Likwidacja ZFŚS a niewykorzystana wartość odpisu

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca w miarę możliwości zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników, często poprzez zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Przepisy ustawy o ZFŚS są na tyle elastyczne, że pozwalają nie tylko kształtować wysokość odpisu na fundusz, ale również umożliwiają jego nietworzenie. W artykule wyjaśniamy, na czym polega likwidacja ZFŚS i jakie są jej konsekwencje.

Czemu służy ZFŚS?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest przeznaczony na:

• finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz uprawnionych osób, która obejmuje usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową;
• dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych;
• tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego;
• (art. 1 ust. 1, art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs).

Kto tworzy ZFŚS?

Ustawa o zfśs nakłada obowiązek tworzenia funduszu na pracodawców zatrudniających, według stanu na 1 stycznia danego roku:

• co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – jeżeli zawnioskuje o to zakładowa organizacja związkowa.

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą obowiązkowo zfśs, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Pracodawcy zatrudniający, według stanu na 1 stycznia danego roku, mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zfśs lub mogą wypłacać raz w roku świadczenie urlopowe każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 1, 1c, 2, 3 i 4 ustawy o zfśs).

Odpis na ZFŚS i zwiększenia odpisu

Zfśs tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. 

Wysokość odpisu podstawowego wynosi:

• na jednego zatrudnionego – 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą (dalej „przeciętne wynagrodzenie miesięczne”);
• na jednego pracownika młodocianego, w pierwszym roku nauki – 5%, w drugim roku nauki – 6%, a w trzecim roku nauki – 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego;
• na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze, w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o:

• 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności;
• 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, na każdego emeryta i rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę;
• 7,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy zfśs w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów.

Ponadto środki zfśs zwiększa się o:

• wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej;
• darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych;
• odsetki od środków funduszu;
• wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe;
• wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego;
• przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych;
• przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych;
• inne środki określone w odrębnych przepisach (art. 5, 6 i 7 ust. 1 ustawy o zfśs).

Możliwość rezygnacji z tworzenia ZFŚS

Pracodawcy zobowiązani do tworzenia zfśs mogą uwolnić się od tego obowiązku, zamieszczając postanowienie o nietworzeniu zfśs:

• w układzie zbiorowym pracy,
• w regulaminie pracy – w przypadku gdy ich pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy.

Postanowienie o nietworzeniu zfśs wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

O nietworzeniu zfśs nie mogą postanowić pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (art. 4, art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs).

Likwidacja ZFŚS - skutki

Zrezygnowanie przez pracodawcę z tworzenia zfśs (w tym decyzja o likwidacji funduszu) rodzi wyłącznie skutki na przyszłość, nie wpływa natomiast na zasady gospodarowania środkami zgromadzonymi już na rachunku funduszu. Środki te, aż do ich wyczerpania, można wydatkować tylko zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o zfśs oraz w obowiązującym u pracodawcy regulaminie ustalającym zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z zfśs, a także zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, uzgodnionym z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W konsekwencji całkowita likwidacja zfśs następuje dopiero z chwilą wydania wszystkich środków zgromadzonych na rachunku bankowym funduszu.

Jeżeli postanowienie układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania o nietworzeniu zfśs wchodzi w życie 1 stycznia danego roku kalendarzowego, w roku tym pracodawca nie dokonuje już żadnych odpisów na ten fundusz ani jego zwiększeń. Jeśli natomiast postanowienie takie zaczyna obowiązywać w ciągu roku kalendarzowego, to tego czasu pracodawca powinien naliczać i odprowadzać odpisy na zfśs i ewentualne zwiększenia funduszu. 

Przykład 1.

Pracodawca dokonał zmiany regulaminu wynagradzania, wprowadzając do jego treści postanowienie o nietworzeniu zfśs i ustalając, że postanowienie to obowiązuje od dnia wejścia w życie wspomnianej zmiany, tj. po upływie dwóch tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u pracodawcy (patrz art. 772 § 6 kp). Ze zmianą regulaminu wynagradzania pracownicy zostali zapoznani 5 września 2025 roku, co oznacza, że weszła ona w życie 19 września 2025 roku. 31 maja 2025 roku, zgodnie z wymogiem ustawowym, pracodawca przekazał na rachunek bankowy zfśs kwotę stanowiącą 75% równowartości odpisów na fundusz. W związku z tym, że postanowienie o nietworzeniu zfśs obowiązuje od 19 września 2025 roku, pracodawca nie musi już przekazywać na rachunek funduszu równowartości pozostałej części odpisów oraz ewentualnych zwiększeń zfśs, gdyż termin ich dokonania miał upłynąć dopiero 30 września 2025 roku.

Podsumowując, pracodawca decydujący o likwidacji zfśs funkcjonującego do tej pory w jego zakładzie pracy, ma obowiązek wydatkować środki tego funduszu, do czasu ich całkowitego wyczerpania, na zasadach wynikających z ustawy o zfśs i obowiązującego u pracodawcy regulaminu gospodarowania funduszem. Postanowienie o likwidacji zfśs zwalnia natomiast pracodawcę, z dniem wejścia w życie tego postanowienia, z przekazywania na rachunek zfśs równowartości odpisów i zwiększeń funduszu.