Dobrze dobrany materiał dowodowy może przesądzić o wyniku postępowania sądowego. W procesach cywilnych strony coraz częściej wykorzystują różne dowody w sporze, w tym wydruki wiadomości e-mail, zapisy SMS-ów czy zrzuty ekranu. Ich skuteczność zależy jednak od sposobu pozyskania oraz możliwości potwierdzenia ich autentyczności. Czy sąd może uznać wydruk za wiarygodny, czy zawsze wymaga przedstawienia nośnika źródłowego?
Dowody w sporze jako cyfrowe dokumenty w postępowaniu cywilnym
W postępowaniu cywilnym pojęcie dokumentu nie ogranicza się do papierowego pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. W zależności od sposobu utrwalenia i przedstawienia materiału wiadomość e-mail, zapis wiadomości SMS lub zrzut ekranu mogą zostać zakwalifikowane jako dokumenty albo jako inne środki dowodowe.
Przepisy Ustawy z 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego przewidują również możliwość przeprowadzania dowodów z dokumentów zawierających zapis obrazu i dźwięku, a także z innych środków dowodowych. Ostatecznie o znaczeniu przedstawionego materiału decyduje sąd, dokonując jego oceny na podstawie całokształtu zgromadzonego materiału dowodowego.
Jeżeli druga strona zakwestionuje autentyczność wiadomości, jej pochodzenie, kompletność albo zgodność wydruku z zapisem źródłowym, sąd może uznać za konieczne przeprowadzenie dodatkowych dowodów. Strona, która powołuje się na określony fakt i wywodzi z niego skutki prawne, powinna wówczas przedstawić materiał pozwalający zweryfikować przedstawioną korespondencję. Sam wydruk nie traci automatycznie znaczenia dowodowego, lecz jego wiarygodność może wymagać potwierdzenia innymi środkami dowodowymi. Na stronie wywodzącej skutki prawne spoczywa wówczas ciężar wykazania, że wiadomość rzeczywiście pochodzi od wskazanego nadawcy, została wysłana w określonym czasie i nie została poddana manipulacji, takiej jak przycięcie kontekstu, zmiana treści czy modyfikacja nagłówków.
W przypadku sporu co do autentyczności lub kompletności korespondencji sąd może dopuścić dowody uzupełniające. W zależności od charakteru materiału może to obejmować okazanie telefonu, komputera albo innego nośnika, przedstawienie pełnego wątku korespondencji, przeprowadzenie oględzin urządzenia, analizę danych technicznych lub dopuszczenie dowodu z opinii biegłego. W odniesieniu do wiadomości e-mail znaczenie mogą mieć również informacje dotyczące sposobu wysłania i odbioru wiadomości, w tym dane zapisane w systemie pocztowym. Nie ma jednak zasady, zgodnie z którą sąd zawsze musi żądać przedstawienia oryginału albo przeprowadzać analizę informatyczną. Zakres postępowania dowodowego zależy od okoliczności konkretnej sprawy oraz od tego, jakie zarzuty zgłaszają strony.
Przykład 1.
Pracownik działu marketingu otrzymał od przełożonego polecenie służbowe dotyczące przygotowania kampanii w sposób, który w jego ocenie wykraczał poza ramy umowy o pracę oraz naruszał wewnętrzne standardy etyczne firmy. Komunikacja odbywała się głównie za pośrednictwem komunikatora internetowego.
Po rozwiązaniu stosunku pracy w trybie natychmiastowym pracodawca podniósł argument, że pracownik nie realizował swoich zadań. W procesie o przywrócenie do pracy pracownik przedłożył wydruki zrzutów ekranu, które miały dowodzić, że w rzeczywistości pracodawca akceptował inne działania, a spór o zakres zadań był jedynie pretekstem do zwolnienia. Czy same wydruki zrzutów ekranu będą wystarczające, jeżeli pracodawca zakwestionuje ich autentyczność i wskaże, że treść mogła zostać zmodyfikowana?
Sąd może uznać za potrzebne zweryfikowanie materiału w szerszym zakresie. Pracownik może przedstawić urządzenie, na którym zachowała się korespondencja, pełny zapis rozmowy albo inne materiały potwierdzające jej przebieg. Możliwe jest również zgłoszenie wniosku o przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego, jeżeli ustalenie autentyczności wymaga wiadomości specjalnych. Jeżeli istotne dane znajdują się w systemach pozostających pod kontrolą pracodawcy, pracownik może wnioskować o zobowiązanie pracodawcy do przedstawienia określonych dokumentów lub danych. Ocena znaczenia odmowy przedstawienia materiału należy do sądu i zależy od okoliczności sprawy.
Autentyczność i dowody w sporze – wpływ sposobu pozyskania materiału
Sposób pozyskania korespondencji może mieć znaczenie dla oceny jej wykorzystania w procesie, ale samo stwierdzenie naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, tajemnicy korespondencji albo dóbr osobistych nie prowadzi automatycznie do pominięcia dowodu.
Sąd powinien uwzględnić całokształt okoliczności, w tym charakter naruszenia, znaczenie dowodu dla rozstrzygnięcia oraz prawa osób, których korespondencja dotyczy. Osoba, która bezprawnie pozyskała lub rozpowszechniła cudzą korespondencję, może ponosić odpowiedzialność na podstawie przepisów prawa cywilnego, przepisów o ochronie danych osobowych albo innych regulacji. Nie oznacza to jednak, że materiał automatycznie staje się niedopuszczalny w postępowaniu cywilnym.
Przykład 2.
Współwłaściciel spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podejrzewał drugiego wspólnika o przekazywanie poufnych danych ofertowych konkurencji. Dowodem miały być wydruki wiadomości SMS, które w jakiś sposób weszły w posiadanie wspólnika inicjującego spór. Wiadomości te zawierały zrzuty ekranu z wewnętrznego systemu CRM firmy. Podejrzany wspólnik twierdzi, że wiadomości są wyrwane z kontekstu, a część z nich została spreparowana przez podstawioną osobę w celu przejęcia udziałów w spółce. Jakie kroki procesowe powinien podjąć sąd, aby ocenić wiarygodność tych wydruków w kontekście zarzutu o ich nielegalne pozyskanie?
Sąd powinien ustalić sposób pozyskania wiadomości oraz ocenić, jakie znaczenie ma ta okoliczność dla dopuszczalności i wiarygodności dowodu. Nieuprawniony dostęp do telefonu, komputera lub systemu informatycznego może prowadzić do odpowiedzialności na podstawie odrębnych przepisów, ale nie przesądza automatycznie o pominięciu materiału w postępowaniu cywilnym.
Do sądu należy również ocena, czy przedstawione wydruki są autentyczne, kompletne i zgodne z zapisem źródłowym. Pomocne może być przedstawienie urządzenia, na którym zachowała się korespondencja, pełnego ciągu wiadomości, danych technicznych albo innych materiałów umożliwiających weryfikację jej pochodzenia i integralności. Jeżeli ocena tych danych wymaga wiadomości specjalnych, sąd może dopuścić dowód z opinii biegłego.
Ocena wiadomości e-mail, SMS-ów i zrzutów ekranu powinna uwzględniać ich treść, kontekst, sposób komunikacji między stronami oraz zgodność z pozostałym materiałem dowodowym. Znaczenie może mieć między innymi to, czy strony wcześniej korzystały z danego kanału komunikacji, czy wiadomości tworzą spójny ciąg oraz czy ich treść znajduje potwierdzenie w innych dokumentach, zachowaniu stron lub przebiegu współpracy.
Sąd może zażądać przedstawienia pełnego wątku korespondencji albo elektronicznego źródła materiału, jeżeli jest to potrzebne do oceny jego autentyczności, kompletności lub wiarygodności. Nie istnieje jednak zasada, zgodnie z którą każda wątpliwość automatycznie zobowiązuje sąd do żądania oryginału.
Przykład 3.
Przedsiębiorca prowadzący firmę budowlaną odmówił zapłaty podwykonawcy za dodatkowe prace, twierdząc, że nigdy nie zostały one zlecone w formie pisemnej, a e-maile, na które powołuje się podwykonawca, są jedynie wymianą luźnych opinii. Podwykonawca przedstawia wydruki e-maili, w których kierownik budowy akceptuje kosztorys dodatkowy, ale nie posiada pisemnego aneksu do umowy. Czy w świetle art. 74 Ustawy z 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny, który ogranicza dowodzenie ze świadków w przypadku zastrzeżenia formy pisemnej, wydruki e-maili mogą zastąpić pisemny aneks?
Odpowiedź zależy przede wszystkim od tego, czy umowa lub przepis prawa wymagały zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, czy jedynie dla celów dowodowych. Jeżeli forma pisemna została zastrzeżona pod rygorem nieważności, sama wymiana wiadomości e-mail co do zasady nie zastąpi podpisanego aneksu. Jeżeli natomiast forma została zastrzeżona bez rygoru nieważności, wiadomości mogą mieć znaczenie przy ustalaniu treści uzgodnień i przebiegu współpracy.
Wydruk e-maila może również stanowić dokument pozwalający uprawdopodobnić dokonanie czynności prawnej. W przedstawionej sytuacji istotne będą także inne okoliczności, takie jak wykonanie dodatkowych prac, wiedza inwestora lub wykonawcy, odbiór robót oraz rozliczenia między stronami. Do pełnej oceny korespondencji warto przedstawić cały wątek wiadomości, a nie tylko pojedyncze fragmenty.
Podsumowanie
Wydruki e-maili, SMS-ów, zrzuty ekranu oraz inne zapisy cyfrowe mogą stanowić wartościowy materiał dowodowy w postępowaniu cywilnym. Sam fakt, że materiał został przedstawiony w formie wydruku, nie pozbawia go znaczenia, ale sąd ocenia jego wiarygodność w kontekście całego materiału dowodowego.
Jeżeli druga strona zakwestionuje autentyczność, pochodzenie lub kompletność korespondencji, może być konieczne przedstawienie dodatkowych dowodów, takich jak pełny wątek wiadomości, urządzenie źródłowe, dane techniczne albo opinia biegłego. Sąd nie ma jednak obowiązku automatycznego żądania „oryginału” każdego e-maila lub SMS-a. O tym, czy potrzebna jest dodatkowa weryfikacja, decydują okoliczności konkretnej sprawy oraz znaczenie danego materiału dla rozstrzygnięcia.
