Ustanowienie bliskiej osoby pełnomocnikiem przedsiębiorcy to rozwiązanie łączące wygodę z rodzinnym zaufaniem. Mimo że operacyjnie znacząco ułatwia prowadzenie biznesu, budzi wiele pytań natury księgowej i prawnej. Czy wypłacane wynagrodzenie pełnomocnika można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu? Jakie składki ZUS należy opłacić w przypadku małżonka lub dziecka? W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć taką współpracę, aby uniknąć błędów w starciu z fiskusem i w pełni wykorzystać potencjał rodzinnej firmy.
Ustanowienie pełnomocnika i jego formy
Pełnomocnika do reprezentowania i spraw związanych z prowadzoną działalnością może ustanowić:
przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności,
osoba prawna wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego KRS,
jednostka nieposiadającą osobowości prawnej.
- pełnomocnictwa zwykłego,
- prokury.
Pełnomocnictwo zwykłe
Pełnomocnictwo określa zakres spraw lub czynności, które pełnomocnik może dokonywać, a za które odpowiedzialność ponosi osoba udzielająca pełnomocnictwa. Pełnomocnictwa do działania w imieniu firmy można udzielić więcej niż jednej osobie. Udzielenie pełnomocnictwa nie wyłącza możliwości samodzielnego dokonywania czynności przez mocodawcę.
Przykład 1.
Pan Rafał wyznaczył swoją żonę jako pełnomocnika do prowadzenia spraw przed ZUS, za co ma otrzymywać miesięcznie 1000 zł. Czy jest to prawnie dopuszczalne, a jeśli tak, to czy można wypłacać takiemu pełnomocnikowi wynagrodzenie? W obu przypadkach odpowiedź brzmi „tak”. Pełnomocnik może prowadzić ten konkretny rodzaj spraw i otrzymywać za to wypłatę.
- ogólne do spraw zwykłego zarządu, czyli bieżących działań dotyczących firmy;
- rodzajowe ograniczające pełnomocnika do działania w konkretnych sprawach.
- szczegółowe udzielane do konkretnej czynności.
Prokura
Prokura to pełnomocnictwo, które może zostać udzielone przez przedsiębiorcę, który podlega obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Obejmuje ono umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa, którego nie można ograniczyć ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Wynagrodzenie pełnomocnika i prokurenta – zasady rozliczeń
Czy pełnomocnicy mogą otrzymywać wynagrodzenie? Tak, nie ma co do tego żadnych przeciwwskazań. Problematyczne może być jednak to, jak takie wynagrodzenie należy rozliczyć.
W przypadku zatrudnienia prokurenta na podstawie umowy o pracę lub zlecenie podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, w tym:
- emerytalnemu,
- rentowemu,
- wypadkowemu,
- zdrowotnemu.
Ubezpieczenie chorobowe w przypadku umowy o pracę jest obowiązkowe, a w przypadku umowy zlecenie – dobrowolne.
Przykład 2.
Pan Iwo został ustanowiony prokurentem uchwałą zarządu. Za pełnienie tej funkcji otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 5000 zł brutto. Nie ma podpisanej żadnej innej umowy ze spółką. W tej samej firmie żona właściciela, pani Natalia, została ustanowiona pełnomocnikiem i ma otrzymywać miesięcznie 4000 zł. Jak wygląda kwestia oskładkowania tych wynagrodzeń? Powołanie pana Iwona na prokurenta i pani Natalii na pełnomocnika nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych, dlatego składka emerytalna, rentowa i chorobowa nie jest odprowadzana do ZUS. W przypadku prokurenta pana Iwona odprowadzana będzie składka zdrowotna wynosząca 9%, a w przypadku Pani Natalii ten obowiązek nie występuje. Sytuacja wyglądałaby inaczej gdyby prokurent lub pełnomocnik był zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie.
Opodatkowanie wynagrodzenie pełnomocnika i prokurenta w praktyce
Jeśli chodzi o opodatkowanie wynagrodzenia wypłacanego pełnomocnikowi, to w przypadku prokury jest ono opodatkowane według skali podatkowej. Występują jednak różnice w jego rozliczaniu, które zależą od tego, na jakiej podstawie czynności wykonuje prokurent. Jeśli prokurent zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej (np. zlecenie) obowiązek poboru podatku dochodowego obciąża płatnika. W przypadku prokury wynikającej jedynie z powołania prokurenci samodzielnie muszą dokonać rozliczenia podatku od wynagrodzenia jako przychodów z innych źródeł wymieniony w art. 20 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przykład 3.
Pan Aleksander prowadzi firmę budowlaną i ustanowił swojego syna, Łukasza, pełnomocnikiem na podstawie pełnomocnictwa zwykłego. Za tę funkcję pan Łukasz otrzymuje wynagrodzenie 2000 zł miesięcznie. Jak będzie wyglądało rozliczenie podatku dochodowego w tej sytuacji? Pan Aleksander wypłaca synowi pełne 2000 zł, nie dokonuje bowiem potrąceń zaliczek na podatek ani składek. Po zakończeniu roku (do końca stycznia) Pan Aleksander musi jednak wystawić informację PIT-11, wykazując te kwoty w sekcji „Inne źródła”. Pan Łukasz dopiero w zeznaniu rocznym, które składa do 30 kwietnia następnego roku, wykazuje łączną sumę 24 000 zł i od tej kwoty oblicza oraz płaci podatek według skali 12% lub 32%.
Przykład 4.
Pani Anna zatrudnia swoją córkę, Julię, na podstawie umowy zlecenie. Do obowiązków Julii należy reprezentowanie firmy przed kontrahentami, a pełnomocnictwo jest elementem zlecenia, za które otrzymuje 2000 zł brutto miesięcznie. Jak tutaj będzie rozliczane wynagrodzenie Julii? Jako płatnik pani Anna musi odliczyć od kwoty 2000 zł koszty uzyskania przychodu oraz obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy. Co miesiąc przelewa wyliczony podatek do urzędu skarbowego. Julia otrzymuje na konto kwotę netto, czyli pomniejszoną o podatek i składki ZUS. Julia na koniec roku otrzymuje PIT-11, w którym widnieją już pobrane zaliczki. W swoim zeznaniu rocznym jedynie potwierdza te dane i zazwyczaj nie musi nic dopłacać, bo podatek był płacony na bieżąco.
Wynagrodzenie pełnomocnika lub prokurenta jako koszt firmy
Zakwalifikowanie wydatku poniesionego przez podatnika do kosztów uzyskania przychodu wymaga spełnienia kilku warunków, a mianowicie wydatek musi:
- zostać poniesiony przez podatnika;
- być rzeczywisty;
- pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- zostać poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- zostać właściwie udokumentowany;
- nie być zaliczony do wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów na mocy przepisów prawa podatkowego.
Podsumowanie
Prawidłowe rozliczanie wynagrodzenia dla członka rodziny będącego pełnomocnikiem wymaga od przedsiębiorcy dużej uważności i precyzyjnego rozróżnienia między obowiązkami pracowniczymi a uprawnieniami wynikającymi z pełnomocnictwa lub prokury, będącej szczególnego rodzaju pełnomocnictwem. Kluczem do sukcesu jest tutaj rzetelna dokumentacja oraz świadomość specyficznych przepisów dotyczących osób reprezentujących firmę.
