Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rodzi wiele pytań, zwłaszcza w kontekście podmiotów nieposiadających numeru NIP. Choć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy głównie przedsiębiorców, sytuacja może ulec zmianie dla osób fizycznych, które dotychczas posługiwały się numerem PESEL. Wyjaśniamy, jakie obowiązki w KSeF może mieć podatnik niemający NIP-u i kiedy konieczne staje się wyrobienie tego identyfikatora podatkowego.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to faktura w postaci elektronicznej, której format to ustandaryzowany plik (struktura) XML.
Faktura ustrukturyzowana jest obsługiwana (wystawiana, odbierana, archiwizowana) wyłącznie przy pomocy elektronicznego Krajowego Systemu e-Faktur.
Krajowy System e-Faktur
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest już obligatoryjne zarówno dla czynnych podatników VAT, jak i podatników zwolnionych z VAT (poza wyjątkami) i weszło w życie, począwszy od:
- 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów (u których wartość sprzedaży wraz z kwotą należnego podatku VAT przekroczyła w 2024 roku 200 000 000 zł),
- 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników.
Krajowy System e-Faktur to teleinformatyczny system administrowany i zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zgodnie z art. 106nd ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług Krajowy System e-Faktur służy do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania uprawnionych podmiotów do KSEF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu;
- uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, posiadanych przez podmioty uprawnione do korzystania z KSEF;
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych;
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych;
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych;
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur;
- analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur oraz dacie i czasie jego przydzielenia;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności ze wzorem faktury udostępnionym przez KSEF;
- powiadamiania podmiotów uprawnionych (uwierzytelnionych) o braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej – w przypadku niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur;
- powiadamiania podmiotów innych niż uprawnione (uwierzytelnione) o braku uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać jedynie uwierzytelnione podmioty, tzn. takie, dla których zostały nadane odpowiednie uprawnienia do korzystania z KSEF.
Do tych podmiotów należą:
- podatnik oraz podmioty wskazane przez podatnika;
- organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne;
- osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne lub komorników sądowych wykonujących czynności egzekucyjne;
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSEF, którym podatnik lub organy egzekucyjne, komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu;
- podmioty inne niż wymienione w pkt 1-5, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSEF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym.
Obowiązek ewidencji i identyfikacji podatkowej w Polsce
Każdy polski obywatel mieszkający w Polsce podlega obowiązkowi ewidencyjnemu. Oznacza to, że zostaje mu nadany identyfikator podatkowy. Zasady funkcjonowania konkretnych identyfikatorów podatkowych zostały zawarte w Ustawie z dnia 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (zwanej dalej ustawą o ewidencji i identyfikacji podatników).
W art. 2 ww. ustawy prawodawca objaśnia, że obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają:
- osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, np. na podstawie ustawy o VAT, o PIT, o CIT, o podatku od spadków i darowizn, PCC itd.;
- inne niż ww. podmioty, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz płatnicy podatków;
- podmioty będące, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek ubezpieczeniowych.
Identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi:
- niebędącymi zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzącymi działalności gospodarczej, albo
- wykonującymi działalność nierejestrowaną.
Natomiast właściwym identyfikatorem jest NIP, jeżeli:
- podmiot jest na podstawie odrębnych ustaw podatnikiem, płatnikiem podatków;
- osoba fizyczna wykonująca działalność nierejestrowaną, jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT lub prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Podatnik niemający NIP-u
Wiele typów podatników nie ma obowiązku posiadania NIP-u. Obowiązuje ich PESEL. Przykładem może być tutaj osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, która nie prowadzi ewidencji przy pomocy kasy rejestrującej i nie jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT.
Innym przykładem może być podatnik świadczący najem prywatny dla osób fizycznych nieprowadzących działalności.
Jeszcze innym przykładem może być podatnik niemający siedziby działalności w Polsce i mający zagraniczny numer identyfikacyjny (także korzystający w Polsce ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME).
Co natomiast w przypadku podatników, dla których obowiązkowym identyfikatorem jest PESEL na gruncie obowiązków wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF?
Podatnik niemający NIP-u a obowiązki w KSEF
Pytanie o tej treści już padło w zeszłym roku. Odpowiedź na nie wystosował Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów – Jarosław Neneman w interpelacji nr 13519.
Objaśnił on, że osoby fizyczne prowadzące działalność zwolnioną z VAT (najem prywatny, działalność nierejestrowana) nie są zobowiązane do posiadania NIP-u, a więc mogą bez przeszkód posługiwać się identyfikatorem podatkowym – PESEL.
Niemniej ustawodawca przewiduje w tym zakresie wyjątki.
Zgodnie z art. 5 ust. 1 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest zobligowana do posiadania NIP-u z uwagi na to, że nie prowadzi działalności gospodarczej i korzysta ze zwolnienia z VAT.
Niemniej, gdy ta osoba:
- jest czynnym podatnikiem VAT (dokonała rejestracji dobrowolnie lub z tytułu przekroczenia limitu zwolnienia 240 000 zł lub rozpoczęła sprzedaż towarów lub usług wyłączonych ze zwolnienia), lub
- prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej
– ma obowiązek posługiwać się identyfikatorem podatkowym – NIP.
W przypadku gdy osoba fizyczna prowadząca działalność lub inny podatnik posługujący się wyłącznie numerem PESEL zarejestruje się jako czynny podatnik VAT albo rozpocznie prowadzenie ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej, wówczas będzie zobligowany do zawnioskowania o nadanie NIP-u. Następnie będzie musiał złożyć formularz VAT-R, w którym posłuży się nadanym NIP-em.
Wniosek o nadanie NIP-u podatnik składa za pomocą formularza NIP-7. Formularz ten przeznaczony jest dla osób niebędących przedsiębiorcami lub niepodlegających rejestracji w CEIDG:
- prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą, lub
- podlegających zarejestrowaniu jako podatnicy podatku od towarów i usług lub będących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług, lub
- będących płatnikami podatków, lub
- będących płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, lub
- niemających nadanego numeru PESEL, lub
- wykonujących działalność nierejestrowaną.
Należy w tym miejscu dodać jeszcze jedną niezwykle ważną informację.
Warto przypomnieć, że podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 roku wciąż mogą wystawiać:
- faktury elektroniczne, lub
- faktury w postaci papierowej
– jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT przez nich uzyskana, udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu (w każdym miesiącu ww. okresu) jest równa lub niższa niż 10 000 zł.
Niestety od 1 stycznia 2027 roku większość z tych podatników, tj. zwolnionych z VAT i niestosujących kasy fiskalnej, może być zobligowana do wystawienia faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF w sytuacji zgłoszenia przez nabywcę żądania wystawienia faktury.
W art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT prawodawca podkreślił, że podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT (także przedmiotowego z VAT) będzie zobligowany do wystawienia faktury sprzedaży zwolnionej z VAT, jeżeli otrzyma od nabywcy żądanie jej wystawienia w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Resort Finansów zapewnia, że trwają konsultacje na temat rozwiązania ww. wątku podatników zwolnionych z VAT niestosujących kasy fiskalnej. Może bowiem się okazać, że ta grupa podatników zostanie finalnie wyłączona od 1 stycznia 2027 roku z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF, także w przypadku zgłoszenia żądania przez nabywcę. Mowa tu przecież o najdrobniejszych przedsiębiorcach albo osobach fizycznych prowadzących znikomą sprzedaż.
Polecamy:
