KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej - to warto wiedzieć!

1 kwietnia 2026 roku wiele jednoosobowych działalności gospodarczych zostało objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokumenty sprzedażowe mogą już odbierać za pośrednictwem tego systemu już od 1 lutego 2026 roku. Jak w nowej rzeczywistości powinna odnaleźć się osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą?

Krajowy System e-Faktur już obowiązuje

Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z art. 106nd ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT) Krajowy System e-Faktur służy do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z systemu,
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień podmiotów korzystających z tego systemu, a także powiadamiania ich o przyznaniu lub odebraniu dostępu do tego systemu,
• wystawiania, otrzymywania oraz archiwizowania faktur ustrukturyzowanych,
• przeglądania faktur ustrukturyzowanych,
• rejestracji faktur ustrukturyzowanych poprzez nadanie numeru identyfikującego,
• analizy i kontroli prawidłowości danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych,
• powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury, jej numerze identyfikacyjnym oraz momencie jego przydzielenia,
• informowania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z udostępnionym wzorem,
• powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w sytuacji niedostępności systemu,
• powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

KSeF dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Jednym z podmiotów zobligowanych do stosowania KSeF są osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze. Dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i osób zwolnionych z tego podatku. Należy jednak podkreślić, że od:

• 1 lutego 2026 roku – wszyscy podatnicy są zobowiązani do odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF,
• 1 kwietnia 2026 roku – czynni podatnicy VAT i podmioty zwolnione z tego podatku mają obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF; wyjątek stanowią podmioty, których miesięczna wartość sprzedaży od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku była równa lub niższa niż 10 tys. zł,
• 1 stycznia 2027 roku – czynni podatnicy VAT i podmioty zwolnione z tego podatku, których miesięczna wartość sprzedaży od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 nie przekraczała 10 tys. zł i z tego tytułu byli zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Podatnik zwolniony z obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF ze względu na wartość sprzedaży poniżej 10 tys. zł traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz papierowych, począwszy od faktury, którą przekroczono ten limit.

Korzystanie z KSeF przez jednoosobowe działalności gospodarcze wiąże się z koniecznością przygotowania procesów zarówno odbierania, jak i wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej. Co istotne, wystawienie dokumentu w tej formie nie nakłada na sprzedawcę obowiązku każdorazowego powiadomienia nabywcy o tym fakcie. Co więcej, wystawca faktury ustrukturyzowanej w KSeF nie musi jej udostępniać w innym formacie, przy czym może dobrowolnie to zrobić.

Należy jednak pamiętać o art. 106gb ust. 5 pkt 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik ma obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR. Kod ten umożliwia zarówno dostęp do tego dokumentu w KSeF, jak i weryfikację zawartych w nim danych, w przypadku:

• udostępnienia faktury nabywcy, m.in. konsumentowi, przedsiębiorcy nieposiadającemu siedziby lub stałego miejsca prowadzenia w Polsce w sposób inny niż przy użyciu KSeF, 
• użycia tej faktury poza KSeF.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF dotyczy:

• krajowej sprzedaży na rzecz firm,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
• eksportu towarów na rzecz firm,
• świadczenia usług na rzecz firm.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że przykładowo sprzedaż na rzecz konsumentów nie podlega obowiązkowi wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Zasada ta dotyczy również sprzedaży rozliczanej w ramach procedur szczególnych, takich jak VAT OSS oraz VAT IOSS, a także w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług.

Podatnicy muszą także pamiętać o tym, iż w formie ustrukturyzowanej w KSeF nie można wystawiać m.in. faktur pro forma, not korygujących ani duplikatów faktur.

Co więcej, w przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz zagranicznych kontrahentów i wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF polscy sprzedawcy muszą uzgodnić z nabywcą sposób jej udostępnienia.

JDG a paragony i faktury wystawiane przy pomocy kasy fiskalnej na gruncie KSeF

Zgodnie z art. 145n ust. 1 ustawy o VAT od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą nadal wystawiać:

• faktury elektroniczne lub papierowe przy użyciu kas rejestrujących,
• paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone.

W przypadku powyższych dokumentów podatnik nie ma obowiązku pozostawienia w swojej dokumentacji:

• numeru dokumentu oraz numeru unikatowego kasy rejestrującej zawartych na paragonie fiskalnym lub
• paragonu fiskalnego w postaci papierowej dotyczącego danej sprzedaży.

Faktury elektroniczne lub papierowe wystawione przy użyciu kas rejestrujących, których wartość sprzedaży oraz podatek VAT należny zostały ujęte w dobowym raporcie fiskalnym z kasy rejestrującej, ujmuje się w ewidencji sprzedaży JPK_V7X w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. 

Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku VAT należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji.

Brak kar związanych z KSeF w 2026 roku

Zgodnie z art. 106ni ustawy o VAT, jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

• nie wystawił faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
• podczas trwania awarii, niedostępności systemu albo w sytuacjach dopuszczających wystawienie faktury elektronicznej (art. 106nda ust. 1 ustawy o VAT) podatnik wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• nie przesłał w terminie do KSeF faktury wystawionej poza tym system z powodu awarii, niedostępności KSeF albo w sytuacjach dopuszczających wystawienie faktury elektronicznej

– od 1 stycznia 2027 roku organy podatkowe będą mogły nałożyć kary pieniężne za powyższe naruszenia obowiązków związanych z KSeF.

Warto wspomnieć również o tym, iż jeszcze do końca 2026 roku został odroczony obowiązek podawania numeru faktury nadanej przez KSeF w tytule przelewu za daną fakturę.

Logowanie i uwierzytelnienie do KSeF

Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej ma o tyle łatwiej, że uprawnienia do KSeF zostały mu nadane automatycznie. Przedsiębiorca nie musi składać zgłoszenia ZAW-FA, aby uzyskać dostęp do systemu. Każdy przedsiębiorca posiadający numer NIP ma już utworzone konto w KSeF. 

W praktyce oznacza to, że może od razu zalogować się do systemu za pomocą strony https://ap.KSeF.mf.gov.pl/web/ bez obowiązku składania wniosków o nadanie dostępu do KSeF.

Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) udostępniła darmowe narzędzia pozwalające podatnikowi na samodzielne wystawianie faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w KSeF albo za pomocą aplikacji rządowej „e-mikrofirma”.

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może zalogować się do KSeF za pomocą:

• profilu zaufanego,
• bankowości elektronicznej,
• e-dowodu,
• aplikacji mObywatel,
• podpisu elektronicznego,
• pieczęci elektronicznej.

Po zalogowaniu podatnik może już wystawiać albo odbierać faktury w KSeF.

Przypomnijmy, że z KSeF mogą korzystać właściwe uwierzytelnione podmioty, takie jak:

• podatnik,
• podmioty wskazane przez podatnika,
• organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne,
• osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników sądowych wykonujących czynności egzekucyjne,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne niż wymienione wyżej, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.

Co oznacza właściwie uwierzytelnienie?

Przedsiębiorca może również upoważnić do korzystania z systemu inne osoby, np. pracownika, księgowego z biura rachunkowego bądź inną osobę albo podmiot.

W tym celu po zalogowaniu do KSeF wybiera z menu po lewej stronie zakładkę „Uprawnienia”, a następnie „Zarządzaj uprawnieniami”. W tej zakładce przedsiębiorca może zarówno nadać uprawnienia, jak i je modyfikować, a nawet usunąć.

Przedsiębiorca może nadać uprawnienia do KSeF:

• osobie fizycznej do pracy w KSeF,
• osobie fizycznej do pracy dla klienta,
• osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów,
• podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania,
• do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy,
• podmiotowi do wystawiania faktur VAT RR.

Oprócz wskazania danych osoby lub podmiotu, którym nadaje się dostęp do KSeF, przedsiębiorca określa również zakres ich uprawnień (mogą być one szersze lub węższe).

W tym miejscu należy podkreślić, iż przedsiębiorca może korzystać z KSeF nie tylko poprzez rządową aplikację, ale również za pośrednictwem:

• programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF,
• bezpłatnych narzędzi udostępnionych na stronie KSeF.podatki.gov.pl, np. „e-mikrofirma”,
• aplikacji mobilnej KSeF.

Korzystanie z KSeF

W aplikacji podatnika KSeF przedsiębiorca, wybierając z menu zakładkę „Faktury”, może:

• wystawiać,
• odbierać,
• wczytywać

faktury ustrukturyzowane.

Przedsiębiorca (lub osoba uprawniona) może sprawdzić listę wszystkich faktur sprzedażowych, zakupowych z podziałem na podmioty.

Wystawiając fakturę sprzedaży, przedsiębiorca określa także dodatkowe parametry, takie jak:

• sprzedaż korzysta ze zwolnienia z VAT,
• podatnik stosuje metodę kasową VAT w odniesieniu do fakturowanej sprzedaży,
• podatnik stosuje procedurę VAT-MARŻA w odniesieniu do fakturowanej sprzedaży,
• podatnik stosuje mechanizm podzielonej płatności w odniesieniu do fakturowanej sprzedaży,
• stosowanie procedury VAT-OSS,
• oznaczenie TP – powiązania pomiędzy sprzedawcą a nabywcą,
• oznaczenie FP – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy,
• zwrot akcyzy – informacja dodatkowa związana ze zwrotem podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego,
• pozostałe oznaczenia.

Jeśli przedsiębiorca wystawia faktury za pomocą systemu księgowego lub innego programu do fakturowania, wówczas zaznaczenie wybranych opcji spowoduje naniesienie ich na fakturę ustrukturyzowaną, która zostanie automatycznie przesłana do KSeF.

Na koniec warto dodać, iż opcjonalnie przedsiębiorca może zamieścić na fakturze ustrukturyzowanej informacje, takie jak:

• dodatkowy opis
• rozliczenie (dodatkowe obciążenia do faktury albo odliczenia od faktury),
• płatność (kiedy zapłacono część lub całość faktury, rozliczenie poprzez skonto),
• warunki transakcji (dodać umowę, zamówienie, walutę umowną, opcje transportu),
• pozostałe informacje na fakturze.