Postępowanie kontrolne prowadzone przez Państwową Inspekcję Pracy ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń. Jaki jest aktualnie zakres kontroli oraz które podmioty mogą spodziewać się wizyty inspektora pracy? Jakie są uprawnienia inspektora pracy? Wyjaśniamy powyższe kwestie w artykule.
Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy — obowiązujące przepisy
Zasady podejmowania i prowadzenia kontroli przez inspektora pracy zostały określone w Ustawie z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy, zwanej dalej „ustawą”.
Warto zwrócić uwagę, że przepisy ustawy uległy w ostatnim czasie zmianom m.in. na podstawie obowiązującej od 1 czerwca br. Ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia. Skutki wynikające z nowelizacji uwzględniono w dalszej części niniejszego artykułu.
Podstawa przeprowadzenia kontroli przez inspektora pracy
Zgodnie z art. 21 ustawy postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), a także regulacji dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń.
Kontrole przeprowadzają inspektorzy pracy, działający w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektoratów pracy. Upoważnienia do przeprowadzania kontroli wydają Główny Inspektor Pracy i jego zastępcy oraz okręgowi inspektorzy pracy i ich zastępcy. Ponadto okręgowi inspektorzy pracy mogą upoważnić nadinspektorów pracy – kierowników oddziałów do wydawania wskazanych upoważnień.
Kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika inspekcji.
W przypadku kontroli dotyczącej przedsiębiorcy – przeprowadza się ją po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia, które powinno zawierać następujące dane:
wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;
oznaczenie organu kontroli;
imię i nazwisko, stanowisko służbowe osoby upoważnionej do przeprowadzenia kontroli oraz numer jej legitymacji służbowej;
określenie zakresu przedmiotowego kontroli;
oznaczenie podmiotu objętego kontrolą;
wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
pouczenie kontrolowanego podmiotu o jego prawach i obowiązkach;
datę i miejsce wystawienia upoważnienia.
Kontrolę przeprowadza się w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz w innych miejscach wykonywania jego zadań lub przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych, przy czym poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).
Przed podjęciem kontroli inspektor pracy zgłasza swoją obecność podmiotowi kontrolowanemu, z wyjątkiem przypadków, gdy zgłoszenie to mogłoby mieć wpływ na wynik kontroli.
Uprawnienia inspektora pracy podczas kontroli
Jak wynika z postanowień zawartych w art. 24 ust. 1 ustawy, inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu BHP, kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia, kontroli wypłacania wynagrodzenia w wysokości wynikającej z minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z Ustawą z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz kontroli przestrzegania przepisów Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni.
W związku z podjęciem przez PIP kontroli określone obowiązki ciążą na podmiocie kontrolowanym.
Przykład 1.
Inspektor pracy zgłosił pracodawcy rozpoczęcie kontroli. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, zwłaszcza niezwłocznie przedstawić żądane dokumenty i materiały, zapewnić terminowe udzielanie informacji przez pracowników podmiotu kontrolowanego lub osoby, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, udostępnić urządzenia techniczne oraz, w miarę możliwości, oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem.
W trakcie przeprowadzania kontroli inspektor pracy ma prawo:
swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy;
żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione, albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą;
żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą;
żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy;
żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (RP) lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników na terytorium RP albo z terytorium RP, dotyczących kontroli, o której mowa w Ustawie z dnia 10 czerwca 2016 roku o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług;
żądania od przewoźnika drogowego delegującego kierowcę na terytorium RP albo z tego terytorium lub osoby działającej w jego imieniu informacji lub dokumentów, o których mowa w Ustawie z dnia 28 lipca 2023 roku o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym;
żądania od przewoźnika drogowego z państwa trzeciego delegującego kierowcę na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji lub dokumentów, o których mowa w Ustawie z dnia 28 lipca 2023 roku o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym;
zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją;
utrwalania przebiegu i wyników oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy – za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku;
wykonywania niezbędnych dla celów kontroli odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, a w razie potrzeby żądania ich od podmiotu kontrolowanego;
sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej;
korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.
Oprócz uprawnień inspektor pracy realizujący czynności kontrolne u pracodawcy ma także określone obowiązki.
Przykład 2.
Inspektor pracy przeprowadza czynności kontrolne w zakładzie pracy. W ramach tych działań przystąpił on do sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę oraz przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego. W takich okolicznościach inspektor pracy jest obowiązany okazać legitymację służbową w taki sposób, aby osoba objęta procedurą weryfikacji tożsamości mogła odczytać i zanotować jego dane osobowe.
Ponadto — w toku wykonywania czynności kontrolnych — inspektor pracy oraz inne osoby upoważnione do przeprowadzania kontroli, czyli pracownicy nadzorujący czynności kontrolne, biegli, specjaliści, są obowiązani do przestrzegania przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych oraz przepisów o ochronie informacji niejawnych.
Podmioty podlegające kontroli podjętej przez PIP
Zgodnie z art. 13 ustawy kontroli podejmowanej przez inspektora pracy podlegają:
pracodawcy oraz w zakresie BHP i kontroli legalności zatrudnienia – także niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne, na których rzecz jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy;
podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej w rozumieniu art. 305 ust. 2 Ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia – w zakresie przestrzegania obowiązków: dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru oraz prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia;
podmioty, o których mowa w art. 306 ust. 1, oraz podmioty prowadzące działalność, o której mowa w art. 306 ust. 2 Ustawy z dnia 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia – w zakresie przestrzegania warunków określonych w art. 306 ust. 3, art. 319, art. 321, art. 325 i art. 338 ust. 2 i 3 tej ustawy;
przedsiębiorcy, do których stosuje się przepisy Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni;
pracodawcy delegujący pracowników na terytorium RP w zakresie określonym w Ustawie z dnia 10 czerwca 2016 roku o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług;
przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na których rzecz w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi – w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w kwocie wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 10 października 2002 roku o minimalnym wynagrodzeniu za pracę;
przewoźnicy drogowi delegujący kierowców na terytorium RP albo z terytorium RP oraz kierowcy delegowani na terytorium RP albo z tego terytorium, w zakresie określonym w Ustawie z dnia 28 lipca 2023 roku o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym;
przewoźnicy drogowi z państwa trzeciego delegujący kierowców na terytorium RP oraz kierowcy delegowani na terytorium RP z państwa trzeciego, w zakresie określonym w Ustawie z dnia 28 lipca 2023 roku o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym.
Aktualnie kontroli wykonywanej przez PIP podlegają ponadto podmioty zatrudniające, wskazane w art. 2 ust.1 pkt 21 Ustawy z dnia 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych. Podmiotami zatrudniającymi wskazanymi powyżej są:
pracodawcy, o których mowa w art. 3 ustawy Kodeks pracy (kp) – w stosunku do osób zatrudnionych, czyli pracowników w rozumieniu art. 2 kp, z wyjątkiem pracowników przebywających na urlopach górniczych i urlopach dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla, o których mowa w art. 11b Ustawy z dnia 7 września 2007 roku o funkcjonowaniu górnictwa węgla kamiennego, oraz młodocianych w rozumieniu art. 190 § 1 kp;
nakładcy – wobec osób fizycznych wykonujących pracę nakładczą, które ukończyły 18. rok życia, o których mowa w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 303 § 1 kp;
rolnicze spółdzielnie produkcyjne lub spółdzielnie kółek rolniczych – w stosunku do członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych, o których mowa w art. 138 i art. 180 Ustawy z dnia 16 września 1982 roku – Prawo spółdzielcze;
zleceniodawcy – w stosunku do osób zatrudnionych, będących osobami fizycznymi, które ukończyły 18. rok życia, wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku – Kodeks cywilny stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
podmioty, w których działa rada nadzorcza – w stosunku do osób zatrudnionych, członków rad nadzorczych wynagradzanych z tytułu pełnienia tych funkcji;
płatnicy – jeżeli pracodawca, o którym mowa w pkt 1, lub zleceniodawca wskazany w pkt 4 nie ma numeru identyfikacyjnego.
Kontrola przeprowadzana przez Państwową Inspekcję Pracy — aktualne uprawnienia po zmianach. Podsumowanie
Ustawa o Państwowej Inspekcji Pracy uległa w ostatnim okresie zmianom wprowadzonym na podstawie ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz kilku innych ustaw. Inspektorzy pracy są uprawnieni m.in. do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym stanu BHP, a także kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia. Kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika inspekcji. Katalog podmiotów, jakie podlegają kontroli inspekcji pracy, został zawarty w przepisach ustawowych.
