ZFŚS – dozwolone i niedozwolone kryteria pozasocjalne

Fundamentem funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest tzw. kryterium socjalne, czyli uzależnienie przyznawania ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. W praktyce regulaminy ZFŚS zawierają także tzw. kryteria pozasocjalne. Choć nie mogą one zastępować badania zamożności pracownika przy przyznawaniu zapomóg czy dopłat do wypoczynku, odgrywają rolę w przyznawaniu świadczeń.

ZFŚS – cel i oferowane świadczenia

ZFŚŚ przeznaczony jest do:

• finansowania działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu;
• dofinansowania zakładowych obiektów socjalnych;
• tworzenia zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego. 

Działalność socjalna ZFŚŚ obejmuje świadczenia pracodawców na rzecz:

• różnych form wypoczynku; 
• działalności kulturalno-oświatowej; 
• działalności sportowo-rekreacyjnej; 
• opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego; 
• udzielania pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Uprawnieni do świadczeń

Pracodawca, u którego utworzono ZFŚS, określa katalog podmiotów mających uprawnienia do korzystania ze świadczeń oferowanych w ramach ZFŚS. Mogą one zostać przyznane następującym grupom osób:

• pracownikom,
• członkom rodziny pracowników, 
• emerytom, 
• rencistom, 
• byłym pracownikom i ich rodzinom, 
• innym osobom.

Tworzenie ZFŚS 

ZFŚS nie funkcjonuje w każdym zakładzie pracy. Są określone kategorie podmiotów, które muszą go utworzyć, ale także takie, które mogą uczynić to fakultatywnie. Obowiązek utworzenia ZFŚS obciąża:

1. pracodawców, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty;
2. pracodawców prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. 

W przypadku, gdy na pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek tworzenia ZFŚS, ale obowiązuje u niego układ zbiorowy pracy, wówczas strony układu mogą podjąć decyzję o tym, aby nie tworzyć ZFŚS. Rozwiązanie to nie dotyczy pracodawcy prowadzącego działalność w formie jednostek budżetowych i zakładów samorządowych, który ma bezwzględny obowiązek utworzenia ZFŚS.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą ZFŚS na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć ZFŚS. 

Kryterium socjalne 

Ustawa określa główne kryteria przyznawania ulg i świadczeń z ZFŚS, które są uzależnione od: 

• sytuacji życiowej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu,
• sytuacji rodzinnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu,
• sytuacji materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Przyznawanie świadczeń z ZFŚS w takiej samej wysokości dla wszystkich pracowników prowadziłoby do niespełnienia przesłanek socjalnych. W konsekwencji takie świadczenia nie mogą korzystać ze zwolnień podatkowych i skutkują koniecznością ich opodatkowania.

Niedopuszczalne kryteria pozaocjalne

Niedopuszczalne kryteria pozasocjalne to:

• staż pracy,
• rodzaj umowy,
• wymiar etatu,
• ocena pracy,
• wyniki w pracy.

Przykład 1. 

Czy zapis w regulaminie ZFŚS następującej treści: „Wysokość dofinansowania do wypoczynku zależy od stażu pracy w firmie. Pracownicy ze stażem do 5 lat otrzymują 500 zł, a pracownicy ze stażem powyżej 5 lat otrzymują 1000 zł. Osoby zatrudnione na 1/2 etatu otrzymują połowę kwoty” jest prawidłowy? Staż pracy to kryterium pozapłacowe, które nie odzwierciedla sytuacji socjalnej. Bogaty pracownik z długim stażem dostałby więcej niż niezamożny pracownik z krótkim stażem. Wymiar etatu dyskryminuje pracowników niepełnoetatowych. Środki z ZFŚS nie są wynagrodzeniem za pracę, lecz pomocą społeczną. Ten zapis jest nieprawidłowy, zawiera niedozwolone kryteria pozapłacowe. 

Staż pracy to kryterium całkowicie oderwane od sytuacji materialnej uprawnionych do świadczeń, które nie może być stosowane do limitowania świadczeń z ZFŚS.

Różnicowanie świadczeń w zależności od tego, czy pracownik jest na pełnym, czy częściowym etacie, również jest niedopuszczalne.

Dla świadczeń z ZFŚS nie powinno mieć znaczenia, czy pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę na czas określony, nieokreślony, czy umowę o pracę na okres próbny. Różnicowanie to mogłoby stanowić przejaw dyskryminacji. 

Ocena pracy również nie może być uwzględniana jako kryterium pozasocjalne warunkujące prawo do świadczeń z ZFŚS. Podobnie osiągane wyniki. Wyniki w pracy mogą mieć wpływ na ewentualne premie przyznawane pracownikom, ale nie na świadczenia o charakterze socjalnym.

Dozwolone kryteria pozasocjalne

Dozwolone kryteria pozasocjalne to:

• limitowanie podmiotowe z uwagi na przynależność do określonej grupy, np. członkowie rodziny;
• limitowanie czasowe prawa do świadczeń;
• limitowane ilościowe w przyjętym okresie;
• określenie minimalnego okresu urlopowego w przypadku uzyskania wsparcia.

Przykład 2. 

Czy następujący zapis może znaleźć się w regulaminie ZFŚS: „O dofinansowanie do wypoczynku może ubiegać się pracownik, który wykorzystał minimum 10 dni nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego (kryterium pozasocjalne – organizacyjne). Świadczenie przysługuje raz w roku kalendarzowym (limitowanie ilościowe i czasowe). Wysokość świadczenia zależy od dochodu na członka rodziny: dochód do 3000 zł – 1200 zł dofinansowania, dochód powyżej 3000 zł – 800 zł dofinansowania”? Ten zapis jest prawidłowy, ponieważ zawiera dozwolone kryterium pozasocjalne, jakim jest wymóg 14 dni urlopu, dozwolone limitowanie, które pozwala sprawiedliwie podzielić budżet między wszystkich zatrudnionych, zawiera kryterium socjalne, które decyduje o tym, ile pieniędzy trafi do kieszeni pracownika.

Przynależność do określonej grupy jako kryterium pozasocjalne polega na tym, że regulamin ZFŚS określa katalog podmiotów określonych do otrzymania danego świadczenia. Limitowanie podmiotowe danego świadczenia ze względu na jego specyfikę albo specyfikę adresata nie narusza nakazu równego traktowania. Dobrym przykładem jest np. przyznanie dzieciom pracowników paczek mikołajkowych. Ważne, aby definicja grupy dla danego świadczenia była jasna i obiektywna. 

Limitowane ilościowe polega na określeniu, ile razy dane świadczenie może być przyznane w  danym okresie. Przykładem tego jest zapis, że dofinansowanie do biletów do kina przysługuje maksymalnie 4 razy w roku kalendarzowym. Limitowanie czasowe polega na tym, że określa, jak często dane świadczenie w przyjętym okresie może być przyznane. Przykładowo zapis z tym kryterium może brzmieć: „o zapomogę losową można ubiegać się nie częściej niż raz na 6 miesięcy”. 

Bardzo popularne kryterium pozasocjalne występuje przy „wczasach pod gruszą”, kiedy pracodawca może wymagać, aby pracownik wykorzystał jednorazowo np. 14 dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego, aby otrzymać dopłatę. Ma to na celu wymuszenie realnego odpoczynku i regeneracji sił.

Odpis podstawowy

ZFŚS jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego. Odpis podstawowy wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. 

Wysokość odpisu podstawowego w przypadku pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. 

ZFŚS musi mieć ustalony regulamin. Regulamin opracowuje pracodawca z zakładową organizacją związkową. Jeśli organizacje związkowe albo reprezentatywne organizacje związkowe, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę tego regulaminu, decyzję w sprawie jego ustalenia podejmuje pracodawca po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk organizacji związkowych. Gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, pracodawca uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Weryfikacja przesłanek socjalnych na potrzeby ZFŚS

Weryfikacja spełnienia przesłanek socjalnych w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia pracownika. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, a w szczególności na podstawie:

• oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej) osoby uprawnionej do korzystania z funduszu,
• oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji rodzinnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu,
• oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

Podsumowanie

Granica między dozwolonymi a niedozwolonymi kryteriami pozasocjalnymi może wydawać się cienka. O ile limity ilościowe czy wymóg minimalnego urlopu pomagają w sprawiedliwym zarządzaniu środkami, o tyle staż pracy czy wymiar etatu przy ustalaniu wysokości dopłat stanowią kryteria dyskryminujące. Dobrze sformułowany regulamin to taki, który wprowadza porządek, nie naruszając przy tym socjalnego charakteru funduszu.