Kontrola PIP w zakresie czasu pracy - jakie błędy wykrywa?

W czerwcu 2025 roku Główny Inspektor Pracy przekazał do Sejmu RP Sprawozdanie z działalności Państwowej Inspekcji Pracy w 2024 roku. W tym liczącym prawie 250 stron dokumencie przedstawiono rezultaty działań jakimi była kontrola PIP w zakresie czasu pracy. Sprawozdanie stanowi materiał analityczny obrazujący bieżącą sytuację na polskim rynku pracy. Jednym z zagadnień, któremu poświęcono uwagę w Sprawozdaniu, jest kwestia przestrzegania przez pracodawców przepisów o czasie pracy.

Skargi kierowane do PIP

W 2024 roku, którego dotyczy Sprawozdanie, w skargach kierowanych do PIP, dotyczących problemów związanych z czasem pracy, wskazywano najczęściej na nieprawidłowości polegające na:

• nieprowadzeniu lub nierzetelnym prowadzeniu ewidencji czasu pracy (braku odzwierciedlania faktycznie przepracowanego czasu pracy, niewykazywaniu pracy w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej);
• naruszaniu prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego;
• nieprzestrzeganiu zakazu powierzania pracownikowi wykonywania pracy w handlu oraz wykonywaniu czynności związanych z handlem w niedziele lub święta;
• nieprawidłowym tworzeniu rozkładów czasu pracy;
• zatrudnianiu pracowników powyżej przeciętnie 5 dni w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Za zasadne PIP uznała 34% zawartych w skargach zarzutów.

Kontrola PIP w zakresie czasu pracy - jakie błędy znajduje?

Kontrole przeprowadzone przez PIP w 2024 roku potwierdziły, że przestrzeganie przepisów o czasie pracy nadal stanowi istotne wyzwanie:

• najczęściej stwierdzanym naruszeniem były nieprawidłowości w zakresie ewidencji czasu pracy – wykazane w 47% przypadków, co oznacza utrzymujący się wysoki poziom – identyczny jak w 2023 roku (47%) i jedynie nieznacznie niższy niż w 2022 roku (51%); dane te wskazują na utrwalony charakter problemu;
• na podobnym poziomie utrzymują się uchybienia związane z ustalaniem rozkładów czasu pracy – 33% w 2023 i 2024 roku w porównaniu z 38% w 2022 roku; brak istotnych zmian sugeruje, że ta kwestia wciąż wymaga nadzoru i wsparcia interpretacyjnego;
• na stabilnym poziomie pozostaje również odsetek naruszeń w zakresie informowania pracowników o obowiązującym rozkładzie czasu pracy – 25% w 2023 i 2024 roku (względem 28% w 2022 roku), co może świadczyć o braku trwałej poprawy w tym obszarze;
• odnotowano poprawę, jeśli chodzi o zapewnienie 11-godzinnego odpoczynku dobowego – odsetek naruszeń spadł z 12% w 2022 do 9% w 2024 roku;
• podobnie odsetek naruszeń dotyczących zapewnienia 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego wykazuje tendencję spadkową – z 8% w 2022 do 6% w 2024 roku, co może świadczyć o stopniowej poprawie organizacji pracy;
• w zakresie rekompensaty za pracę w dniu wolnym nie odnotowano dalszej poprawy – nieprawidłowości wystąpiły w 25% kontroli, utrzymując się na poziomie z 2023, przy czym był on niższy niż w 2022 roku (35%).

W ocenie PIP wyniki kontroli wskazują na potrzebę dalszego monitorowania przestrzegania przepisów i wzmocnienia nadzoru w kluczowych obszarach. W szczególności zauważono, że:

• stwierdzone naruszenia czasu pracy skutkują przemęczeniem pracowników, brakiem należnego wynagrodzenia i naruszeniem prawa do odpoczynku; konieczne jest zatem utrzymanie działań nadzorczych i edukacyjnych oraz podjęcie kroków systemowych;
• zachodzi potrzeba kontynuacji i ukierunkowania nadzoru – wysoki poziom naruszeń stwierdzanych w niektórych branżach (np. w przemyśle, ochronie, transporcie) wskazuje na zasadność dalszego monitorowania tych sektorów; dotychczasowe doświadczenia pokazują, że regularne kontrole skutecznie ujawniają nieprawidłowości i mogą przyczyniać się do poprawy stanu przestrzegania przepisów;
• istotne znaczenie mają działania prewencyjne i informacyjne – utrzymanie i rozwijanie działań edukacyjnych skierowanych do pracodawców, zwłaszcza z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, może ograniczyć uchybienia wynikające z nieznajomości lub błędnej interpretacji przepisów; istotna jest także edukacja pracowników, która wzmacnia ich świadomość prawną i ułatwia reagowanie na naruszenia;
• analiza praktyki kontrolnej wskazuje, że obowiązujące kary mogą być niewystarczająco dolegliwe, zwłaszcza dla większych podmiotów; z punktu widzenia organu nadzoru zasadne wydaje się wprowadzenie zmian legislacyjnych prowadzących do dostosowania wysokości sankcji do skali działalności pracodawcy z uwzględnieniem poprawy skuteczności ich egzekwowania.

Czas pracy kierowców

Z uwagi na odmienne uregulowania prawne dotyczące czasu pracy kierowców należy osobno omówić ustalenia i wnioski PIP wynikające z kontroli przeprowadzonych w tym zakresie. Do najczęściej ujawnianych naruszeń można zaliczyć:

• niezapewnienie wymaganej przerwy przy prowadzeniu pojazdu dłużej niż 4,5 godz. (nieprawidłowość dotyczyła 32% skontrolowanych kierowców);
• niezapewnienie odpoczynku dziennego (31% skontrolowanych kierowców);
• nieprzestrzeganie dziennego limitu czasu jazdy (22% skontrolowanych kierowców);
• niezapewnienie odpoczynku tygodniowego (7% badanych kierowców); nieprzestrzeganie dwutygodniowego limitu czasu jazdy (5% badanych kierowców).

Zdecydowanie przeważającym naruszeniem było przekroczenie maksymalnego czasu pracy w porze nocnej, który wynosi 10 godzin.

Do najczęstszych przyczyn powstawania naruszeń, wskazywanych przez pracodawców, należą:

• zmniejszająca się rentowność prowadzenia działalności transportowej;
• wymagania stawiane przez przepisy z tzw. Pakietu Mobilności;
• nieuczciwa konkurencja ze strony przewoźników z udziałem zagranicznym;
• duża konkurencja na europejskim rynku transportowym;
• braki kadrowe;
• brak infrastruktury drogowej umożliwiającej realizację zadań w krótkim terminie.

Z kolei w ocenie inspektorów pracy kontrolujących przedsiębiorstwa transportowe wpływ na powstawanie naruszeń miały:

• zaniechanie bieżącej analizy czasu pracy kierowców oraz popełnianych przez nich naruszeń, brak realnego nadzoru osób zarządzających transportem;
• brak dostatecznej znajomości przepisów przez przedsiębiorców, w tym w zakresie obowiązku uzyskiwania od kierowców wydruków z tachografów stanowiących podstawę do uwzględniania wyjaśnień okoliczności powstałych naruszeń;
• błędna interpretacja przepisów, przykładowo dotyczących ograniczeń pracy wykonywanej w porze nocnej;
• nieprawidłowa organizacja pracy kierowców, w tym związana z przyjmowaniem zleceń ad hoc, unikanie obsady dwuosobowej (obniżanie kosztów), brak analizy tras transportowych z uwzględnieniem przewidywalnych utrudnień, zaplecza sanitarnego, dostępnych parkingów, topografii, złożoności sposobu realizacji zadania;
• niedostateczna wiedza kierowców w zakresie czasu pracy, w tym czasu jazdy, obowiązkowych przerw w jeździe i odpoczynków, ograniczanie szkoleń kierowców lub ich całkowity brak, naginanie obowiązujących przepisów.

Ponadto ustalenia kontroli PIP wskazują na konieczność wprowadzenia zmian legislacyjnych (z których część postulowano w latach ubiegłych):

• w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu uniemożliwiających pracodawcom wliczanie do wynagrodzenia minimalnego wynagrodzenia za czas dyżuru;
• w przepisach dotyczących ustalania wysokości oraz podstawy opodatkowania i oskładkowania wynagrodzeń kierowców, w tym ich uproszczenia;
• polegających na doprecyzowaniu art. 22 Ustawy z 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców (wyłączającego stosowanie niektórych jej przepisów), którego obecna treść budzi szereg niejasności interpretacyjnych;
• w treści art. 775 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy poprzez dodanie przepisu dotyczącego terminu wypłaty przez pracodawcę należności z tytułu podróży służbowych.

Warto na zakończenie dodać, że organy PIP, jako uprawnione do przeprowadzania czynności kontrolnych wobec podmiotów, na rzecz których jest wykonywana praca przez osoby fizyczne, stosują środki prawne w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy. Jeżeli naruszenia dotyczą czasu pracy, Państwowa inspekcja pracy może w szczególności nakazać pracodawcy wypłatę należnego wynagrodzenia, a także innego świadczenia przysługującego pracownikowi, skierować wystąpienie lub wydać polecenie w sprawie usunięcia naruszeń oraz wyciągnięcia konsekwencji w stosunku do osób winnych, także nakładać grzywny w drodze mandatów karnych i kierować do sądów wnioski o ukaranie. W tym kontekście coroczne sprawozdania z działalności PIP mogą być pomocne dla pracodawców, ponieważ pozwolą im zidentyfikować obszary najczęstszych nieprawidłowości oraz zapobiegać ich występowaniu.