Pracodawcy, którzy na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty co do zasady mają obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, mogą jednak z tego zrezygnować. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników nie musi tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenia finansowane z ZFŚS muszą spełniać kryteria działalności socjalnej, za którą rozumie się świadczenia na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy rzeczowej lub finansowej, a także pomoc na cele mieszkaniowe.
Świadczenia finansowane z ZFŚS - zasady i warunki korzystania z funduszu
Pracodawca jest zarządcą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i ma obowiązek gospodarowania środkami funduszu zgodnie z przepisami. Zasady i warunki przyznawania świadczeń finansowanych z ZFŚS pracodawca określa w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który musi być zgodny z art. 27 ust. 1 lub art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. Jeżeli w zakładzie pracy nie działają związki zawodowe, wówczas regulamin uzgadnia się z pracownikiem wybranym przez resztę zatrudnionych do reprezentowania pracowników przed pracodawcą.
Sygn. akt I UK 121/09
(…) Podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 1 ustawy (…) stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione - w sensie prawnym - jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Innymi słowy, pomoc z funduszu, może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.
Pracodawca, który sfinansuje z ZFŚS wydatki, które nie spełniają warunków działalności socjalnej, może zostać ukarany przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy mandatem, którego wysokość może wynieść do 5000 zł.
Świadczenia finansowane z ZFŚS jako podstawa oskładkowania i opodatkowania
Świadczenia finansowane z ZFŚS, które spełniają kryteria dotyczące działalności socjalnej oraz pozostałe określone ustawą, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz są wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Otrzymane przez pracownika świadczenia finansowane z ZFŚS stanowią przychód podatkowy ze stosunku pracy, przy czym nie w każdym przypadku podlega on opodatkowaniu. Świadczenia finansowane z ZFŚS mogą korzystać ze zwolnienia z opodatkowania, jeżeli:
- mają charakter świadczeń rzeczowych lub pieniężnych,
- są w całości finansowane z funduszu,
- otrzymywane są w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS,
- ich wysokość nie przekracza w roku podatkowym kwoty 2000 zł (nadwyżka podlega opodatkowaniu).
By świadczenie mogło być zwolnione z opodatkowania, powyższe warunki muszą zostać spełnione łącznie.
Dla emerytów i rencistów będących byłymi pracownikami wolne od podatku dochodowego są świadczenia finansowane z ZFŚS do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 3000 zł.
Koszt uzyskania przychodu przedsiębiorstwa a świadczenia finansowane z ZFŚŚ
Wydatki poniesione przez pracodawcę na działalność socjalną, która jest finansowana z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, gdyż kosztem podatkowym jest odpis przeznaczany na ten fundusz, pod warunkiem, że środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS.
