Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wprowadza nowe zasady fakturowania. Kluczową kwestią dla przedsiębiorców staje się prawidłowe ustalenie, jaka jest data wystawienia e-faktury. Okazuje się, że zależy ona od trybu pracy z systemem – online lub offline, co ma bezpośrednie przełożenie na obowiązki podatkowe i terminy rozliczeń.
Termin wystawienia e-faktury
1 lutego 2026 roku nie zmienia się treść art. 106i Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Tym samym zgodnie z ust. 1 tego artykułu: fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust. 2–9.
Jak natomiast podano w art. 106i ust. 2 ustawy o VAT: jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Powyższe regulacje mają zastosowanie do wszystkich faktur, a więc również elektronicznych.
W tym miejscu należy też wskazać, że zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura powinna zawierać:
- datę wystawienia;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo datę otrzymania zapłaty, o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Jednocześnie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 maja 2025 roku (nr 0112-KDIL1-3.4012.188.2025.2.KK) czytamy:
Data wystawienia e-faktury
Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT: faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego. Formatem e-faktury jest plik XML.
Natomiast w zakresie ustalenia terminu wystawienia i otrzymania faktur ustrukturyzowanych należy sięgnąć do treści art. 106na ustawy o VAT. Przepis ten podaje, że: fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Jak zaś podano w art. 106na ust. 4 ustawy o VAT: w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
W art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wskazano, że: w przypadku gdy:
- miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
- nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
- nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub
- nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub
- nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
W pliku XML w polu P_1 należy podać datę i godzinę utworzenia faktury w formacie RRRR-MM-DDTGG:MM:SS, np. 2023-09-01T09:30:47Z. Litera T oznacza Time (czas), a Z – ZULU, czyli oznaczenie strefy czasowej odpowiadającej uniwersalnemu czasowi koordynowanemu (UTC).
W związku z tym data wystawienia e-faktury podana w polu P_1 może różnić się od daty faktycznego przesłania faktury do KSeF.
Przykład 1.
27 lutego 2026 roku podatnik sprzedał towar swojemu kontrahentowi, a 5 marca 2026 roku wystawił e-fakturę. Taką samą datę wpisał w polu P_1 w pliku XML. Faktura została przesłana do KSeF 8 marca 2026 roku. Został jej nadany numer KSeF. Jaka będzie w tym przypadku data wystawienia e-faktury?
Choć faktura została wystawiona 5 marca 2026 roku, to zgodnie z art. 106na ustawy o VAT datą wystawienia będzie dzień przesłania jej do KSeF oraz przydzielenia numeru. To oznacza, że w opisanym przykładzie należy uznać, że e-fakturę wystawiono 8 marca 2026 roku. Została ona wystawiona poprawnie w terminie wynikającym z treści art. 106i ustawy o VAT, tj. do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego.
Data wystawienia e-faktury w trybie offline24
Warto zauważyć, że inna będzie data wystawienia e-faktury, jeżeli podatnik zdecyduje się na skorzystanie z trybu offline24. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT: podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.
Jeżeli podatnik wystawi fakturę w ten sposób, musi niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym, przesłać ją do KSeF, aby było możliwe przydzielenie jej numeru identyfikującego. Faktura wystawiona w trybie offline24 jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Jednocześnie jak wynika z treści art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT: za datę wystawienia faktury w trybie offline24, uznaje się datę, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1, wskazaną przez podatnika na tej fakturze. Natomiast na mocy art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT: za datę otrzymania takiej faktury uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Przykład 2.
27 lutego 2026 roku podatnik sprzedał towar swojemu kontrahentowi, a 5 marca 2026 roku wystawił fakturę elektroniczną w trybie offline24. Następnego dnia, 6 marca 2026 roku, podatnik przesłał ją do KSeF, aby został jej przydzielony numer identyfikujący. Nabywca towarów 10 marca 2026 roku pobrał fakturę z KSeF. Jaka będzie w tym przypadku data wystawienia e-faktury?
Sprzedawca w polu P_1 powinien wpisać datę 5 marca 2026 roku. Ponadto biorąc pod uwagę treść art. 106nda ust. 10 ustawy o VAT, datą wystawienia e-faktury będzie ta sama data, czyli 5 marca 2026 roku. W tym przypadku nie ma znaczenia data przydzielenia numeru identyfikującego fakturę w KSeF czy też data pobrania faktury przez nabywcę z KSeF.
Można zatem zauważyć, że podatnik ma wybór, czy chce wystawić e-fakturę w trybie online (czyli poprzez KSeF) czy też chce skorzystać z trybu offline24. W zależności od dokonanego wyboru w przypadku wygenerowania faktury :
- w trybie online – datą wystawienia będzie data przesłania jej do KSeF (data wystawienia może różnić się od tej wykazanej w polu P_1);
- w trybie offline – datą wystawienia faktury będzie taka wskazana w polu P_1.
