Definicja ustawowa określa, czym jest faktura ustrukturyzowana – to dokument wystawiony w Krajowym Systemie e-Faktur, posiadający unikalny numer identyfikacyjny. W praktyce przedsiębiorcy spotkają się jednak nie tylko z technicznym plikiem XML, ale również z jego wizualizacją oraz z dokumentem potwierdzenia transakcji. Wyjaśniamy, jakie są kluczowe różnice między tymi trzema pojęciami i jakie mają one znaczenie w obrocie gospodarczym.
Faktura ustrukturyzowana w formie pliku XML
Jak wskazaliśmy na wstępie e-faktura to dokument wystawiony poprzez system KSeF z nadanym odpowiednim numerem identyfikującym. Podkreślamy, że numer identyfikujący fakturę w KSeF jest czym innym niż numer faktury (o którym stanowi art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy VAT). Natomiast numer KSeF ma strukturę: 999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF. Składa się on odpowiednio z danych: numer podatkowy sprzedawcy – data wysyłki pliku do KSeF – generowana automatycznie część techniczna – automatycznie wyliczana suma kontrolna.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy VAT). W myśl natomiast art. 106m ust. 1 ustawy Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.
Dostęp do e-faktury jest możliwy poprzez KSeF. Zgodnie bowiem z art. 106nd ust. 2 ustawy VAT Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym m.in. do:
- wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
- dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,
- przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
- oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w Krajowym Systemie e-Faktur.
Natomiast kwestie związane z dostępem do e-faktury zostały określone w par. 6 rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W przepisie tym czytamy, że dostęp do faktury ustrukturyzowanej jest możliwy poprzez podanie:
- numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o którym mowa w art. 106nd ust. 2 pkt 8 ustawy;
- numeru faktury, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy;
- numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku identyfikatora;
- imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług albo informacji o braku tych danych;
- kwoty należności ogółem.
Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej
Odzwierciedleniem faktury usktrukturyzowanej jest wizualizacja, która jest możliwa już po nadaniu numeru KSeF (czyli po walidacji). Podkreślenia wymaga, że wizualizacja to pewien obraz faktury (mogący mieć postać pliku elektronicznego), który jednak nie jest e-fakturą.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2025 roku (nr 0114-KDIP1-3.4012.333.2025.2.AMA) w kontekście wizualizacji faktury ustrukturyzowanej istotne jest, aby informacje zawarte w wizualizacji nie zaburzyły w żadnym stopniu czytelności dokumentu. Przekazywana nabywcy wizualizacja musi odzwierciedlać wszystkie informacje zawarte w pliku xml. Na wizualizacji umieszczane powinny być dane, które pozostają spójne z danymi zawartymi w fakturze wystawionej za pomocą Krajowego systemu e-Faktur.
Oznacza to, że podatnicy mogą wygenerować wizualizację faktury dopiero po jej zatwierdzeniu przez system i nadaniu numeru KSeF. Warto podkreślić, że w przekazywanej nabywcy fakturze w stosunku do zawartości wystawionej w KSeF faktury (pliku xml) nie mogą wystąpić sprzeczności. Wizualizacja e-faktury nie powinna zawierać dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Takie działanie mogłoby wprowadzić w błąd co do przedmiotu transakcji.
Co równie ważne nie ma jednego obowiązującego wzoru wizualizacji. Dostawcy aplikacji do wystawiania faktur czy też wewnętrzne informatyczne systemy księgowe mogą tworzyć własne wizualizacje dostosowane do potrzeb.
Potwierdzenie transakcji w przypadku e-faktur
Możliwość wystawienia potwierdzenia transakcji nie wynika z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Kwestia ta została opisana w Podręczniku KSeF wersja 2.0.
Wskazano tam, że jeśli doszło do sprzedaży, a fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy (bez względu na jego status) potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej).
Ww. potwierdzenie transakcji jest wystawiane dobrowolnie. Zgodnie z Podręcznikiem KSeF 2.0 potwierdzenie transakcji musi zawierać następujące elementy:
- sprzedawca (Podmiot1): nazwę, identyfikator podatkowy NIP oraz adres;
- nabywca (Podmiot2): nazwę, identyfikator podatkowy NIP (lub inny identyfikator, albo informację o braku identyfikatora) oraz adres;
- numer faktury: kolejny numer nadany fakturze przez podatnika (wartość z pola P_2 struktury logicznej);
- kwotę należności ogółem: wartość z pola P_15 struktury logicznej;
- dwa kody QR.
Pierwszy kod QR zapewnia dostęp do faktury i weryfikację jej danych. Nad tym kodem należy zamieścić napis: „sprawdź fakturę w KSeF”. Drugi kod QR pozwala na weryfikację wystawcy faktury. Nad tym kodem trzeba zamieścić napis: „zweryfikuj wystawcę faktury”.
W rezultacie należy wskazać, że w przypadku faktury wystawionej w trybie online – jeśli fakturze został już nadany numer KSeF i jednocześnie nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który otrzymał fakturę w KSeF) – sprzedawca może dodatkowo wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR. Natomiast jeśli e-fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF, sprzedawca może wydać potwierdzenie transakcji opatrzone dwoma kodami QR.
Jeśli natomiast analizujemy przypadek wystawienia faktury w trybie offline (offline24 – art. 106nda ustawy oraz niedostępność KSeF – art. 106nh ustawy), to jeśli fakturze został już nadany numer KSeF – sprzedawca może wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. wydruk tej faktury lub plik pdf drogą elektroniczną, pamiętając o opatrzeniu tego dokumentu kodem QR (z oznaczeniem w postaci numeru KSeF)
Jeśli zaś fakturze nie został jeszcze nadany numer KSeF i jednocześnie nabywcą jest podatnik krajowy z NIP (który otrzyma fakturę w KSeF) – sprzedawca nie wydaje nabywcy faktury w sposób inny niż poprzez KSeF, natomiast może wydać nabywcy potwierdzenie transakcji (tj. potwierdzenie wystawienia faktury, która zostanie przekazana nabywcy w KSeF).
Na zakończenie należy podkreślić, że potwierdzenie transakcji nie ma mocy prawnej. Jest to zastępczy dowód transakcji będący jedynie informacją cywilnoprawną. W konsekwencji nie jest możliwe odliczenie podatku VAT na podstawie potwierdzenia transakcji.
