Zmiana nazwy spółki w trakcie prowadzenia działalności często wiąże się z koniecznością aktualizacji danych na dokumentach sprzedażowych. W artykule sprawdzamy, czy podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadku otrzymania od sprzedawcy faktury z błędnymi danymi wynikającymi z niedopełnienia formalności przy zmianie nazwy firmy.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego a błędy na fakturze
Zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.
Ponadto ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy, jak i niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne, w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
W myśl art. 88 ust. 4 ustawy obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Budowa i elementy składowe faktury VAT
W dalszej kolejności wskażmy, że zgodnie z art. 106e ustawy o VAT faktura powinna m.in. jednoznacznie określać imiona i nazwiska lub nazwy podatnika (sprzedawcy) i nabywcy oraz ich adresy. Faktura powinna zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i tym samym dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji. Każdorazowo należy ustalić więc nabywcę towaru lub usługi, który powinien wynikać z zawartej umowy.
Trzeba podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.
Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe. Zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które co prawda powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.
Błędna nazwa spółki a prawo do odliczenia podatku naliczonego
Jak wyżej wskazano, prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.
Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony, jednakże nie wymienia opisanej we wniosku nieprawidłowości (nieaktualna nazwa nabywcy, forma prawna lub adres) jako przesłanki negatywnej powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).
Zatem wskazanie na fakturze nieaktualnej nazwy spółki, formy prawnej lub adresu, przy jednoczesnym podaniu innych prawidłowych danych na fakturze (np. prawidłowy NIP, REGON), nie przesądza o braku prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury.
W tym zakresie warto przywołać treść interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 30 kwietnia 2026 roku (nr 0111-KDIB3-1.4012.160.2026.4.ICZ):
„Mając zatem na uwadze przedstawione okoliczności sprawy i powołane regulacje prawne, stwierdzić należy, że skoro nabywane przez Państwa od dostawców towary wykorzystywane są na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej – jak Państwo wskazali – towary i usługi nabywane od Sprzedawców służą Państwu wyłącznie do dokonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, to – przy założeniu, że nie wystąpią okoliczności wymienione w art. 88 ustawy – przysługuje Państwu prawo do odliczenia kwoty podatku VAT naliczonego z faktur wystawionych przez dostawców dokumentujących nabycie towarów i usług (pomimo że na fakturach znajdzie się nieprawidłowa nazwa Państwa Spółki, forma prawna lub adres Spółki, tj. drobne błędy formalne umożliwiające jednak prawidłową identyfikację Spółki jako odbiorcy faktury zakupowej)”.
Reasumując powyższe, można stwierdzić, że podatnik będzie miał prawo do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji, gdy:
- transakcja będzie rzeczywiście dokonana (rzeczywista dostawa towarów czy świadczenie usług);
- spółka będzie faktycznym nabywcą towarów lub usług dokumentowanych fakturą wystawioną na jej rzecz;
- wydatek będzie poniesiony w sposób definitywny i w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (nie będzie jej w żaden sposób zwrócony), wydatek będzie służył uzyskaniu, zachowaniu lub zabezpieczeniu przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów spółki;
- NIP spółki wskazany na fakturze będzie prawidłowy i pozwalający na jednoznaczną identyfikację jako podatnika VAT – jako nabywcę towarów czy usług;
- nabywane towary i usługi na podstawie faktur opisanych we wniosku zawierających błędy formalne będą miały związek wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi VAT;
- nie wystąpią przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT, o których mowa w art. 88 ust. 3a ustawy o VAT;
- nie wystąpią inne przesłanki wyłączające prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT dokumentujących nabycie towarów i usług, o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.
