Choć obowiązek fakturowania sprzedaży spoczywa na sprzedawcy, przepisy przewidują wyjątek w postaci samofakturowania. Procedura ta, polegająca na wystawianiu dokumentów przez nabywcę w imieniu i na rzecz dostawcy, jest w pełni możliwa do realizacji w nowym standardzie. Wyjaśniamy, na czym polega wystawianie faktur przez nabywców w KSeF oraz jakie warunki ustawowe i systemowe należy spełnić, aby z niego skorzystać.
Podstawa prawna samofakturowania
Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług podatnik nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:
- dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu;
- o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4;
- dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b
– jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
Oznacza to, że aby nabywca towarów lub usług mógł wystawiać faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy, muszą być spełnione powyższe warunki, w tym w szczególności zawarcie pomiędzy stronami umowy regulującej zasady samofakturowania. W umowie tej obie strony wyrażają zgodę na wystawianie faktur przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy oraz określają procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży towarów lub usług. Obowiązujące przepisy nie precyzują natomiast szczególnej formy ani treści umowy o samofakturowanie, strony umowy mają więc swobodę kształtowania jej warunków. W szczególności mogą ustalić, że samofakturowaniem będą objęte wszystkie transakcje pomiędzy stronami albo wyłącznie sprzedaż określonej grupy towarów lub usług. Umowa może również przewidywać, że w ramach samofakturowania będą wystawiane wszystkie rodzaje faktur albo jedynie faktury pierwotne, podczas gdy faktury korygujące będzie wystawiał sprzedawca.
Samofakturowanie może obejmować:
- sprzedaż towarów i świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT);
- zaliczki oraz inne płatności dokonywane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług;
- dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane przez polskiego podatnika, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego.
Możliwość wystawiania faktur w imieniu i na rzecz podatnika przysługuje również upoważnionej przez niego osobie trzeciej, w szczególności może to być jego przedstawiciel podatkowy (art. 106d ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług).
Wystawianie faktur przez nabywców w KSeF
Procedura samofakturowania została wprost uregulowana w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, co oznacza, że jej stosowanie nie jest ograniczone wyłącznie do tradycyjnego modelu fakturowania. Skoro ustawodawca dopuścił możliwość wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy, rozwiązanie to znalazło również odzwierciedlenie w Krajowym Systemie e-Faktur. KSeF przewiduje techniczne i organizacyjne mechanizmy umożliwiające realizację samofakturowania w sposób zgodny zarówno z przepisami ustawy o VAT, jak i z zasadami funkcjonowania systemu.
Samo zawarcie umowy o samofakturowanie nie jest wystarczające do stosowania tej procedury w KSeF. Konieczne jest również odpowiednie nadanie uprawnień w systemie. Zatem sprzedawca, który wcześniej zawarł z nabywcą umowę regulującą zasady wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, może w ramach Krajowego Systemu e-Faktur nadać nabywcy stosowne uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF w celu realizacji procedury samofakturowania w KSeF.
Nadanie uprawnień do samofakturowania w KSeF
Podatnik-sprzedawca, który ma pełny zakres uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur, w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w KSeF, może wskazać nabywcę towarów lub usług jako podmiot uprawniony do wystawiania faktur. Nadanie takiego uprawnienia w KSeF nie oznacza, że wszystkie faktury pomiędzy stronami muszą być wystawiane w procedurze samofakturowania. Zakres jej stosowania może wynikać wyłącznie z postanowień umownych. Krajowy System e-faktur nie przewiduje jednak możliwości ograniczenia uprawnienia do samofakturowania wyłącznie określonego rodzaju faktur, np. tylko faktur pierwotnych. Ewentualne ograniczenia w tym zakresie mogą wynikać jedynie z treści umowy pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.
Przykład 1.
Pan Zdzisław, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie wykonywania robót instalacyjnych, świadczy usługi jako podwykonawca przy realizacji inwestycji budowlanych. W celu uproszczenia rozliczeń zawarł z kontrahentem – panem Jackiem, prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą w branży budowlanej – umowę o samofakturowanie. Zgodnie z postanowieniami umowy faktury dokumentujące usługi instalacyjne świadczone przez pana Zdzisława są wystawiane przez pana Jacka w imieniu i na rzecz podwykonawcy, z zachowaniem określonej w umowie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur. Pan Zdzisław, jako sprzedawca usług i podatnik mający pełny zakres uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur, w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami, nadał panu Jackowi w KSeF uprawnienie do wystawiania faktur w ramach procedury samofakturowania. W konsekwencji pan Jacek, po uwierzytelnieniu się w KSeF, wystawia w KSeF faktury dokumentujące usługi wykonane przez pana Zdzisława, przy czym na fakturach tych pan Zdzisław występuje jako sprzedawca, a pan Jacek jako nabywca. Strony ustaliły jednocześnie, że samofakturowanie obejmuje wyłącznie usługi realizowane w ramach stałej współpracy przy określonych inwestycjach, natomiast pozostałe rozliczenia dokumentowane są na zasadach ogólnych.
Zatwierdzanie faktur a wystawianie faktur przez nabywców w KSeF
Wystawianie faktur w procesie samofakturowania może zostać więc zastosowane pod warunkiem istnienia wcześniej zawartej umowy, a elementem obowiązkowym tej umowy jest określenie procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.
Przepisy ustawy wymagają istnienia procedury zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę, nie wskazują natomiast, jak procedura ta ma być określona. Jednakże jak podkreśla Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 27 maja 2024 roku (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.250.2024.1.LM), w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, ponieważ wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wyświadczył usługę. Należy bowiem pamiętać, że w sytuacji, gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, sprzedawca i tak nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy lub wyświadczonej usługi. Organ podatkowy potwierdził, że strony w ramach umowy samofakturowania mogą wprowadzić zapis umowny, zgodnie z którym faktura uznana będzie za zaakceptowaną przez podwykonawcę, jeżeli nie zgłosi on żadnych zastrzeżeń lub sprzeciwu w stosunku do wystawionej faktury w terminie określonym w umowie. A zatem niezgłoszenie przez podwykonawcę w określonym w umowie terminie zastrzeżeń w stosunku do przedstawionej mu faktury będzie jednoznaczne z akceptacją danej faktury przez tego podwykonawcę (tzw. milcząca akceptacja). Taka milcząca akceptacja faktur jako forma zatwierdzania faktur wystawionych w ramach umowy o samofakturowanie jest dopuszczalna. Ważne jest, aby procedura ta była wynikiem obustronnej zgody wyrażonej w zawartej wcześniej umowie.
Polecamy:
