Poradnik Przedsiębiorcy

Jak wypełnić ERP-7 i kto musi to zrobić?

Od 2 sierpnia 2018 roku nie ma już zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu RP-7. Zostało ono zastąpione przez druk ERP-7, który także dotyczy zatrudnienia i wynagrodzenia wystawianego przez pracodawców dla pracowników, przechodzących na emeryturę lub rentę. ERP-7 podobnie jak RP-7 wystawia się na wniosek pracownika lub byłego pracownika, który potrzebuje tego druku do uzyskania w ZUS emerytury lub renty. Nowy druk dostępny jest na stronach ZUS i w porównaniu z RP-7, jest bardziej przejrzysty i swoją kompozycją przypomina inne druki ZUS na przykład Z-15. Jest jednak więcej informacji, które pracodawca musi podać na ERP-7 niż to miało miejsce na wcześniejszym druku RP-7, na przykład o okresach zatrudnienia w niepełnym wymiarze pracy, gdzie w RP-7 wykazywało się tylko ostatni wymiar czasu pracy.

Czy pracodawca musi wypełnić druk ERP-7?

Pracodawca jest zobowiązany wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, gdyż tak wynika z art.125a § 3 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, który mówi, że: 

„Płatnik składek jest zobowiązany do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków oraz innych należności”.

Również § 11 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad współpracy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z ubezpieczonymi i płatnikami składek w zakresie ustalania kapitału początkowego, zobowiązuje pracodawców jako płatników składek, do wystawienia dokumentów poświadczających opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne za pracowników, których zatrudniali przed 1 stycznia 1999 roku oraz „dla osób, które pozostawały w stosunku służby przed dniem 1 stycznia 1999 roku i nie spełnią warunków do nabycia prawa do świadczeń określonych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym żołnierzy zawodowych, funkcjonariuszy Policji, Urzędu Ochrony państwa, Straży Granicznej, Straży Więziennej i Państwowej Straży Pożarnej”.

Pracodawca musi wystawić ERP-7 pracownikom, którzy byli u niego zatrudnieniu przed 1 stycznia 1999 roku, a także wszystkim innym pracownikom, którzy wystąpią do niego z wnioskiem. Nie ma jednak obowiązku wystawiania tego zaświadczenia razem ze świadectwem pracy po ustaniu zatrudnienia, chyba że pracownik zwróci się do pracodawcy z takim wnioskiem.

Jak wypełnić ERP-7?

W zaświadczeniu pracodawca wykazuje przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne za okresy, za które przychód ten przysługuje, w odróżnieniu od kwot wpisywanych w deklaracji DRA, gdzie wpisuje się przychód już wypłacony. Przykładowo jako przychód w danym roku kalendarzowym w ERP-7, należy wpisać wynagrodzenie za grudzień, które było wypłacone w styczniu następnego roku, podczas gdy w deklaracji DRA przychód ten będzie uwzględniony w deklaracji za styczeń następnego roku. W zaświadczeniu o zatrudnieniu i wynagrodzeniu należy także uwzględnić:

  • wysokość wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, na podstawie art.92 k.p. lub odrębnych przepisów;

  • wysokość wypłaconego zasiłku chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego po 14 listopada 1991 roku;

  • wysokość wypłaconego świadczenia rehabilitacyjnego.

Jeżeli ktoś miał bardzo dużo takich okresów i nie zmieszczą się one w wyznaczonym miejscu formularza, to należy sporządzić załącznik i opatrzyć go pieczątką oraz podpisem osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia.

Nowością w porównaniu z drukiem RP-7 jest obowiązek wykazania niepełnego wymiaru czasu pracy przed 15 listopada 1991 roku. Należy wykazać wszystkie okresy „od – do” kiedy pracownik był zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, z podaniem wymiaru czasu pracy.

Najważniejszą częścią dokumentu jest tabela z latami zatrudnienia pracownika, gdzie należy wpisać kwoty stałych i zmiennych składników wynagrodzenia.

Stałe składniki wynagrodzenia to:

  • wynagrodzenie zasadnicze miesięczne,

  • stałe dodatki – dodatek stażowy czy funkcyjny,

  • stała premia regulaminowa.

Zmienne składniki wynagrodzenia to:

  • stawki godzinowe, dzienne, tygodniowe, akordowe, prowizyjne;

  • wynagrodzenie za godziny nadliczbowe;

  • premie określone jako stały procent od zmiennego wynagrodzenia podstawowego lub jako zmienny procent od stałej płacy zasadniczej.

Jeżeli te składniki zostały wypłacone w innym roku niż rok kalendarzowy, za który są należne, trzeba doliczyć je do roku, za który przysługują. Oczywiście kwoty należy wyłączyć  z roku, w którym zostały wypłacone. Jeśli nie jest możliwe ustalenie okresu za jaki przysługuje dana wypłata, należy doliczyć ją do roku, w którym została wypłacona.

W tabeli należy także wpisać kwoty należnych świadczeń za dany rok kalendarzowy, takich jak wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich, świadczenia rehabilitacyjnego. 

Na podstawie jakich dokumentów wypełnić ERP-7?

Pracodawca jako płatnik składek zobowiązany jest do sporządzenia zaświadczenia ERP-7 na podstawie list płac, kart wynagrodzeń lub innych dowodów. Dokumenty te muszą być przechowywane przez 50 lat od momentu zakończenia pracy przez pracownika u pracodawcy. Jeżeli z jakiś powodów pracodawca nie jest w posiadaniu odpowiednich dokumentów, informuje o tym fakcie wpisując odpowiednią informację na druku ERP-7 np. „brak jest kartotek zasiłkowych”. Wówczas ZUS obliczy emeryturę na podstawie średnich zarobków, osiąganych w danym okresie. 

Dokumenty, na podstawie których wpisuje się dane do druku ERP-7, takie jak listy płac i kartoteki zasiłkowe należy przechowywać przez 50 lat.

Jest to ogromnie ważne i ma znaczenie dla dokumentów dotyczących zatrudnienia pracowników przed 1 stycznia 1999 roku, a więc sprzed reformy emerytalnej. Po tej dacie ZUS gromadzi już wszystkie dane dotyczące uzyskiwanych wynagrodzeń na indywidualnych kontach ubezpieczonych. Nie ma więc potrzeby wystawiania zaświadczeń ERP-7, za okres przypadający po dacie 1 stycznia 1999 roku, jednak na wniosek pracownika pracodawca powinien wystawić takie zaświadczenie.

Dla kogo wystawia się druk ERP-7?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7, wystawia się na wniosek pracowników, którzy:

  • przechodzą na emeryturę ustaloną na tzw. dotychczasowych zasadach, która przysługuje osobom urodzonym przed 1 stycznia 1949 roku oraz spełniającym warunki do uzyskania wcześniejszej emerytury, czyli urodzonym po 31 grudnia 1948; 

  • starają się o rentę – bez względu na wiek;

  • ustalają kapitał początkowy – dotyczy to wszystkich pracowników, którzy byli zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku, jest on obliczany podobnie jak emerytura na dotychczasowych zasadach i doliczany do podstawy wymiaru emerytury, w momencie uzyskania prawa do tego świadczenia.

W jakim terminie należy wydać pracownikowi zaświadczenie ERP-7?

Zgodnie z art.217 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni. Należy pamiętać, żeby dochować tego terminu, gdyż zbytnie zwlekanie z wydaniem tego dokumentu lub co gorsza nie wydanie go pracownikowi w ogóle, może spowodować wystąpienie przez pracownika do sądu o wypłatę odszkodowania, z tytułu zaniżenia wypłacanych przez ZUS świadczeń. Jeżeli pracownik otrzyma niższe świadczenie niż uzyskałby, gdyby otrzymał od pracodawcy dokument ERP-7, to należy mu się odszkodowanie w wysokości różnicy pomiędzy aktualnie otrzymywanym świadczeniem, a świadczeniem, które otrzymywałby, gdyby zaświadczenie ERP-7 otrzymał w ustawowym terminie.

Czy zaświadczenie należy wydać zleceniobiorcy, za którego opłacane były składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych?

Za osoby, które świadczyły usługi na rzecz pracodawcy na podstawie umowy cywilnoprawnej, od której były naliczane składki ZUS, nie wystawia się ERP-7. Na zaświadczeniu jest bowiem napisane, że dotyczy ono „zatrudnienia”. Pod pojęciem zatrudnienia należy rozumieć tylko i wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Z ust. 1 art.125 ustawy emerytalnej wynika, że pracodawca ma obowiązek m.in. współdziałać z pracownikiem, w celu gromadzenia dokumentów niezbędnych do przyznania świadczenia, na przykład emerytury i renty, a więc wystawiania zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu ERP-7. Jednak ust.2 tego artykułu precyzuje, że przepis ten nie dotyczy „zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, nie wypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące”.

Zleceniodawca nie ma obowiązku wystawiania zaświadczenia ERP-7 dla zleceniobiorcy, nawet wówczas, gdy od zawartej z nim umowy zlecenia były opłacane składki ZUS.

Co zrobić w przypadku, gdy zakład pracy już nie istnieje?

W sytuacji gdy pracownik starający się o przyznanie emerytury chce, aby ZUS doliczył mu do podstawy wymiaru wynagrodzenie jakie osiągnął przed 1 stycznia 1999 roku, nie ma możliwości uzyskania ERP-7, gdyż zakład pracy już nie istnieje, powinien wystąpić do następcy prawnego zlikwidowanego zakładu. Może się zdarzyć, że w wyniku przekształceń własnościowych, przedsiębiorstwo państwowe zostało sprywatyzowane i jest teraz spółką prawa handlowego. Ważne, aby następca prawny dysponował aktami osobowymi, listami płac czy kartotekami zasiłkowymi pracowników zlikwidowanego zakładu, gdyż w zaświadczeniu ERP-7 należy podać na podstawie jakich dokumentów sporządzono te zaświadczenie. Do ZUS można także dostarczyć zaświadczenia ERP-7 wystawione przez Agencję Własności Rolnej Skarbu Państwa lub Agencję Nieruchomości Rolnych, którzy mogą wystawiać zaświadczenia dla pracowników zlikwidowanych przedsiębiorstw gospodarki rolnej.

Informacji o zlikwidowanym przedsiębiorstwie, można szukać także w Archiwum Państwowym, a także na stronie ZUS, gdzie znajduje się baza zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy