Wydawać by się mogło, że o Krajowym Systemie e-Faktur powiedziano i napisano już wszystko. Jest to w końcu kolejny system do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur. Z tym że nie do końca. Jest to przede wszystkim centralna ewidencja, do której dostęp w czasie rzeczywistym mają organy skarbowe. Sprawia to, że każda decyzja podejmowana w związku z rozliczeniem sprzedaży musi być dobrze przemyślana, ponieważ nie będzie później możliwości cofnięcia czy anulowania dokumentu. Wszystko zostanie w bazie. To z kolei powoduje, że prawidłowe rozliczenia pracownicze i delegacje służbowe będą musiały być traktowane w zupełnie inny, o wiele bardziej rygorystyczny sposób niż dotychczas. Zakupy służbowe od 1 kwietnia 2026 roku będą trafiały do pracodawcy wyłącznie przez KSeF, a nie do rąk pracownika. To oznacza konieczność wdrożenia nowych procedur księgowych, zarówno pod kątem organizacyjnym, jak i tego, co może ostatecznie trafić w koszty prowadzenia działalności.
KSeF – podstawowe założenia
Czym jest KSeF, wie zapewne każdy, dlatego też na wstępie jedynie krótkie przypomnienie. Krajowy System e-Faktur to centralna platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. System ten jest prowadzony przez Ministerstwo Finansów i docelowo – od 1 kwietnia 2026 roku – ma stać się podstawowym kanałem fakturowania w relacjach między przedsiębiorcami, a w określonych sytuacjach również w innych segmentach obrotu (np. gdy konsument zażąda wystawienia faktury, zamiast paragonu fiskalnego).
Istotą KSeF jest to, że faktura uzyskuje status dokumentu księgowego dopiero w momencie nadania jej numeru w systemie. Oznacza to, że tradycyjny „papierowy” obieg dokumentów traci znaczenie. Fakt, że nie ma możliwości wycofania błędnie wystawionej faktury („naprawić” ją można wyłącznie przez fakturę korygującą), sprawia, że kluczowa staje się poprawność wprowadzanych danych nabywcy i techniczna zgodność faktury z wymogami systemu.
Można zatem uznać, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób dokumentowania i obiegu faktur w niemal całym obrocie gospodarczym. Choć system ten najsilniej oddziałuje na metody rozliczenia pomiędzy przedsiębiorcami, jego funkcjonowanie wpływa również na obszary „wewnętrzne” firm, w tym na rozliczenia pracownicze oraz delegacje służbowe. Jak zatem w realiach KSeF pracownik powinien pozyskiwać faktury dokumentujące wydatki ponoszone w imieniu pracodawcy? Odpowiedź nie jest tak prosta, jak może się wydawać. KSeF wymusza nowe podejście do kwestii identyfikacji nabywcy, sposobu wystawienia faktury oraz obiegu dokumentów pomiędzy pracownikiem a działem księgowym.
Delegacja i rozliczenia pracownicze – jak wyglądało to do tej pory?
Do tej pory rozliczenia pracownicze dla pracowników były bardzo proste. Osoba delegowana w czasie podróży ponosiła określone wydatki, np. za nocleg, paliwo, przejazd autostradą, wyżywienie, a następnie przekazywała faktury lub rachunki do działu księgowości. Dokumenty te są zazwyczaj wystawiane na pracodawcę (jeżeli mówimy o fakturze) i stanowią podstawę zarówno do zwrotu wydatków pracownikowi, jak i do zaliczenia wydatków w kosztach uzyskania przychodów, a także – o ile pracodawca jest czynnym podatnikiem VAT – odliczenia podatku od towarów i usług.
Ten model zakładał dużą elastyczność po stronie sprzedawców i pracowników. Do tej pory sprzedawca mógł wystawić fakturę po prostu na podstawie danych podanych ustnie przez pracownika. W realiach KSeF taka praktyka może być nieco problematyczna, chociaż nie to jest największym kłopotem – tutaj na pierwszy plan wychodzi sytuacja, kiedy pracownik weźmie fakturę na swoje dane lub błędnie wskaże treść, jaka powinna znaleźć się na fakturze firmowej.
Rozliczenia pracownicze w erze KSeF
W modelu KSeF tradycyjny schemat obiegu dokumentów ulega zasadniczemu odwróceniu. Faktura nie trafia już w pierwszej kolejności w ręce pracownika, a zostaje przesłana do systemu KSeF i dopiero za jego pośrednictwem staje się dostępna dla firmy jako nabywcy (trafia do księgowego). To oznacza, że dział księgowości musi samodzielnie ustalić, czy dana faktura rzeczywiście dotyczy przedsiębiorstwa, a jeżeli tak – z jaką delegacją lub z którym pracownikiem należy ją powiązać.
Jeżeli na fakturze brak jest dodatkowych oznaczeń, takich jak numer delegacji, numer zlecenia czy inne identyfikatory stosowane wewnętrznie, konieczne staje się czasochłonne „dochodzenie” wewnętrzne, polegające na ustalaniu okoliczności poniesienia wydatku i osoby, która go dokonała.
Każda osoba wybierająca się w delegację powinna zostać uczulona, że teraz faktura musi zawierać precyzyjne dane nabywcy, w tym jego NIP. To oznacza, że pracownik, który dokonuje zakupu w ramach delegacji, powinien już na etapie transakcji jednoznacznie wskazać, że nabywcą jest firma, a nie on sam jako osoba fizyczna.
W praktyce błędy w tym zakresie prowadzą do powstania faktur wystawionych na pracownika, których nie da się „naprawić” w prosty sposób. W systemie KSeF korekta danych nabywcy jest istotnie ograniczona, a w wielu przypadkach jedynym rozwiązaniem pozostaje wystawienie nowej faktury, a poprzednia musi zostać „anulowana”, tj. skorygowana do zera.
Coraz częściej w praktyce korporacyjnej stosuje się rozwiązania ograniczające popełnianie błędów w czasie dokonywania rozliczeń pracowniczych. Otóż firmy zapewniają zatrudnionym karty służbowe lub aplikacje mobilne, które automatycznie przekazują dane firmy sprzedawcy. Takie narzędzia znacząco ograniczają ryzyko błędów i ułatwiają późniejsze rozliczenie delegacji.
Faktura w KSeF – pracownik nie wie, co jest na dokumencie
Dosyć istotnym aspektem jest dostęp pracownika do faktury wystawionej w KSeF, a raczej brak dostępu. Faktura ustrukturyzowana jest widoczna dla nabywcy, ale w systemie teleinformatycznym. To, że pracownik pierwotnie „ponosi” koszt, nie oznacza, że on jest nabywcą towaru lub usług. Dostęp do dokumentu księgowego ma jedynie pracodawca oraz osoby przez niego uprawnione, np. księgowi. Pracownik, który nie ma uprawnień w KSeF, nie ma bezpośredniego dostępu do treści faktury.
W praktyce oznacza to konieczność zmiany procedur wewnętrznych. Pracownik zazwyczaj nie będzie w stanie załączyć faktury do rozliczenia delegacji w aktualnym, „tradycyjnym” sensie. Zamiast tego może wskazać numer faktury lub inne dane identyfikacyjne, na podstawie których dział księgowy pobierze dokument bezpośrednio z KSeF.
Zwrot wydatków pracownikowi
Zwrot wydatków poniesionych przez pracownika w ramach delegacji z perspektywy prawa pracy oraz prawa podatkowego nie zmienia swojej istoty. Nadal jest to zwrot kosztów poniesionych w interesie pracodawcy. KSeF wpływa jednak na sposób dokumentowania tych kosztów.
Jeżeli faktura została prawidłowo wystawiona na firmę i znajduje się w KSeF, zwrot wydatku pracownikowi nie budzi wątpliwości. Problem pojawia się jednak w sytuacji, gdy faktura została wystawiona na pracownika albo gdy dokument nie spełnia wymogów systemu. W takich sytuacjach pracodawca może stanąć przed dylematem, czy wydatek w ogóle może zostać zaliczony do kosztów podatkowych. Wydaje się jednak, że wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur nic tutaj nie zmieni i dalej wydatki pracownika poniesione w czasie delegacji, nieudokumentowane fakturą będą mogły być zaliczane do kosztów firmowych, o ile zostały poniesione w ramach podróży służbowej i pracownik odpowiednio je udokumentuje (np. opisanym paragonem) lub gdy są to wydatki objęte ryczałtem (tj. dietą służbową).
Rozliczenia pracownicze – jak prawidłowo dokumentować wydatki?
W warunkach obligatoryjnego KSeF, tj. od 1 kwietnia 2026 roku, rozliczenia pracownicze będą wymagały wprowadzenia prostych, jasnych i powtarzalnych zasad, które pozwolą działowi księgowości szybko zidentyfikować, że dana faktura dotyczy wydatku pracowniczego oraz ustalić, którego pracownika i której delegacji dotyczy. Należy odejść od modelu, w którym faktura trafia do firmy za pośrednictwem pracownika, na rzecz modelu, w którym dokument najpierw trafia do KSeF, a dopiero później jest wewnętrznie przyporządkowywany do danego pracownika i konkretnej delegacji.
Ustalając odpowiednie procedury rozliczenia pracowniczego delegacji, warto sięgnąć do Podręcznika KSeF 2.0 wydanego przez Ministerstwo Finansów. Znajdziemy tam wszystkie istotne informacje dotyczące faktur ustrukturyzowanych, również te dotyczące delegacji.
Każda faktura dokumentująca wydatek pracowniczy powinna być wystawiona na pracodawcę. W praktyce oznacza to obowiązek umieszczenia NIP-u pracodawcy w części Podmiot2 struktury e-Faktury FA(3). Spełnienie tego warunku powoduje, że faktura zostanie prawidłowo udostępniona firmie w KSeF i będzie mogła zostać ujęta w rozliczeniach.
Jak wskazuje MF w podręczniku, najrozsądniejszym i najbardziej uporządkowanym organizacyjnie rozwiązaniem jest nadanie pracownikom wewnętrznych identyfikatorów generowanych w KSeF (IDWew). Identyfikator taki może zostać wskazany przez sprzedawcę w części Podmiot3 faktury. Dzięki temu już na etapie wpływu dokumentu do systemu możliwe jest jednoznaczne ustalenie, którego pracownika dotyczy dany wydatek, bez konieczności dodatkowych wyjaśnień.
Jeżeli pracodawca nie stosuje identyfikatorów wewnętrznych w KSeF, alternatywnie może zarządzić, aby pracownicy prosili sprzedawcę o zamieszczanie w części Podmiot3 danych pracownika oraz określenie jego roli (np. „pracownik”, „osoba delegowana”). Rozwiązanie to jest proste i intuicyjne, ale tylko w przypadku małych firm. Przy większej liczbie delegacji może wymagać większego nakładu pracy księgowych w ramach przyporządkowywania faktur do konkretnych rozliczeń.
Dodatkowym narzędziem pomocniczym jest pole DodatkowyOpis, w którym można wskazać np. imię i nazwisko pracownika, numer delegacji lub informację, że faktura dokumentuje wydatek pracowniczy. Pole to nie powinno jednak zastępować podstawowych mechanizmów identyfikacji, lecz jedynie je uzupełniać.
Ryzyka i najczęstsze błędy przy rozliczaniu delegacji w KSeF
Sposób organizacji procesu przyporządkowania faktur pracowniczych może być dowolnie kształtowany przez pracodawcę. Niezależnie od przyjętego modelu celem procedury powinno być takie oznaczanie faktur, aby ich rozliczenie nie wymagało „dochodzeń” wewnętrznych i nie generowało ryzyk podatkowych.
Najczęstsze problemy związane z KSeF i delegacjami wynikają z braku jasnych procedur wewnętrznych. Do typowych błędów mogą należeć:
- brak podania NIP-u pracodawcy przy zakupie,
- przyjmowanie faktur wystawionych na pracownika,
- brak powiązania rozliczenia delegacji z fakturą znajdującą się w KSeF,
- opóźnienia w identyfikacji dokumentów w systemie.
Każdy z tych błędów może skutkować żądaniem wyjaśnień przez organy skarbowe lub wszczęciem postępowania kontrolnego i końcowo koniecznością korygowania rozliczeń.
Polecamy:
