Poradnik Przedsiębiorcy

Rezygnacja z ZFŚS i wypłaty świadczenia urlopowego u małego pracodawcy

Korzystanie ze wsparcia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest sporym przywilejem dla większości pracowników. Część pracodawców może jednak zrezygnować z ZFŚS w swojej firmie, podobnie jak ma to miejsce w przypadku odmowy wypłaty świadczenia urlopowego. Aby tego jednak dokonać, niezbędne jest zachowanie stosownych procedur.

Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

ZFŚS stanowi pulę środków finansowych w danym zakładzie pracy, które przeznaczane są na zaspokajanie i wsparcie potrzeb socjalnych zatrudnionych pracowników. W praktyce z funduszu dokonuje się wypłat korzystnie oprocentowanych pożyczek firmowych, dofinansowania działalności kulturowo-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej, a także tworzenia żłobków i punktów przedszkolnych w firmie.

Wyrok SA w Poznaniu z 7 września 2016 roku (sygn. akt III AUa 2341/15)
Chociaż geneza funduszu świadczeń socjalnych wyraźnie wskazuje, że instytucja ta miała przyczynić się do zaspokajania potrzeb materialnych i bytowych pracowników, nigdy nie wiązano jej wyłącznie z zapewnieniem podstawowej egzystencji i udzielaniem pomocy jedynie najuboższym pracownikom. Sugestie takiej interpretacji może nasuwać nazwa funduszu. Zarówno w języku potocznym jaki nazwach różnych instytucji termin „socjalny” odnoszony jest do ubóstwa, zaspokajania podstawowych potrzeb egzystencjalnych. Fundusz nie jest jednak instytucją prawa publicznego, do której stosuje się obiektywne mierniki ubóstwa. Poziom świadczeń jest bardzo zróżnicowany w różnych zakładach pracy, podobnie jak potrzeby osób korzystających z jego zasobów, występuje również duża swoboda dookreślenia ustawowych kryteriów przyznawania świadczeń.

Okazuje się jednak, że o ile funkcjonowanie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w placówkach budżetowych jest normą, o tyle nie zawsze jest to praktykowane w przedsiębiorstwach prywatnych. Część pracodawców ma bowiem możliwość rezygnacji z ZFŚS – konieczne jest wówczas przejście przez stosowną procedurę, szczególnie gdy wcześniej fundusz taki funkcjonował w danej firmie.

Rezygnacja z ZFŚS

Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 oraz 1c Ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ZFŚS tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Możliwość rezygnacji z tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pojawia się w praktyce w przypadku tzw. małych przedsiębiorców, a więc takich, którzy zatrudniają mniej niż 20 osób. Jednak, mimo że w takim przypadku prawo pozwala na odstąpienie od tworzenia ZFŚS, pracodawca zobowiązany jest do przejścia odpowiedniej procedury, która wymaga zachowania konkretnych terminów. Dotyczy to także rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego – z wyłączeniem przypadków, które podlegają pod Kartę Nauczyciela.

Świadczenie urlopowe

Świadczenie urlopowe jest formą dodatkowego wynagrodzenia, które przyjmuje charakter dofinansowania wypoczynku danego pracownika. W rzeczywistości nie jest ono wypłacane z Funduszu Socjalnego, lecz z odrębnej puli pieniędzy. Świadczenia tego rodzaju są niezależne od wysokości otrzymywanego wynagrodzenia, stażu pracy lub aktualnej sytuacji materialnej pracownika. Podstawową grupą pracowniczą, która korzysta z takiego wsparcia, są nauczyciele.

W przypadku prywatnych przedsiębiorców świadczenia urlopowe nie są zbyt często spotykane. Jeżeli pracodawca chce z niego zrezygnować, musi przejść przez procedurę właściwą dla rezygnacji z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Procedura rezygnacji z ZFŚS oraz wypłaty świadczenia urlopowego

Pracodawca, który chce zrezygnować z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz wypłaty świadczenia urlopowego, zobowiązany jest do wprowadzenia odpowiednich zapisów rezygnacyjnych w dokumentach swojego zakładu pracy:

  • w układzie zbiorowym pracy – pod warunkiem, że układ ten obowiązuje w danym przedsiębiorstwie;
  • w regulaminie wynagradzania – pod warunkiem, że na 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia w zakładzie nieobjętym układem zbiorowym pracy wynosi mniej niż 50 pełnych etatów, jednak co najmniej 50 pracowników liczonych osobowo.

Pismo Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 23 stycznia 2017 roku
[…] jeśli u pracodawcy zatrudniającego na dzień 1 stycznia […] mniej niż 50 pracowników pracownicy objęci są regulaminem wynagradzania, wówczas postanowienia o nietworzeniu funduszu oraz o niewypłacaniu świadczenia urlopowego powinien zawierać regulamin wynagradzania uzgodniony ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają – z reprezentantem załogi.

Wyrok SO w Warszawie z 11 września 2008 roku (sygn. akt XII Pa 161/08)
Jeśli mała firma nie poinformuje załogi do końca stycznia o rezygnacji ze świadczeń urlopowych, musi je regulować przez cały ten rok.

Wyrok SO w Warszawie z 15 stycznia 2008 roku (sygn. akt XII Pa 442/07)
Informację o nietworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i niewypłacaniu świadczeń urlopowych w danym roku kalendarzowym należy przekazać podwładnym do końca stycznia tego roku w sposób przyjęty w zakładzie. Wynika tak z art. 3 ust. 3a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Powszechnie przyjmuje się, że firma prawidłowo wywiązuje się z tego obowiązku, wywieszając zawiadomienie na tablicy ogłoszeń, przesyłając je każdemu zatrudnionemu przez Internet czy wręczając osobiście.

Ogłoszenie o rezygnacji z ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego w danym zakładzie pracy nie wymaga stosowania żadnych szczególnych formularzy. Wystarczający jest nawet jednozdaniowy tekst, z którego będzie jasno wynikało, że w danym zakładzie pracy nie będzie utworzony fundusz lub że z określonym dniem przestaje on istnieć. Dotyczy to także rezygnacji z wypłaty świadczenia urlopowego.

Pracodawca nie jest zobowiązany do podawania uzasadnienia swojej decyzji, pracownicy nie mają możliwości żądania utworzenia funduszu lub wypłaty świadczeń urlopowych, jeśli przepisy ustawy pozwalają zatrudniającemu na wprowadzenie takich zmian do swojej firmy.

Zawieszenie ZFŚS oraz wypłaty świadczenia urlopowego podczas COVID-19

Pracodawcy mogą skorzystać ze szczególnego rozwiązania w sprawie zawieszenia stosowania ZFŚS oraz wypłaty świadczeń urlopowych na czas trwania obostrzeń związanych z pandemią COVID-19. Zgodnie z obowiązującą regulacją prawną – w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii pracodawcy, u których nastąpiły spadki obrotów określone w art. 15g ust. 9 lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń, o którym mowa w art. 15gb ust. 2 specustawy w sprawie COVID-19, mogą, na podstawie art. 15ge tej ustawy, zawiesić obowiązek tworzenia ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego.

Podsumowanie

Rezygnacja z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz wypłaty świadczenia urlopowego jest dopuszczalna w przypadku tzw. małych przedsiębiorców, którzy nie są zobowiązani do tworzenia ZFŚS. Pamiętajmy jednak, że rezygnacja wymaga od pracodawcy podania do wiadomości faktu zakończenia działalności funduszu oraz braku możliwości dalszego wypłacania świadczeń urlopowych (jeśli miały one do tej pory miejsce). Zatrudniający musi wprowadzić odpowiednie zapisy rezygnacyjne do układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania – w zależności od tego, który z tych dokumentów obowiązuje na terenie jego zakładu pracy. Jeśli przełożony nie poinformuje o rezygnacji swoich pracowników do końca stycznia danego roku, zarówno ZFŚS, jak i świadczenie urlopowe muszą obowiązywać w danym zakładzie przez cały rok kalendarzowy.