Faktury uproszczone a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Faktury uproszczone stanowią specyficzną odmianę faktur, które zawierają ograniczony zestaw danych. A wchodzący w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur budzi wiele wątpliwości, szczególnie w zakresie ich wystawienia.

Konstrukcja faktur uproszczonych

Co do zasady podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Tak wynika z treści art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. 

Jednocześnie w myśl art. 106b ust. 5 ustawy w przypadku sprzedaży zewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej.

Ww. przepis art. 106b ust. 5 ustawy wprowadza zasadę, zgodnie z którą w przypadku sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej fakturę do paragonu fiskalnego na rzecz nabywcy posługującego się NIP-em (lub numerem podatku od wartości dodanej) wystawia się tylko wtedy, gdy paragon dokumentujący tę sprzedaż zawiera ten numer.

Należy podkreślić, że przepisy art. 106b ust. 5 ustawy szczegółowo regulują kwestie dokumentowania transakcji, które zostały uprzednio zewidencjonowane przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Jeżeli dany podmiot dokonuje zakupu jako podatnik, a nie jako konsument, to powinien o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu i przedstawić mu swój numer identyfikujący go na potrzeby podatku w taki sposób, aby sprzedaż towarów lub usług była właściwie udokumentowana – albo fakturą VAT, albo paragonem z tym numerem pozwalającym na ewentualne późniejsze prawidłowe wystawienie do tego paragonu faktury zawierającej ten numer.

Elementy konstrukcji faktury zostały określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Wyjątek w tym zakresie ustanowiono w art. 106e ust. 5 pkt 3, gdzie możemy przeczytać, że faktura może nie zawierać – w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14 pod warunkiem, że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwoty podatku.

Z powyższego przepisu wynika zatem, że faktura, gdy jej wartość brutto nie przekracza 450 zł, może nie zawierać danych dotyczących:

• nabywcy, tj. imion i nazwisk lub nazw nabywców towarów lub usług oraz ich adresów (art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy);
• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług (art. 106e ust. 1 pkt 8 ustawy);
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku – ceny jednostkowej netto (art. 106e ust. 1 pkt 9 ustawy);
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku – wartości sprzedaży netto (art. 106e ust. 1 pkt 11 ustawy);
• stawki podatku (art. 106e ust. 1 pkt 12 ustawy);
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku (art. 106e ust. 1 pkt 13 ustawy);
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku (art. 106e ust. 1 pkt 14 ustawy).

Wskazany wyżej przepis art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy reguluje więc sytuację, w której dokument (paragon fiskalny), ewidencjonujący sprzedaż na kwotę nie wyższą niż 450 zł lub 100 euro brutto, niezawierający pełnych danych wskazanych w art. 106e ust. 1 ustawy, może być uznany za fakturę określaną w praktyce jako faktura uproszczona.

W rezultacie dokumentując sprzedaż dokonywaną na rzecz podmiotu będącego podatnikiem podatku VAT lub podatnikiem podatku od wartości dodanej na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro brutto (jeżeli kwota ta określona jest w euro) paragonem fiskalnym zawierającym numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer podatnika podatku od wartości dodanej nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą, sprzedawca nie ma prawa do wystawienia tzw. zwykłej faktury do takiego paragonu fiskalnego, ponieważ wystawiając fakturę uproszczoną, tj. paragon do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, sprzedawca wypełnia obowiązek wynikający z art. 106b ust. 1 ustawy.

Jeżeli nabywca chce otrzymać fakturę zwykłą dokumentującą sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł albo 100 euro brutto, powinien wyrazić swoje żądanie, zanim sprzedaż zostanie zafiskalizowana za pośrednictwem kasy fiskalnej.

Krajowy System e-Faktur a faktury uproszczone

Przepisy dotyczące wprowadzenia obowiązkowego KSeF wprowadzają do ustawy o VAT art. 145l, który łagodzi obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w okresie przejściowym. 

Otóż w okresie od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych dokonujący czynności dokumentowanych fakturami, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3, w tym paragonami fiskalnymi uznanymi za faktury, mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

W okresie od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej mogą być wystawiane w przypadku czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Powyższy przepis wskazuje zatem, że będzie istniała możliwość wystawiania faktur uproszczonych oraz faktur z kas fiskalnych na dotychczasowych zasadach tylko do końca lipca 2026 roku. W konsekwencji w okresie od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku będzie można wystawiać faktury uproszczone w postaci paragonów fiskalnych z NIP-em. Takie faktury nie będą podlegały wprowadzeniu do KSEF.

Natomiast od 1 sierpnia 2026 roku faktury uproszczone będą mogły być wystawiane tylko i wyłącznie w postaci e-faktur.

Warto zauważyć, że zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT – w brzmieniu od 1 lutego 2026 roku – podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika niemającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.

Jak zatem widać, w powyższym katalogu nie wymieniono faktur uproszczonych, co oznacza, że ustawodawca nie wyłącza ich wystawiania w ramach obowiązkowego KSeF.

Reasumując powyższe, należy wskazać, że ustawodawca w stosunku do faktur uproszczonych przewidział okres przejściowy, w ramach którego będzie możliwe wystawianie tego typu faktur w formie papierowej lub elektronicznej.