Oświadczenia pracownika wpływające na wynagrodzenie w 2025 roku

Podatnicy, których źródłem przychodów jest stosunek pracy czy umowy cywilnoprawne, mogą samodzielnie decydować, z których ulg podatkowych chcą skorzystać w trakcie roku, a które zastosują w rozliczeniu rocznym. Jednak, aby płatnik podatku (pracodawca) mógł w prawidłowy sposób ustalić wysokość zaliczki na podatek, musi uwzględniać wnioski i oświadczenia pracownika (podatnika).

Wnioski i oświadczenia pracownika w 2025 r.

Mnogość ulg i preferencji w rozliczaniu podatku dochodowego wprowadziła konieczność składania odpowiednich wniosków i oświadczeń. Prawdą jest, że wielu pracowników nie wiedziało, jakie wnioski powinni złożyć i jakie konsekwencje będą z tego wynikały. W całej sytuacji nie pomogła medialna narracja wprowadzająca wiele dezinformacji w tym zakresie. Jednak złożenie lub niezłożenie (lub wręcz wycofanie) pewnych oświadczeń i wniosków znacząco wpływa na wyliczanie wynagrodzeń pracowników, a co za tym idzie – wysokość otrzymywanego co miesiąc wynagrodzenia netto.

Do Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PDOF) wprowadza się art. 31a, który wskazuje wprost, m.in. jakie wnioski może złożyć pracownik, od kiedy powinny być one uwzględnione w naliczaniu wynagrodzenia, w jaki sposób można je wycofać.

Oświadczenia pracownika – papierowe czy elektroniczne?

Jedną z wprowadzonych nowelizacji przepisów była zmiana terminologii użytej w ustawie o PDOF. Wcześniejsze przepisy wskazywały, że składane przez podatników wnioski powinny być złożone płatnikom (pracodawcom, zleceniodawcom, organom rentowym) „pisemnie”. Teraz jednak określenie to zostało zastąpione sformułowaniem „na piśmie”. Mimo iż zmiana wydaje się wręcz niezauważalna, rząd w uzasadnieniu do ustawy wyjaśnia, co ona oznacza. Odniesienia i wyjaśnienia należy szukać w Ustawie z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. Jak można przeczytać w uzasadnieniu Polskiego Ładu 2.0: „Dzięki tej ustawie nastąpiła zmiana w zakresie stosowanej w przepisach prawa terminologii. Używany w przepisach aktów normatywnych wyraz «pisemnie» został zastąpiony wyrażeniem [...] «na piśmie»”. Co ta zmiana oznacza w praktyce? Bardzo istotną modyfikację. A mianowicie zmiana terminologii doprecyzowuje i dopuszcza składanie wniosków i oświadczeń przez pracowników zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Zatem w zależności od ustaleń obowiązujących w zakładzie pracy wnioski i oświadczenia będą mogły być składane w tradycyjnej formie papierowej lub z wykorzystaniem, np. systemu elektronicznego (kadrowo-płacowego). Z pewnością będzie to duże ułatwienie i dla pracowników, i pracodawców.

PIT-2

Powyższe regulacje wprowadziły pewną dowolność co do formy składania wniosków przez podatników. Mogą być one złożone papierowo lub elektronicznie. A co ze wzorem oświadczeń? Jak można przeczytać w uzasadnieniu, pracodawca będzie mógł zdecydować, czy przyjmie wnioski za pośrednictwem programu kadrowo-płacowego, czy w formie pisemnej. Również wzór dokumentu może ustalić pracodawca lub skorzystać z gotowego wzoru, którym od 2023 r. jest PIT-2(9).

Wzór oświadczenia dotyczy wniosków i oświadczeń, o których mowa w artykułach ustawy o PIT:

• art. 31b ust. 1 – kwota zmniejszająca podatek w wysokości 1/12 (PIT-2);
• art. 32ust. 3 – oświadczenie o wspólnym opodatkowaniu dochodów małżonków albo osób samotnie wychowujących dzieci;
• art. 32 ust. 6 – wniosek o obliczanie podatku osób do 26. roku życia oraz o niestosowaniu miesięcznych kosztów uzyskania przychodów (podstawowych i podwyższonych);
• art. 32 ust. 7 – oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów;
• art. 32ust. 8 – wniosek o rezygnacji ze stosowania kosztów uzyskania przychodów 50%.

Warto zauważyć, że oprócz wyżej wskazanych wniosków i oświadczeń pracownik może złożyć również wniosek o rezygnację z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

Pobierz darmowy wzór PIT-2(9)

Kiedy należy złożyć lub wycofać wniosek bądź oświadczenie i jak to zrobić?

Jak już zostało wskazane, podatnik składa płatnikowi wnioski i oświadczenia mające wpływ na sposób ustalania jego zaliczki na podatek dochodowy. Z kolei płatnik (pracodawca, zleceniodawca, organ rentowy) ma obowiązek uwzględnić złożone wnioski i oświadczenia pracownika. 

Jak wskazuje art. 31a ust. 5 ustawy o PIT, podatnik jest zobligowany uwzględnić złożone wnioski i oświadczenia najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym je otrzymał. W praktyce oznacza to, że jeśli wnioski zostały złożone przed naliczeniem wynagrodzenia, to pracodawca – jeśli ma taką możliwość – może uwzględnić oświadczenia już w tym samym miesiącu, jednak nie później niż z miesiącem kolejnym.

Co ważne, ten sam przepis wskazuje wyjątek dla płatników z art. 34, którym są organy rentowe – czas na uwzględnienie wniosków i oświadczeń mają najpóźniej po drugim miesiącu, od kiedy zostały one złożone.

Obecne przepisy doprecyzowują również, że na pracowniku ciąży obowiązek wycofania złożonych wniosków i oświadczeń, jeśli jego sytuacja zmieniła się i ma to wpływ na zgodność ze składanymi oświadczeniami, od których zależy ustalenie zaliczki na podatek. Ustawodawca wskazał, że wycofanie wcześniej złożonych dokumentów polega na złożeniu nowego oświadczenia lub wniosku na piśmie, czyli tak, jak miało to miejsce przy składaniu dokumentów.

Należy również pamiętać, że złożone wnioski i oświadczenia pracownika obowiązują także w kolejnych latach i nie ma potrzeby ponawiania tego w każdym roku podatkowym, chyba że – jak już zostało wspomniane – zmianie ulegnie sytuacja podatnika, która ma wpływ na zgodność oświadczeń.

Oświadczenia i wnioski po ustaniu stosunku prawnego

Projekt nowelizacji ustawy o PIT wprowadził kolejną ważną regulację. A mianowicie:

Z powyższego przepisu wynikają dwie najważniejsze kwestie. Po pierwsze w sytuacji, kiedy wynagrodzenie lub świadczenie wypłacane jest pracownikowi/zleceniobiorcy po ustaniu zatrudnienia (po zakończeniu umowy) – pracodawca ustala zaliczkę na podatek z pominięciem wcześniej składanych przez pracownika wniosków i oświadczeń. W praktyce oznacza to, że stosuje zasady ogólne i nie będzie mógł uwzględnić żadnych ulg lub zwolnień, których używano na wniosek pracownika.

Natomiast fragment „z wyjątkiem wniosków, o których mowa w art. 32 ust. 6 i 8” wprowadza dwa (a w praktyce trzy) wyjątki.

Oznacza to, że pracodawca podczas ustalania zaliczki na podatek z przychodu wypłacanego po ustaniu stosunku prawnego może uwzględnić dwa powyższe wnioski, jeśli zostały wcześniej złożone przez pracownika. Natomiast wszystkie inne wnioski i oświadczenia mają zostać pominięte.