Ograniczenia i wyłączenia obowiązku tworzenia ZFŚS - konsekwencje dla pracodawców

Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników na umowę o pracę zobowiązani są do zaspokajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb swoich pracowników – stosownie do swoich możliwości i warunków (art. 16 i art. 94 pkt 8 Kodeksu pracy).

Jakie obowiązki nakłada na pracodawców ZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Jednym ze sposobów na częściową realizację ww. obowiązku jest prowadzenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (zwanego dalej ZFŚS). Zasady tworzenia i gospodarowania środkami ZFŚS zostały uregulowane w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r. poz. 2191) – dalej ustawa o ZFŚS. Nakłada ona na przedsiębiorców poważne obowiązki, które warto znać, aby nie narazić się na kary finansowe ze strony organów kontroli.

Według ww. ustawy, do utworzenia ZFŚS zobowiązani są pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej – jeśli taka u danego pracodawcy funkcjonuje. Organizacja związkowa może też zdecydować, że ZFŚS nie będzie tworzony.

Przedsiębiorca, który utworzy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jest obowiązany do gospodarowania środkami ZFŚS według przepisów prawa. Obsługa ZFŚS nie jest taka prosta, jak mogłoby się wydawać i wymaga dodatkowej pracy osób go obsługujących (komisji socjalnej, księgowej, kadrowej). ZFŚS musi zostać utworzony i działać zgodnie z obowiązującymi przepisami. Sprawę utrudniają niedomówienia dotyczące sposobów wydatkowania środków ZFŚS oraz niejednolite orzecznictwo sądowe.

Jednocześnie warto wspomnieć, że środki wydatkowane niezgodnie z ustawą o ZFŚS (nawet w dobrej wierze) stanowią podstawę do naliczenia składek na ZUS jako dodatkowe wynagrodzenie pracownika. ZFŚS podlega również kontrolom Państwowej Inspekcji Pracy oraz urzędu skarbowego.

Czasami kondycja finansowa niektórych przedsiębiorców nie pozwala na wyodrębnienie dodatkowych środków na działalność socjalną. Mniejsi przedsiębiorcy (do 50 etatów) mają wybór, czy tworzyć ZFŚS, czy nie. Jednak należy pamiętać, że nietworzenie ZFŚS wiąże się z innymi konsekwencjami.

Co zatem z pracodawcami, którzy nie są zobligowani do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS)?

Otóż ustawa o ZFŚS obliguje tę grupę pracodawców do wypłaty świadczenia urlopowego.

Nadmieńmy, że mowa tutaj o bardzo licznej grupie przedsiębiorców, do której zaliczają się m.in. wszyscy zatrudniających nawet jedną osobę (m.in. nieduże sklepy, małe lokale gastronomiczne, lokalne firmy usługowe). Jak wynika z Raportu o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw wydanego w 2016 r. przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości, liczba polskich przedsiębiorstw zbliża się do 2 milionów - dane za 2014 rok mówią o 1,84 milionach. Wśród nich przedsiębiorstwa mikro stanowią 1,76 mln, a małe 59,2 tys. Wynika z tego, że sytuacja wypłaty świadczenia urlopowego może dotyczyć blisko 98,9% przedsiębiorców. Według danych GUS z 2014 r. 38,2% wszystkich pracujących jest zatrudnionych w firmach do 10 pracowników, a 13,4% pracujących świadczy swoją pracę w przedsiębiorstwach zatrudniających 10-49 pracowników. Zatem wypłata świadczenia urlopowego może dotyczyć około połowy wszystkich zatrudnionych w naszym kraju.

Często mikro- i mali przedsiębiorcy nie są świadomi ciążącego na nich obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego dla swoich pracowników.

Wysokość świadczenia urlopowego jest ustalana proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika i w 2018 r. stanowi maksymalnie kwotę:

• 1185,66 zł na pracownika zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach pracy w pełnym wymiarze czasu pracy,

• 1580,89 zł na pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych.

Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata ww. świadczenia musi zostać dokonana najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego.  Świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne ani zdrowotne.

Przykład 1.

Jan Kowalski jest zatrudniony na pół etatu jako księgowy u pracodawcy zatrudniającego 9 osób. Pracodawca jest zobowiązany do wypłaty świadczenia urlopowego. Pan Jan złożył wniosek o urlop w dniach od 30 kwietnia do 11 maja 2018 r. – łącznie 8 dni roboczych.  Wraz z weekendami i dniami wolnymi jego urlop będzie trwał 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca powinien wypłacić mu świadczenie urlopowe najpóźniej 27 kwietnia 2018 r. w kwocie 592,83 zł (1/2 kwoty, ponieważ pan Jan pracuje na 1/2 etatu).  

Warto zauważyć, że pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą wydatkować środki ZFŚS według przepisów ustawy o ZFŚS, a wypłacane świadczenia są uznaniowe i nie mają charakteru roszczeniowego, co oznacza, że pracownik nie może się ubiegać o żaden ekwiwalent (zadośćuczynienie pieniężne), jeśli nie otrzymał świadczenia, o które wnioskował. Natomiast świadczenie urlopowe jest obligatoryjne, co oznacza, że należy się każdemu pracownikowi po spełnieniu warunku urlopu.

Nie tworzą ZFŚS, ani nie wypłacają świadczenia urlopowego pracodawcy, którzy:

• zatrudniają według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie są objęci układem zbiorowym pracy, tj. nie działa u nich żadna organizacja związkowa oraz nie są zobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania - jeśli przekażą swoim pracownikom informacje w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego w terminie do 31 stycznia danego roku kalendarzowego. Informacje te powinny zostać przekazane w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy – może to być wywieszenie na tablicy ogłoszeń, poprzez wewnętrzny intranet lub np. wręczając każdemu pracownikowi pismo z informacją za potwierdzeniem przyjęcia.  

• zatrudniają co najmniej 50 pracowników na 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty, są objęci układem zbiorowym pracy, ale w układzie zbiorowym zawrą postanowienia w sprawie nietworzenia ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego. Jeżeli natomiast u takich pracodawców pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia  ZFŚS i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w regulaminie wynagradzania. U pracodawców zatrudniających co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, u których nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie nietworzenia ZFŚS wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Zatem przedsiębiorcy, którzy dopilnują powyższych warunków, nie muszą wypłacać  świadczenia urlopowego, ani tworzyć ZFŚS. To dobra wiadomość szczególnie dla tych pracodawców, którzy są w trudniejszej kondycji finansowej i powyższe byłaby dla nich dużym obciążeniem.

Na zakończenie warto przypomnieć brzmienie art. 12a ustawy o ZFŚS mówiące o tym, że kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym w imieniu pracodawcy za wykonywanie przepisów ustawy o ZFŚS, nie wykonuje tych przepisów albo podejmuje działania niezgodne z przepisami, podlega karze grzywny. W sprawach grzywny orzeka się na podstawie wniosku Państwowej Inspekcji Pracy w trybie określonym przepisami Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.