Rokowania zbiorowe - co się zmieniło?

5 listopada 2025 roku weszła w życie jedna z najistotniejszych reform prawnych minionych dekad. Regulacja dotycząca układów i porozumień została wyodrębniona z Kodeksu pracy i ujęta w zupełnie odrębnym akcie prawnym. Prowadzi to do całkowitej przebudowy systemu, jakim są rokowania zbiorowe, wyznaczając nowe standardy dialogu na poziomie zakładowym, a także ponadzakładowym.

Jak czytamy w uzasadnieniu do ustawy, akt ten stanowi odpowiedź na zmiany strukturalne rynku pracy, spadek zasięgu układów zbiorowych oraz obowiązki wynikające z prawa Unii Europejskiej. Jego celem jest wzmocnienie dialogu społecznego, zwiększenie realnego znaczenia rokowań zbiorowych oraz objęcie ochroną szerszego kręgu osób wykonujących pracę zarobkową. Sprawdźmy zatem, co się zmienia.

Wyodrębnienie regulacji dotyczących zbiorowych układów pracy z Kodeksu pracy

W zasadzie najważniejszą zmianą jest odejście od dotychczasowego modelu regulacyjnego, w którym układy zbiorowe pracy były jedynie jednym z działów kp. Nowa ustawa tworzy odrębny system prawny, obejmujący całość zagadnień związanych z zawieraniem, obowiązywaniem, zmianą, ewidencjonowaniem i udostępnianiem układów oraz porozumień zbiorowych.

Takie wyodrębnienie regulacji pozwoliło ustawodawcy między innymi na poszerzenie zakresu podmiotowego układów, wprowadzenie nowych instrumentów proceduralnych, ujednolicenie praktyki stosowania prawa, a także dostosowanie systemu rokowań do standardów unijnych. W efekcie układy zbiorowe przestają być dodatkiem do „indywidualnego” prawa pracy, a stają się samodzielnym jego elementem.

Nowe definicje legalne

Na potrzeby ustawy wprowadzono definicje legalne niezbędne dla zrozumienia nowych przepisów. Jak czytamy w art. 2 ustawy: ilekroć w ustawie jest mowa o:

1. osobie wykonującej pracę zarobkową – należy przez to rozumieć osobę wykonującą pracę zarobkową w rozumieniu art. 11 pkt 1 Ustawy z 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, czyli: pracownika lub osobę świadczącą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz ma takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy;
2. pracodawcy – należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 11 pkt 2 Ustawy z 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych, czyli: podmiot zatrudniający na podstawie stosunku pracy, a także inne osoby fizyczne lub prawne, jeżeli zatrudniają one inną niż pracownik osobę wykonującą pracę zarobkową;
3. protokole dodatkowym – należy przez to rozumieć porozumienie zawierane w formie pisemnej przez strony układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego, zmieniające odpowiednio postanowienia układu zbiorowego pracy lub porozumienia zbiorowego;
4. układzie zbiorowym pracy – należy przez to rozumieć zakładowy układ zbiorowy pracy lub ponadzakładowy układ zbiorowy pracy.

Poszerzony krąg uczestników rokowań

Jedną z najbardziej doniosłych zmian jest zdefiniowanie na nowo podstawowych pojęć dla układów zbiorowych. Ustawa opiera definicje „pracodawcy” oraz „osoby wykonującej pracę zarobkową” na regulacjach ustawy o związkach zawodowych, a nie – jak dotychczas – wyłącznie na przepisach kp.

W praktyce oznacza to, że system rokowań zbiorowych:

• nie ogranicza się wyłącznie do klasycznych stosunków pracy;
• może obejmować osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych;
• pozwala na objęcie ochroną osób funkcjonujących w modelach quasizatrudnienia, np. współpracujących w ramach B2B.

Nowa koncepcja układu zbiorowego i jego treści

Ustawa wprowadza precyzyjne określenie elementów treści układu zbiorowego pracy. Układ przestaje być wyłącznie instrumentem regulowania wynagrodzeń i czasu pracy, a staje się rozbudowanym narzędziem zarządzania relacjami pracowniczymi. Zakres regulacji układowej obejmuje m.in.:

• organizację i rozkład czasu pracy;
• warunki bezpieczeństwa i higieny pracy;
• procedury przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji;
• zasady współpracy informacyjnej i konsultacyjnej;
• politykę szkoleniową i rozwojową;
• świadczenia socjalne oraz gwarancje informacyjne.

Nowością jest wyraźne uregulowanie protokołów dodatkowych jako instrumentu umożliwiającego elastyczne modyfikowanie treści układu bez konieczności jego wypowiadania i zawierania od nowa.

Zmiany w zakresie podmiotowym – kto nie podlega układom

Ustawa jednocześnie precyzuje grupy zawodowe wyłączone z systemu układów zbiorowych. Wyłączenia te oparto na założeniu, że status prawny tych grup regulowany jest w sposób szczególny i nie powinien podlegać mechanizmom negocjacyjnym właściwym dla rynku pracy. Dotyczy to m.in.:

• sędziów i prokuratorów;
• funkcjonariuszy służb mundurowych;
• członków korpusu służby cywilnej w zakresie układów zakładowych;
• osób zatrudnionych na podstawie wyboru lub powołania w samorządzie.

Nowy model prowadzenia rokowań zbiorowych

Jednym z istotniejszych elementów reformy jest szczegółowe uregulowanie samego procesu rokowań. Ustawa wprowadza jasne standardy proceduralne, które mają przeciwdziałać pozornym negocjacjom i wzmacniać realny dialog.

Na pierwszy plan wysuwa się zasada dobrej wiary, która obliguje strony do aktywnego i rzetelnego uczestnictwa w rokowaniach. Ustawodawca wyraźnie akcentuje, że unikanie negocjacji, przeciąganie rozmów czy działania pozorne mogą stanowić naruszenie prawa.

Dodatkowym wzmocnieniem pozycji związków zawodowych jest rozbudowany obowiązek informacyjny po stronie pracodawcy. Przekazywane dane mają umożliwiać rzeczywistą ocenę sytuacji ekonomicznej i organizacyjnej przedsiębiorstwa, a tym samym prowadzenie merytorycznych negocjacji.

Profesjonalizacja dialogu stron

Ustawa przewiduje możliwość korzystania z mediatora oraz ekspertów. Mediacja może zostać uruchomiona zarówno z inicjatywy stron, jak i – w sytuacji paraliżu mediacyjnego – z udziałem organów administracji. Dopuszczenie udziału ekspertów, w szczególności z zakresu finansów, BHP czy wynagrodzeń, ma na celu wyrównanie asymetrii informacyjnej, podniesienie jakości negocjacji oraz ograniczenie konfliktów opartych na niepełnych danych. Jak wskazuje prawodawca, zmiana ta prowadzi do profesjonalizacji procesu rokowań zbiorowych i zbliża go do standardów znanych z rozwiniętych systemów dialogu społecznego.

Reprezentatywność związków zawodowych

Ustawa wzmacnia znaczenie kryterium reprezentatywności. Zawarcie układu wymaga udziału co najmniej jednej organizacji reprezentatywnej, co ma zapobiegać zawieraniu porozumień bez realnego zaplecza pracowniczego. Rozwiązanie to zwiększa legitymację układów zbiorowych i ma istotne znaczenie dla stabilności ich obowiązywania.

Nowe zasady obowiązywania układów – KEUZP

Zmianie ulegają również zasady wejścia w życie i obowiązywania układów zbiorowych. Ustawa wprowadziła obowiązek zgłoszenia układu do Krajowej Ewidencji Układów Zbiorowych Pracy (KZEUP). Dopiero wpis do rejestru wywołuje skutki prawne.

Utworzenie KZEUP stanowi jakościową zmianę w systemie. Po raz pierwszy powstaje publiczny elektroniczny rejestr umożliwiający:

• dostęp do pełnej treści układów;
• analizę zasięgu rokowań;
• porównywanie warunków pracy w różnych sektorach.

Transparentność ta ma sprzyjać upowszechnianiu układów zbiorowych i zwiększać presję na dialog społeczny.

Sankcje – w grę wchodzi odpowiedzialność karna

Ustawa przewiduje odpowiedzialność karną za naruszenia związane z rokowaniami zbiorowymi, w tym za odmowę udziału w negocjacjach czy naruszenie obowiązków informacyjnych. Sankcje te mają charakter prewencyjny i sygnalizują, że dialog społeczny przestaje być wyłącznie deklaracją, a ma stanowić filar budowania stosunku na linii pracodawca–pracownik.

Podsumowanie – rokowania zbiorowe wchodzą na wyższy poziom

Nowa ustawa w sposób zasadniczy zmienia system rokowań zbiorowych w Polsce. Wprowadza spójne ramy prawne, wzmacnia pozycję partnerów społecznych, rozszerza zakres podmiotowy układów, zwiększa transparentność całego systemu, a także – co stanowi całkowitą nowość – dopuszcza do układów osoby pracujące na podstawie umowy zlecenie czy kontraktu B2B.

Reforma może przyczynić się do odbudowy znaczenia układów zbiorowych jako realnego instrumentu kształtowania warunków pracy, stabilizacji stosunków zatrudnienia i poprawy jakości dialogu społecznego.