Krajowy System e-Faktur rewolucjonizuje obieg dokumentów i sposób prowadzenia sporów między kontrahentami. Obecnie faktura z KSeF w sądzie staje się kluczowym dowodem w sprawach o zapłatę, zmieniając dotychczasowe procedury administracyjne i sądowe. Warto zrozumieć, jak te cyfrowe dokumenty wpływają na dowodzenie roszczeń przed sądem, ponieważ ich rola w weryfikacji terminu doręczenia oraz autentyczności transakcji jest nieoceniona dla współczesnego przedsiębiorcy.
Faktura z KSeF w sądzie cywilnym
Na start warto omówić kwalifikację prawną faktury z KSeF na gruncie prawa cywilnego i procesowego. W tym celu warto zajrzeć do ustawy o podatku od towarów i usług. Tam w art. 2 pkt 32a znajdziemy definicję legalną faktury z KSeF. Jak czytamy, przez „fakturę ustrukturyzowaną” należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Nie mówi to za wiele, dlatego też warto wyjaśnić to prostym i przystępnym językiem. Otóż faktura z KSeF to faktura ustrukturyzowana, czyli nowoczesny i w pełni cyfrowy rodzaj dokumentu sprzedażowego, który powstaje, jest przesyłany i przechowywany w jednym centralnym systemie rządowym. Jest to jednocześnie specjalny plik z danymi zapisywany w formacie XML. W zasadzie jest to ciąg kodu, który systemy księgowe czytają błyskawicznie i tłumaczą na dokument czytelny dla człowieka (który następnie może zapisać w formacie PDF i wydrukować). Działa to następująco: sprzedawca wystawia fakturę w swoim programie księgowym -> ta zamiast bezpośrednio do klienta, trafia do systemu KSeF -> system sprawdza, czy wszystko się zgadza, nadaje jej oficjalny numer i w zasadzie to wszystko -> klient ma ją na swoim koncie KSeF (faktura ta może też być zaczytana przez jego program księgowy).
Tak skonstruowana faktura jest dokumentem w rozumieniu art. 77³ Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Z kolei w postępowaniu cywilnym znajduje do niej zastosowanie art. 243¹ Kodeksu postępowania cywilnego stanowiący, że przepisy o dowodzie z dokumentów stosuje się do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców.
Mimo że e-faktura jest wystawiana przy użyciu systemu rządowego, to cały czas pozostaje dokumentem prywatnym. Zgodnie z art. 245 k.p.c. dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Nie oznacza to zatem automatycznego potwierdzenia prawdziwości wszystkich informacji zawartych w takim dokumencie.
Co udowadnia faktura z KSeF w sporze sądowym?
KSeF prowadzony jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej jako system teleinformatyczny i służy do wystawiania oraz otrzymywania faktur ustrukturyzowanych oraz nadawania im numerów identyfikujących. Podstawę prawną stanowi art. 106nd ustawy o VAT.
W związku z tym należy odróżnić dwie kwestie:
- pierwszą jest treść faktury. Wskazanie stron transakcji, przedmiotu świadczenia, ceny czy terminu płatności. W tym zakresie faktura zachowuje charakter dokumentu prywatnego;
- drugą jest informacja o zarejestrowaniu faktury w KSeF, nadaniu jej numeru oraz ustaleniu daty jej wystawienia. Elementy te wynikają z działania państwowego systemu i mogą być potwierdzone przez dane generowane przez KSeF.
Uznać należy, że dane takie jak fakt wpłynięcia faktury do systemu oraz numer dokumentu są bardziej wiarygodne aniżeli sama treść dokumentu określana przez przedsiębiorcę. Oznacza to, że znacznie trudniej będzie skutecznie kwestionować sam fakt wystawienia określonego dokumentu w określonym czasie niż np. kwotę długu. Wystawienie faktury na 100 tys. zł nie oznacza samo przez się, że przedsiębiorcy należy się 100 tys. zł od jego kontrahenta. Powód nadal musi wykazać podstawę swojego roszczenia. KSeF nie rozstrzyga przecież, czy usługa rzeczywiście została wykonana ani czy strony rzeczywiście zawarły umowę o treści zgodnej z danymi ujawnionymi na fakturze w KSeF.
Faktura z KSeF to koniec sporów o to, czy dokument został doręczony
Jedną z ważniejszych zmian z punktu widzenia sporów między przedsiębiorcami jest ustawowe określenie momentu otrzymania faktury. Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Natomiast zgodnie z ust. 3 tego przepisu fakturę uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Ma to duże znaczenie procesowe.
Przed wprowadzeniem KSeF w życie wierzyciel często był zmuszony wykazywać, czy faktura została doręczona kontrahentowi, a jeżeli tak, to kiedy. W zależności od sposobu jej wysłania mogło to wymagać przedstawienia potwierdzenia odbioru, raportu doręczenia wiadomości e-mail czy innych dowodów. Pamiętajmy, że dzień wystawienia dokumentu czy jego wysłania nie jest tożsamy z datą jego doręczenia.
W przypadku faktury z KSeF ustawodawca wprowadza jednoznaczny mechanizm: otóż moment przydzielenia numeru KSeF jest jednocześnie momentem jej otrzymania. Nie ma zatem znaczenia to, kiedy kontrahent faktycznie zalogował się do systemu, pobrał fakturę albo przekazał ją do programu księgowego. Istotne jest to, kiedy system zarejestrował dokument i nadał mu numer.
KSeF a termin zapłaty i odsetki
Sposób określania dnia otrzymania faktury może mieć bezpośrednie znaczenie dla wymagalności roszczenia. Zgodnie z art. 455 k.c., jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. W realiach gospodarczych najczęściej jednak spotyka się praktykę, zgodnie z którą w samej umowie zawarty jest zapis wskazujący termin na dokonanie zapłaty, np. 14 czy 30 dni, licząc od dnia doręczenia faktury.
W takim przypadku data przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF pozwala jednoznacznie ustalić moment otrzymania dokumentu. W konsekwencji o wiele łatwiejsze staje się ustalenie początku biegu terminu płatności, a następnie okresu opóźnienia. Ma to znaczenie również dla odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, których zasady określa ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
KSeF ułatwia zatem rozpatrywanie jednego z elementów sporu między przedsiębiorcami, czyli ustalenia, kiedy faktura została skutecznie przekazana dłużnikowi.
Czy faktura z KSeF pozwoli automatycznie uzyskać nakaz zapłaty?
Tutaj raczej nikogo nie zaskoczę – prawidłowo wystawiona faktura z KSeF nie tworzy automatycznie tytułu do egzekwowania długu. Sam fakt zarejestrowania faktury w systemie nie powoduje automatycznego powstania podstaw do wydania nakazu zapłaty.
Jak czytamy w art. 485 § 1 k.p.c., sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, jeżeli fakty uzasadniające dochodzone roszczenie są udowodnione dołączonym do pozwu:
- dokumentem urzędowym;
- zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem;
- wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu.
Otrzymanie faktury w KSeF przez kontrahenta nie oznacza jednak, że została ona przez niego „zaakceptowana” (art. 485 § 1 pkt 2 k.p.c.).
Nieco jednak inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku art. 485 § 2¹ k.p.c., dotyczącego roszczeń z transakcji handlowych objętych ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przepis ten przewiduje możliwość wydania nakazu zapłaty, gdy roszczenie zostanie udowodnione m.in. umową, dowodem spełnienia świadczenia wzajemnego niepieniężnego oraz dowodem doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku. W tym przypadku KSeF może znacząco uprościć sytuację wierzyciela. Numer identyfikujący fakturę w systemie pozwala bowiem wykazać moment jej otrzymania zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT.
Zatem zestawienie umowy, dowodu wykonania świadczenia oraz faktury z KSeF będzie stanowiło znacznie bardziej uporządkowany materiał dowodowy niż dotychczasowa dokumentacja oparta na fakturze i dodatkowych dowodach jej doręczenia.
Czy można zakwestionować fakturę z KSeF?
Istnienie KSeF ogranicza także znaczenie tej części zarzutów, które dotyczą technicznej autentyczności faktury. Faktura ustrukturyzowana jest sporządzana w formacie XML według określonego wzoru dokumentu elektronicznego, zgodnie z art. 106gb ustawy o VAT. Po zarejestrowaniu dokumentu w KSeF możliwe jest powiązanie jego treści z konkretnym numerem identyfikacyjnym oraz momentem jego rejestracji.
W sporze sądowym trudniejsze staje się zatem udowodnienie twierdzenia, że faktura została wystawiona w innym czasie, niż wynika to z danych systemu, albo że po jej zarejestrowaniu zmieniono jej treść. W zasadzie jest to niemożliwe.
Nie oznacza to jednak, że KSeF eliminuje wszystkie możliwe spory dotyczące faktury. Nadal można kwestionować jej podstawę gospodarczą, czyli fakt, że usługa została wykonana, zakres świadczenia, wysokość wynagrodzenia czy istnienie samego zobowiązania.
