. najem prywatny lub działalność nierejestrowaną nie ma obowiązku posiadania NIP-u, jeśli wystawia faktury na rzecz konsumentów.

W świetle powyższego warunkiem niezbędnym do korzystania z KSeF przez podatnika jest posiadanie identyfikatora podatkowego NIP. Może on zostać nadany m.in. osobie fizycznej wykonującej działalność nierejestrowaną lub osobie fizycznej prowadzącej tzw. najem prywatny. Osoba fizyczna składa w tym celu formularz VAT-R, a następnie formularz NIP-7 do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. 

Jeżeli więc podatnik zwolniony, niemający zarejestrowanej w CEIDG działalności gospodarczej, będzie wystawiał fakturę (na żądanie nabywcy lub dobrowolnie) i będzie ona wystawiana w KSeF (obowiązkowo lub dobrowolnie, w zależności od sytuacji) – będzie zobowiązany najpierw zarejestrować się do VAT ze statusem „VAT zwolniony” i uzyskać identyfikator podatkowy NIP.