Krajowy System e-Faktur (KSeF), który w konsekwencji ma unowocześnić i usprawnić rozliczenia podatkowe w Polsce, niesie ze sobą skutki uboczne, o których rzadko się mówi głośno. Jednym z najpoważniejszych zagrożeń może być wypchnięcie z rynku małych firm tworzących oprogramowanie. Choć cyfryzacja w tym aspekcie wydaje się krokiem we właściwym kierunku, może okazać się brzemienna w skutkach dla tych, którzy do tej pory wspierali mikro- i małych przedsiębiorców, oferując proste i niedrogie narzędzia do fakturowania czy prowadzenia księgowości.
Najważniejsze zagadnienia o KSeF - webinar
Wysokie koszty dostosowania do nowych realiów
Integracja z KSeF to nie tylko jednorazowe zadanie, lecz ciągły proces wymagający ogromnych zasobów, zarówno ludzkich, jak i finansowych. Dostawcy oprogramowania muszą dopasować swoje systemy do wymagań Ministerstwa Finansów. Są też zobligowani zadbać o to, żeby przesyłane dane były bezpieczne, a także regularnie aktualizować swoje systemy, gdy pojawiają się zmiany techniczne po stronie Ministerstwa Finansów. Dla małych firm, które mają ograniczone zasoby i kilkuosobowe zespoły, może się to okazać bardzo trudnym i często zbyt kosztownym zadaniem.
Podczas gdy duże podmioty traktują to jako kolejne wdrożenie, w które zainwestują czas i środki, dla małych firm to często bariera nie do przeskoczenia. Zwłaszcza że błędy we wdrożeniu mogą skutkować nie tylko problemami technicznymi, lecz także odpowiedzialnością za prawidłowe wystawianie faktur.
Ucieczka biur rachunkowych do dużych graczy
Nowe regulacje skłaniają właścicieli biur rachunkowych do podejmowania strategicznych decyzji dotyczących systemów, z których korzystają na co dzień. Coraz więcej z nich decyduje się na migrację do rozwiązań, które już teraz oferują pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), gwarantując bezpieczeństwo i zgodność z przepisami w dłuższej perspektywie. Duże systemy ERP oraz nowoczesne usługi chmurowe zyskują na popularności, ponieważ często dostarczają kompleksowe systemy – od księgowości, przez kadry i płace, po zautomatyzowany obieg dokumentów, co pozwala ograniczyć ryzyko związane z rozproszonymi rozwiązaniami.
Dla wielu właścicieli biur rachunkowych kluczowe staje się pytanie, czy obecny system będzie w stanie nadążyć za nadchodzącymi zmianami. Niepewność co do przyszłości mniejszych dostawców, którzy nierzadko nie dysponują odpowiednim zapleczem technologicznym, powoduje, że nawet wieloletnia współpraca nie jest wystarczającym argumentem do pozostania przy dotychczasowym rozwiązaniu. Obawa przed koniecznością nagłej zmiany w ostatnim momencie czy brakiem kompatybilności z KSeF sprawia, że biura szukają partnerów, którzy nie tylko oferują gotowe narzędzia, lecz także zapewniają stabilność, rozwój i przewidywalność.
Co może grozić biurom za brak zmiany oprogramowania?
Właściciele biur rachunkowych nie mogą już dłużej zwlekać, jeśli chcą bezpiecznie i bez stresu wdrożyć się w obowiązki związane z KSeF. Czas na działanie jest teraz. Jeżeli zauważasz, że Twoje obecne oprogramowanie:
- nie wykonuje regularnie aktualizacji i nie rozwija aktywnie swoich narzędzi,
- nie oferuje jeszcze integracji z KSeF,
- nie informuje o konkretnym planie wdrożenia KSeF
– są to czytelne sygnały ostrzegawcze, że dalsze korzystanie z tego systemu może być ryzykowne.
Integracja z KSeF to skomplikowany proces, który wymaga nie tylko czasu, lecz także kompetentnego zespołu, bieżącego śledzenia zmian technicznych oraz stałego wsparcia. Dlatego warto szukać rozwiązań, które już działają z KSeF i mają za sobą przynajmniej rok doświadczenia, najlepiej takich, które ciągle inwestują w rozwój tej funkcji.
Przykładem takiego systemu jest wFirma dla Biur Rachunkowych, która wdrożyła integrację z KSeF już w 2023 roku i od tego czasu systematycznie ją udoskonala. Dzięki temu użytkownicy mogą skupić się na obsłudze klientów, mając pewność, że ich system księgowy spełnia wszystkie wymogi prawne i technologiczne.
Co się jednak stanie, jeśli mimo wszystko zdecydujemy się pozostać przy systemie, który „stoi w miejscu”? To może mieć poważne konsekwencje, od problemów z obsługą klientów, przez błędy w transmisji danych, aż po odpowiedzialność za niedotrzymanie obowiązków względem KSeF. W skrajnych przypadkach taka decyzja może doprowadzić do utraty klientów, a nawet konieczności zamknięcia biura rachunkowego.
W nadchodzących miesiącach o sukcesie biura zadecyduje gotowość technologiczna. A ta zależy od decyzji, które podejmiesz właśnie dziś.
Czy KSeF doprowadzi do zamknięcia małych dostawców oprogramowań księgowych? Podsumowanie
Dla biur rachunkowych nadchodzące miesiące będą istotne nie tylko ze względu na nowe obowiązki związane z KSeF, ale też z powodu konieczności weryfikacji, czy ich obecne oprogramowanie księgowe jest gotowe na nadchodzące zmiany. W obliczu rosnących wymagań technicznych i legislacyjnych wielu mniejszych dostawców może nie sprostać wyzwaniom, co stwarza realne ryzyko dla użytkowników tych systemów. Dlatego tak ważne jest, by już teraz świadomie ocenić, z kim wchodzimy w erę KSeF. Wybór stabilnego partnera technologicznego, który nie tylko oferuje integrację z systemem, lecz także gwarantuje rozwój i wsparcie, może zadecydować o bezpieczeństwie i ciągłości działania biura rachunkowego. To dobry moment, by postawić na narzędzia, które nie zostawią Was samych w obliczu zmian.
