Współczesne biura rachunkowe stoją przed wieloma wyzwaniami związanymi nie tylko z dynamicznie zmieniającymi się przepisami, lecz także z rosnącymi oczekiwaniami klientów oraz koniecznością zwiększenia efektywności pracy. Wprowadzenie usprawnień w swoich dotychczasowych działaniach, np. poprzez wdrożenie nowego oprogramowania księgowo-kadrowego, może być rozwiązaniem. Jednak u wielu właścicieli biur rachunkowych perspektywa zmian budzi liczne obawy. W artykule przyjrzymy się, jakie są najczęstsze wątpliwości związane z wdrażaniem nowego systemu, z czym wiąże się strach przed zmianami w biurze rachunkowym, co tak naprawdę zatrzymuje właścicieli biur przed podjęciem decyzji o innowacjach oraz jakie korzyści mogą wyniknąć z ich zastosowania.
Strach przed zmianami w biurze rachunkowym - obawy
Lęk przed zmianami zarówno w strefie prywatnej, jak i zawodowej może mieć wiele przyczyn. Wynika on często z wcześniejszych przyzwyczajeń, które sprawiają, że trudno jest nam wyobrazić sobie funkcjonowanie w inny sposób niż ten dotychczasowy. Nawet najmniejsza zmiana może prowadzić do zaburzenia stałego rytmu lub powodować naturalny sprzeciw, co w konsekwencji powoduje niechęć do spróbowania nowych rzeczy.
To samo uczucie może dotyczyć właściciela biura rachunkowego, który nabył już pewne przyzwyczajenia, pracując na jednym programie do księgowości od wielu lat. Tym bardziej, jeśli narzędzie zna dosłownie od podszewki. Wówczas sama wizja o zmianie systemu może powodować u niego niechęć. Jednak czy tylko lęk przed samą zmianą jest kluczową obawą w tym przypadku?
Nauka nowego systemu
Właściciele biur rachunkowych, zwłaszcza ci z wieloletnim doświadczeniem, mogą obawiać się, że nowe oprogramowanie będzie zbyt skomplikowane lub trudne do opanowania. Jest to szczególnie widoczne w przypadku osób, które nie są biegłe w nowych technologiach i martwią się, że proces nauki będzie długotrwały i uciążliwy. Ponadto istnieje ryzyko, że poświęcony na to czas okaże się zmarnowany, jeśli nowy system nie spełni oczekiwań i będzie mniej efektywny niż dotychczasowe rozwiązania, co może prowadzić do dużej frustracji.
Wdrożenie pracowników
Kiedy właściciel biura sam przekona się do nowego rozwiązania, to dość często w dalszym etapie napotyka na opór ze strony pracowników, którzy czują się komfortowo z obecnym systemem do pracy i obawiają się nowych narzędzi. Tym samym mogą stać się hamulcowymi zmian. Często ten problem wynika z braku odpowiedniej motywacji do nauki nowych systemów oraz obawy przed złym poradzeniem sobie w nowej rzeczywistości.
Niejednokrotnie właścicieli biur przeraża również fakt dotyczący czasu, jaki trzeba przeznaczyć na wdrożenie pracowników, nie mówiąc już o błędach, które mogą pojawiać się nawet przez kilka pierwszych miesięcy. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z pomocy partnerów wdrożeniowych. Mogą oni nie tylko wspomóc pierwsze kroki właścicieli biur w systemie, lecz także ich pracowników, co spowoduje znaczne oszczędności czasowe.
Koszty nowego systemu
Weryfikacja nowego oprogramowania zwykle wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów w postaci choćby poświęconego czasu, które jednak szybko się zwracają przy wyborze odpowiedniego systemu. Nowoczesne oprogramowanie może być inwestycją, która wpłynie na zwiększenie efektywności pracowników i umożliwi obsługę większej liczby klientów.
Gdy mamy jednolity system o stałej cenie i bez dodatkowych opłat, możemy łatwo przenieść jego koszt na klienta, wliczając go w cenę obsługi księgowej. W tym przypadku modele płatności miesięcznej za oprogramowanie są szczególnie korzystne, ponieważ pozwalają na elastyczne dostosowywanie wydatków do aktualnej liczby aktywnych klientów. W przypadku tych, którzy mają zawieszoną działalność, nie musimy ponosić dodatkowych opłat, co przekłada się na oszczędności.
Przy wyborze nowego oprogramowania również sprawdzamy jego cenę, porównując do obecnych narzędzi. Dokonując oceny, musimy wziąć pod uwagę pełne wydatki, jakie ponosimy, związane choćby z:
- oprogramowaniem: do księgowości uproszczonej i pełnej, kadr i płac, do fakturowania czy zarządzania pracą w biurze, systemy OCR do odczytu faktur zakupu i inne;
- utrzymaniem infrastruktury serwerowej;
- zatrudnieniem pracowników, których rola jest tylko pomocnicza, np. skanowanie dokumentów i ich wstępne księgowanie czy wprowadzanie ręcznie wyciągów bankowych.
Wybierając kompleksowy system, mamy wszystkie narzędzia w jednym miejscu, w dodatku minimalizujące ilość pracy ręcznej. Jeśli decydujemy się na oprogramowanie online, to również odchodzi konieczność inwestycji w infrastrukturę serwerową.
Dobrym rozwiązaniem w tym przypadku może być zrobienie szczegółowej analizy swoich wydatków, zarówno miesięcznych, jak i rocznych. Ponadto możemy w jednym czasie poprowadzić kilku klientów równolegle na dwóch systemach, aby zweryfikować, jak nowe rozwiązania podnoszą efektywność pracy.
Przerwy w pracy
Wprowadzenie nowego systemu często wiąże się z koniecznością przerwy w codziennej działalności biura. Szkolenia dla pracowników i migracja danych mogą powodować, że bieżąca obsługa klientów będzie utrudniona. Właściciele biur rachunkowych, którzy nie mają zbyt wiele wolnego czasu, obawiają się, że te przestoje uniemożliwią terminowe rozliczenie klientów.
Najlepszym rozwiązaniem może być wdrożenie systemu etapami. Na początek warto zacząć od klientów korzystających z uproszczonej księgowości, zwłaszcza tych z niewielką liczbą pracowników. Następnie można przejść do firm z większą liczbą zatrudnionych, a na koniec, od nowego roku, wdrożyć system dla klientów na pełnej księgowości. Przed pełnym wdrożeniem warto przeprowadzić testy systemu, wprowadzając kilku klientów, aby stopniowo się z nim zapoznać. Takie podejście pozwoli na lepsze przygotowanie się do pełnego wdrożenia i uniknięcia niespodziewanych trudności. Jeśli oprogramowanie spełni nasze oczekiwania, będziemy mogli przenieść wszystkie dane, zapewniając płynne przejście.
Korzyści z wdrożenia nowoczesnych systemów
Czy oprócz wszystkich wymienionych obaw przed wdrożeniem nowego systemu w biurze rachunkowym, może być z tego więcej korzyści niż niepotrzebnego stresu i nerwów? Oczywiście, że tak! Trzeba tylko podejść do tego jako do pewnego procesu, który nie zadzieje się z dnia na dzień, i trzeba poświęcić mu trochę czasu i energii. Wybór korzystniejszego oprogramowania to szansa na lepszą organizację i jakość obsługi klientów, a także na zautomatyzowaną pracę, co skutkuje mniejszym nakładem czasowym i większą wydajnością.
Z pewnością jednym z największych atutów nowoczesnego oprogramowania dla biur rachunkowych jest usprawnienie wielu procesów – zarówno księgowych, jak i kadrowych. Systemy te, wyposażone w moduł OCR, mogą automatycznie odczytywać informacje z faktur bez dodatkowych opłat i limitów, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Nowoczesne oprogramowania księgowe oferują różnorodne funkcje, które nie tylko przyśpieszają pracę, lecz także pomagają zredukować ryzyko błędów popełnianych np. poprzez młodszych pracowników, co z pewnością może uratować biuro od niejednych problemów i przykrych konsekwencji.
Ponadto systemy chmurowe umożliwiają właścicielom biur łatwy dostęp do danych niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Dzięki temu mogą oni weryfikować informacje i wykonywać zadania dla klientów również poza biurem, praktycznie w każdym miejscu na świecie z dostępem do internetu.
Wdrożenie nowoczesnych systemów księgowych może również zwiększyć konkurencyjność biura rachunkowego. Dzięki automatyzacji i poprawie efektywności pracy biuro może obsługiwać większą liczbę klientów bez konieczności zwiększania liczby pracowników. Nowoczesne systemy pozwalają również na oferowanie bardziej zaawansowanych usług, co może przyciągnąć nowych klientów.
Strach przed zmianami w biurze rachunkowym - podsumowanie
Strach przed zmianami jest naturalnym elementem, również gdy mowa o wdrożeniu nowego systemu w biurze rachunkowym. Jednakże korzyści płynące z korzystania z nowoczesnych oprogramowań mogą znacznie przewyższyć początkowe obawy. Automatyzacja procesów, zwiększenie dokładności, łatwy dostęp do danych sprawiają, że nowoczesne oprogramowanie jest nieocenionym narzędziem w codziennej pracy biur rachunkowych. Dzięki odpowiedniemu planowaniu i wsparciu wdrożenie nowych systemów może przebiegać sprawnie i przynieść wymierne korzyści zarówno dla właścicieli biur, pracowników, jak i klientów.
