Kryterium socjalne przyznawania świadczeń z ZFŚS – sprawdź zasady

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) od lat budzi duże zainteresowanie wśród pracodawców. Choć jego głównym celem jest łagodzenie różnic w poziomie życia zatrudnionych, to w praktyce często staje się wyzwaniem. Kluczowym elementem, o którym musi pamiętać każdy przedsiębiorca, jest kryterium socjalne przyznawania świadczeń z ZFŚS. Zgodnie z przepisami, wysokość wsparcia z ZFŚS powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak poprawnie interpretować te zasady w praktyce.

Rola ZFŚS 

Zasady dotyczące tworzenia i funkcjonowania ZFŚS uregulowane zostały w Ustawie z 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. 

Finansowanie ZFŚS

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego. Jego wysokość na jednego zatrudnionego wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W przedsiębiorstwach, które ze względu na liczbę pracowników mają obowiązek utworzyć ZFŚS, układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz.

Utworzenie ZFŚS

Obowiązek tworzenia ZFŚS dotyczy:

• pracodawców, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, 
• pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. 

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku między 20 a 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS. 

Kto korzysta z ZFŚS?

Podmioty uprawnione do korzystania ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa jego regulamin uzgodniony przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową. Jeśli organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe, z których każda zrzesza co najmniej 5% osób zatrudnionych u danego pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w ciągu 30 dni od dnia przekazania im tego regulaminu, decyzje w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Gdy w przedsiębiorstwie nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Pracodawca może przyznać uprawnienia do korzystania ze świadczeń oferowanych w ramach ZFŚS: 

• pracownikom i członkom ich rodziny, 
• emerytom, 
• rencistom, 
• byłym pracownikom i ich rodzinom, 
• innym osobom.

Działalność socjalna ZFŚS – co obejmuje? 

W ramach ZFŚS prowadzona jest działalność socjalna obejmująca świadczenia pracodawców na rzecz:

• różnych form wypoczynku; 
• działalności kulturalno-oświatowej; 
• działalności sportowo-rekreacyjnej; 
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego; 
• udzielania pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Kryterium socjalne przyznawania świadczeń z ZFŚS

Kryteria przyznawania ulg i świadczeń zależą od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Z uwagi na to pracownicy nie powinni otrzymywać świadczeń w takiej samej wysokości. Odmienne podejście prowadziłoby do sytuacji, kiedy nie występowałaby obligatoryjna przesłanka odwołania się do indywidualnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego do korzystania ze świadczeń oferowanych przez ZFŚS.

Przykład 1. 

W firmie, w której utworzono ZFŚS, pracuje pan Jan, który jest singlem, mieszka we własnym mieszkaniu, a jego jedynym źródłem utrzymania jest wynagrodzenie 5000 zł netto. Dochód na osobę w jego gospodarstwie domowym wynosi zatem 5000 zł. W tej samej firmie pracuje pani Anna, która wychowuje samotnie dwoje dzieci, wynajmuje mieszkanie, a jej sytuację komplikują wydatki na leczenie jednego z dzieci. Mimo identycznej pensji 5000 zł netto, po uwzględnieniu alimentów i zasiłków, dochód na osobę w jej rodzinie wynosi 2200 zł. Ich pracodawca chce im przyznać bony świąteczne o takiej samej wartości (500 zł), co argumentuje sprawiedliwym traktowaniem wszystkich zatrudnionych. Czy w takiej sytuacji postąpi słusznie? Nie, ponieważ takie działanie narusza przesłanki przyznawania świadczeń. Pracodawca ignoruje fakt, że pani Anna znajduje się w znacznie trudniejszej sytuacji materialnej i życiowej niż pan Jan. Powinien wprowadzić progi dochodowe przyznawania takich świadczeń, dzięki temu pani Anna otrzymałaby wyższe wsparcie niż pan Jan, co realizuje ustawowy cel funduszu, jakim jest pomoc osobom o najtrudniejszej sytuacji materialnej. Pan Jan otrzymałby wówczas mniejszą kwotę, co jest uzasadnione jego lepszą sytuacją ekonomiczną. Kryterium socjalne zostałoby wówczas w pełni zachowane.

Wypłata świadczeń z ZFŚS wymaga spełnienia kryterium socjalnego. Zdarza się, że pracodawca w regulaminie ZFŚS wskazuje kryteria pozasocjalne. W kontekście ZFŚS odnoszą się one do czynników innych niż sytuacja materialna, rodzinna i życiowa, od których pracodawcy uzależniają wypłatę świadczeń. Nie wszystkie kryteria pozasocjalne są niedopuszczalne. Wskazać należy, że niedopuszczalnymi kryteriami poza socjalnymi będą:

• staż pracy,
• rodzaj umowy,
• wymiar etatu,
• ocena pracy,
• wyniki w pracy.

Za dozwolone kryteria pozasocjalne uznaje się: przynależność do określonej grupy pracowników, limitowanie czasowe prawa do świadczeń, określenie minimalnego okresu urlopowego w przypadku uzyskania wsparcia oraz limitowanie ilościowe.

Konsekwencje zrównania form wsparcia

W przypadku przyznania pracownikom świadczeń z ZFŚS w takiej samej wysokości dochodzi nie tylko do naruszenia ustawy, co nie spełnia kryterium socjalnego, a co więcej – takie świadczenia nie mogą korzystać ze zwolnień podatkowych i skutkują koniecznością ich opodatkowania.

Wolne od podatku są przyznane z ZFŚS:

1. świadczenia otrzymywane przez emerytów, rencistów w związku z łączącym ich uprzednio z zakładem pracy stosunkiem służbowym, stosunkiem pracy lub spółdzielczym stosunkiem pracy do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 4500 zł;
2. zapomogi otrzymane w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niezależnie od ich wysokości;
3. wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł, przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi;
4. świadczenia otrzymane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach;
5. dopłaty do wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu dzieci i młodzieży do lat 18 finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych niezależnie od ich wysokości.

Kryterium socjalne przyznawania świadczeń z ZFŚS - podsumowanie

Podsumowując, stosowanie kryterium socjalnego nie jest jedynie dobrą praktyką, ale ustawowym obowiązkiem każdego pracodawcy zarządzającego środkami z ZFŚS. Odstępstwa od tej zasady, takie jak wypłacanie świadczeń w równej wysokości wszystkim zatrudnionym, nie spełniają przesłanek socjalnych z ustawy i mogą wiązać się z konsekwencjami w razie stwierdzenia takiej sytuacji w toku kontroli. Kluczem do sukcesu jest przejrzysty, precyzyjnie skonstruowany regulamin oraz rzetelne badanie dochodów w gospodarstwie domowym pracownika. Pamiętajmy, że fundusz socjalny ma z założenia charakter solidarnościowy. Prawidłowe stosowanie kryterium socjalnego pozwala zatem nie tylko działać w zgodzie z prawem, ale przede wszystkim budować kulturę organizacyjną opartą na realnym wsparciu dla osób, które w danej chwili potrzebują go najbardziej.