Finansowanie nauki dzieci pracowników to jeden z benefitów jaki może zaoferować pracodawca. Jeżeli jest to opłacane ze środków obrotowych, powstaje pytanie, czy pracodawca może uznać wydatek za koszt uzyskania przychodu w ramach działalności gospodarczej.
Warunki uznania wydatku za koszt podatkowy
Na wstępie wskażmy, że zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy z 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT): kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do niej. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi:
- zostać poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z jego zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu wydatki, które zostały poniesione przez inne osoby niż podatnik na jego działalność),
- być definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona,
- pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
- być poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- zostać właściwie udokumentowany,
- nie znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów.
W związku z powyższym wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.
W tym miejscu warto dodać, że zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT za koszty uzyskania przychodów nie uważa się: wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2.
Jeżeli wydatki na naukę dzieci pracowników finansowane będą z własnych środków obrotowych pracodawcy, nie będziemy mieli do czynienia z działalnością socjalną, co oznacza, że przepis ten nie znajdzie zastosowania.
Finansowanie nauki dzieci pracowników nie jest kosztem podatkowym pracodawcy
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Tym samym to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Ponadto należy wskazać, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów.
Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 3 grudnia 2025 roku (nr 0111-KDIB2-1.4010.460.2025.1.KW) analizował przypadek pracodawcy, który zapewnił swoim pracownikom program finansowania nauki ich dzieci. Celem takiego programu było zachęcenie osób zatrudnionych do jak najdłuższego pozostawania w stosunku pracy i przeciwdziałanie skutkom oraz kosztom związanym z częstą wymianą kadry bez względu na rodzaj zajmowanego stanowiska, a także zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa na lokalnym rynku pracy. W rezultacie rozwiązanie to miało przyczynić się do stabilizacji zatrudnienia w firmie.
W uzasadnieniu interpretacji organ podatkowy wskazał, że kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. koszty pracownicze, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim:
- wynagrodzenia zasadnicze,
- wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz
- wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników.
Wydatki takie przyczyniają się do zwiększenia przychodów podatnika bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów, więc można je uznać za koszt uzyskania przychodów. Podkreślić należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.
Ostatecznie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że: wskazane we wniosku wydatki nie są związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, lecz z nauką ich dzieci. Z wniosku nie wynika, aby dzieci pracowników, dzięki nauce [...], zostały potencjalnymi pracownikami Spółki, nie ma bezpośredniego związku między poniesionym wydatkiem przez Państwo a osiągnięciem lub zabezpieczeniem źródła Państwa przychodów.
W ocenie Organu wydatki poniesione przez Państwa na naukę [...] dla dzieci pracowników nie wpisują się w katalog kosztów pracowniczych, ani też nie stanowią bezpośredniego zabezpieczenia źródła przychodów oraz nie mają wpływu na wielkość osiąganych przez Państwa przychodów.
Jak wspomniano wyżej, aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszty uzyskania przychodów, musi spełnić kilka warunków. Musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz musi być poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Jednocześnie konieczne jest, aby występował przynajmniej pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Trzeba podkreślić, że nie każdy wydatek, który dotyczy pracowników lub członków ich rodzin, można uznać za podatkowy koszt uzyskania przychodów.
Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, że choć celem omawianego programu może być zachęcenie pracowników do pozostania w danej firmie, to jednak z uwagi na brak związku z prowadzoną działalnością gospodarczą opisany wydatek nie może być zaliczony do kosztów podatkowych w rozumieniu ustawy o CIT.
Polecamy:
