Polski rynek pracy już wkrótce stanie przed istotną transformacją. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zaprezentowało projekt reformy, której wejście w życie planowane jest na początek 2026 roku. Nowe uprawnienia PIP pozwolą skuteczniej egzekwować przepisy prawa pracy oraz ograniczą nadużycia. Reforma zakłada m.in. przekształcenie umów B2B w umowę o pracę. Czy jest się czego obawiać? Jak się przygotować? Wyjaśniamy w artykule.
PIP zyska uprawnienia – jaki jest cel zmian?
Jak można przeczytać w uzasadnieniu projektu ustawy, ma on bardzo sprecyzowane cele. Przede wszystkim ma wzmocnić Państwową Inspekcję Pracy (PIP), aby mogła ona lepiej egzekwować prawo pracy. Dzięki temu poprawi się sytuacja pracowników. Zmiany te są zgodne z Krajowym Planem Odbudowy i Odporności (KPO) i stanowią realizację celów A71G (reforma PIP i Kodeksu pracy) oraz A72G (wzmacnianie kompetencji PIP).
Najczęstsze nadużycia na rynku pracy
Pojawia się jednak pytanie, co takiego działo się w polskim prawie pracy dotychczas, że podjęto decyzję o wręczeniu owego narzędzia dla PIP? Otóż zgodnie z danymi główne i zidentyfikowane problemy, jakie mają miejsce, to:
zastępowanie etatów zleceniami lub B2B – w wielu firmach praca jest wykonywana w warunkach podporządkowania z art. 22 § 1 kp (stałe miejsce i czas, nadzór), ale formalnie zawiera się umowy cywilne. To pozbawia ludzi uprawnień pracowniczych (urlop, ochrona w razie choroby, normy czasu pracy);
zaniżanie wynagrodzeń przy umowach cywilnoprawnych;
czas pracy i ewidencja – często problemem nie są tylko nadgodziny, lecz także brak rzetelnej ewidencji (albo „ryczałty” bez podstawy ZUS).
Poznaj 4 kluczowe aspekty odróżniające B2B oraz zlecenie od umowy o pracę
Przypomnijmy, że zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną czy kontraktem, przy jednoczesnym zachowaniu warunków typowych dla stosunku pracy jest niedozwolone. Jeśli faktyczny sposób wykonywania pracy ma cechy stosunku pracy (m.in. podporządkowanie pracodawcy, praca w określonym miejscu i czasie, osobiste świadczenie pracy), to jest to umowa o pracę, niezależnie od tego, jak nazwały ją strony. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego, nawet jeśli wolą stron było zawarcie umowy cywilnoprawnej, to przeważające cechy pracownicze decydują o rodzaju umowy. Ponadto, jeśli umowa, którą zawarto, ma przeważające cechy umowy o pracę, takie jak podporządkowanie pracodawcy i konieczność osobistego świadczenia pracy, to jest ona traktowana jako umowa o pracę. Potwierdzają to licznie wyroki sądu.
Wykonywanie poleceń jest fundamentem wzajemnych relacji między stronami stosunku pracy. Innymi słowy, istotą pracy umownie podporządkowanej jest możliwość codziennego konkretyzowania pracownikowi jego obowiązków, a w szczególności określania czynności mieszczących się w zakresie uzgodnionego rodzaju pracy i sposobu ich wykonywania. Charakterystyczna dla stosunku pracy dyspozycyjność pracownika wyraża się właśnie w zobowiązaniu do podejmowania zadań według wskazań pracodawcy, a obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych został wyeksponowany w art. 100 § 1 kp. Zatem codzienne stawianie się do pracy, bez z góry określonych czynności do wykonania, i wykonywanie na bieżąco poleceń zwykle świadczy o wykonywaniu pracy pod kierownictwem pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 15 października 1999 roku, I PKN 307/99 czy z 18 lutego 2016 roku, II PK 352/14).
podporządkowanie pracownika,
miejsce świadczenie pracy,
czas wykonywania pracy,
odpowiedzialność za pracę.
Brak bezpośredniego podporządkowania
Brak bezpośredniego podporządkowania pracownika jest jedną z kluczowych cech, która pozwala odróżnić umowę o pracę od B2B czy zlecenia. Charakteryzuje się po pierwsze brakiem nadzoru, co oznacza, że podmiot zlecający może sprawdzić efekt, ale nie kontroluje na bieżąco sposobu, w jaki dane zlecenie jest wykonywane.
Po drugie swobodą w organizacji pracy – wykonawca sam decyduje, kiedy i w jaki sposób zrealizuje zadanie. Nie oznacza to, że wykonawca może zrobić, co tylko zechce, a zamawiający musi mu zapłacić. W praktyce chodzi o to, że wykonawca musi dotrzymać ustalonego terminu i osiągnąć określony przez zamawiającego rezultat. Zatem zleceniodawca jak najbardziej może sprawdzać efekt i mieć do niego uwagi, ale nie kontroluje na bieżąco sposobu, w jaki praca jest wykonywana.
Brak świadczenia pracy w określonym miejscu
Wykonawca często nie musi pracować w biurze zleceniodawcy, może pracować zdalnie lub w innym miejscu, które uzna za stosowne. Dlatego najczęściej umowa B2B nie powinna wskazywać miejsca wykonywania pracy, jako że ustala je wykonawca. Możliwe jest natomiast wynajęcie przestrzeni biurowej swojemu wykonawcy.
Czas pracy/organizacja pracy
W przypadku pracy na B2B nie ma sztywnych godzin pracy. Wykonawca nie musi przychodzić do pracy „na 8.00” i kończyć „o 16.00” z uwagi brak określonych norm czasowych na wykonanie prac. Natomiast jeśli B2B określa, że taki rytm jest dla niego stosowny, to żadne przepisy mu tego nie zabraniają.
Odpowiedzialność zleceniobiorcy czy B2B
W przypadku umowy B2B wykonawca ponosi pełną i nieograniczoną odpowiedzialność za szkody wyrządzone w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
Kluczowa nie treść umowy i jej tytuł, ale jej wykonanie – przygotuj się!
Prawdziwy charakter stosunku prawnego zależy od tego, jak jest on faktycznie realizowany w praktyce, a nie od tego, co zostało formalnie zapisane w umowie lub jak umowa została nazwana. Dlatego też warto przechowywać dowody rzeczowe na wykonywanie B2B, a będą nimi np.:
raporty i sprawozdania,
korespondencja mailowa,
taski i zgłoszenia,
materiały.
Raporty i sprawozdania
Celem raportów i sprawozdań jest pokazanie, że wykonawca działa samodzielnie i odpowiada za ostateczny efekt, a nie za sam proces. W praktyce jest to review, czyli pokazanie rezultatów i kamieni milowych projektu, a nie raportowanie codziennych, godzinowych aktywności. Sprawozdanie z wykonanej pracy przygotowuje wykonawca i przedstawia zamawiającemu.
Korespondencja mailowa
Właściwie prowadzona korespondencja może wzmocnić argument o niezależność.
Dyskusja biznesowa – komunikacja powinna mieć charakter dyskusji między dwoma przedsiębiorcami np. pytania wykonawcy do klienta dotyczące szczegółów projektu.
Taski / zgłoszenia w systemach – JIRA, Trello, Asana, Slack
Systemy do zarządzania zadaniami mogą być użyteczne do określenia, jak wygląda charakter współpracy. Mianowicie, jeśli zadania określamy jako projekty, a nie godziny, czyli jako konkretne, mierzalne cele projektowe (np. „zaprojektowanie strony głównej”), a nie jako zadania godzinowe (np. „pracuj przez 4 godziny nad stroną”).
Zamawiający w B2B definiuje większe etapy projektu i cele, a nie tworzy codziennej listy zadań do zrobienia dla wykonawcy.
Pliki / dostarczone materiały – dokumenty, projekty, kod źródłowy
Dostarczone wyniki prac to najmocniejszy dowód, ponieważ pokazują efekt pracy wykonawcy, a jest to np. kod źródłowy. Wykonawca dostarcza bowiem określone założenie, a nie samą czynność pisania kodu.
B2B powinien zadbać o zlecenia od różnych podmiotów
Zazwyczaj, działając w ramach B2B, wykonawca przyjmuje zlecenia od różnych firm lub osób, co nie oznacza, że nie może bazować na stałych współpracach i zleceniach, jeśli są dla niego opłacalne.
Nowe uprawnienia PIP
Jak już wspomniano, jedną z kluczowych zmian przewidzianych w reformie będzie nadanie inspektorom pracy prawa do wydawania decyzji administracyjnych, które automatycznie zamienią nieprawidłowo zawarte umowy cywilnoprawne w umowy o pracę. Równocześnie rozszerzone zostaną kompetencje PIP – obejmą one nie tylko tradycyjnych pracodawców, lecz także zleceniodawców zatrudniających wyłącznie na podstawie umów cywilnoprawnych, którzy dotychczas pozostawali poza jej zasięgiem.
Po nowelizacji PIP zyska dodatkowe narzędzia:
możliwość weryfikowania wszystkich składek odprowadzanych do ZUS-u, nie tylko związanych z etatami;
prowadzenia kontroli w trybie zdalnym poprzez przesyłanie dokumentów czy przesłuchiwanie osób za pomocą wideokonferencji;
przeprowadzania oględzin online z użyciem kamer i transmisji na żywo.
W praktyce oznacza to, że nadzór nad rynkiem pracy będzie bardziej kompleksowy, szybszy i dostosowany do nowoczesnych realiów.
Decyzja o stosunku pracy wydawana przez PIP
PIP będzie mógł decyzją administracyjną stwierdzić, że strony łączy umowa o pracę. Decyzja musi wskazać m.in. rodzaj umowy, daty, rodzaj pracy, miejsce, wymiar etatu i wynagrodzenie (gdy brak danych o płacy – wskaże minimalne). Decyzja jest natychmiast wykonalna co do skutków na przyszłość (pracownicze, podatki i ZUS), przy wstrzymaniu wykonania dla zaległych zobowiązań do czasu upływu terminu odwołania lub prawomocnego orzeczenia.
Kontrole i czynności zdalne + zdalne przesłuchania
Możliwe będą oględziny na żywo z obrazem i dźwiękiem, przesłuchania przez wideopołączenie (protokół + załączony zapis) oraz prowadzenie kontroli i czynności w trybie zdalnym (poczta, środki komunikacji elektronicznej), z okazaniem legitymacji i upoważnienia.
Przesłuchanie kontrolowanego lub świadka może nastąpić przy użyciu urządzeń technicznych umożliwiających przeprowadzenie tej czynności na odległość z jednoczesnym bezpośrednim przekazem obrazu i dźwięku. Przesłuchanie utrwala się za pomocą urządzenia rejestrującego obraz i dźwięk. Z przesłuchania sporządza się protokół, którego treść ograniczona jest do zapisu najbardziej istotnych oświadczeń osób biorących w nim udział. Zapis obrazu i dźwięku stanowią załącznik do protokołu.
Wymiana danych PIP i ZUS
PIP udostępni ZUS szeroki zakres danych o kontrolowanych i osobach wykonujących pracę; m.in. będą to dane:
o podmiocie kontrolowanym: NIP, REGON, nazwa, adres siedziby (dla agencji zatrudnienia – także miejsca wykonywania pracy), data kontroli, kwoty z umowy;
o osobach wykonujących pracę: imię i nazwisko, PESEL, obywatelstwo, okres wykonywania pracy, dane podmiotu powierzającego pracę, rodzaj zawartej umowy (wprost obejmuje to umowy cywilnoprawne).
Przekazanie informacji następuje w zakresie niezbędnym do realizacji zadań. Dotąd PIP „współdziałała” z ZUS i miała prawo korzystać z danych ZUS, ale przepis nie dawał tak szczegółowej podstawy do przekazywania całych pakietów danych z PIP do ZUS (były tylko ogólne ramy współdziałania i dostęp PIP do danych ZUS).
Przekształcenie umów B2B w umowę o pracę to strata po obu stronach
W przypadku, gdyby współpraca na podstawie umów zleceń została zakwestionowana i przekształcona w umowę o pracę, negatywne konsekwencje dotkną obu stron.
Konsekwencje dla pracodawców
Projekt nowelizacji przewiduje znaczne zaostrzenie sankcji finansowych za nielegalne zatrudnianie pracowników. Obecnie za zawarcie umowy cywilnoprawnej w sytuacji, gdy powinna zostać podpisana umowa o pracę, kara wynosi od 1 000 do 30 000 zł. Po wejściu w życie nowych przepisów widełki zostaną podwojone – od 2 000 do nawet 60 000 zł.
Jak pokazują statystyki, średnia wysokość mandatu nakładanego przez PIP to obecnie jedynie około 1 300 zł, a w przypadku skierowania sprawy do sądu – około 2 400 zł. Tak niskie kwoty często nie stanowiły realnej bariery dla nieuczciwych pracodawców. Planowana reforma ma to zmienić – podwyższone kary mają stać się skutecznym narzędziem dyscyplinującym i zmusić firmy do rezygnacji z praktyki omijania prawa pracy.
Konsekwencje dla przedsiębiorcy
Konieczność zapłaty zaległych składek ZUS to jedna z konsekwencji, jaka może spotkać przedsiębiorcę w przypadku zakwestionowania zatrudnienia na B2B. Przedsiębiorca zostanie zobowiązany do zapłaty zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za cały okres, czyli nawet do 5 lat wstecz, wraz z należnymi odsetkami.
Drugim z istotnych aspektów jest konieczna korekta rozliczeń podatkowych. W przypadku uznania umowy B2B za umowę o pracę przedsiębiorca musi skorygować swoje rozliczenia podatkowe, jako że zmienia się forma opodatkowania – korekta podatku oraz ewentualnych kosztów.
Zatem uzyskanie statusu umowy o pracę nie będzie korzystne również i dla przedsiębiorcy. Niektóre media piszą, że uzyskanie statusu pracownika to uzyskane przywileje pracownicze np. do urlopów – tu jednak realnie patrząc na grunt finansowy, nie będzie to miało pozytywnego przełożenia w związku z obciążeniami ZUS, jakie dotkną przedsiębiorcy.
Przebieg kontroli
Jak już wspomniano, jeśli PIP uzna podczas kontroli, że umowa cywilnoprawna została zawarta nieprawidłowo i w rzeczywistości ma cechy umowy o pracę, wyda decyzję administracyjną o jej przekształceniu.
Taka decyzja będzie miała moc prawną i będzie wiążąca. Oznacza to, że pracodawca będzie musiał potraktować umowę jako umowę o pracę, co niesie za sobą wszystkie konsekwencje prawne, takie jak obowiązek opłacania pełnych składek ZUS, udzielania urlopu wypoczynkowego czy wypłaty wynagrodzenia w wysokości co najmniej minimalnej. Można się odwołać od decyzji Państwowej Inspekcji Pracy o przekształceniu umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. Wniesienie odwołania nie wstrzymuje jednak wykonania decyzji.
Nie czekaj, działaj!
Nowe przepisy, które wzmacniają PIP i dają jej prawo do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, wymagają zarówno od pracodawców, jak i od przedsiębiorców odpowiedniego przygotowania oraz działania na przyszłość. Kluczowe jest zminimalizowanie ryzyka i zapewnienie pełnej zgodności z prawem.
Zlecający wykonanie
W pierwszej kolejności należy dokładnie przeanalizować wszystkie obecnie obowiązujące umowy cywilnoprawne, takie jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Ważne jest, aby ocenić, czy te umowy nie posiadają cech charakterystycznych dla umowy o pracę, np. podporządkowania pracownika pracodawcy, pracy w określonym miejscu i czasie, czy jej ciągłości i powtarzalności. Taki wewnętrzny audyt pozwala na zidentyfikowanie umów, które mogą być w przyszłości kwestionowane przez PIP, a następnie określenie faktycznego charakteru współpracy i jeśli nie jest ona etatowym zatrudnieniem – wprowadzenie do procesu dowodów rzeczowych, o których pisaliśmy w podrozdziale „Kluczowa nie treść umowy i jej tytuł, ale jej wykonanie – przygotuj się!”, które pomogą w razie ewentualnej kontroli potwierdzić charakter współpracy. Takie sprawdzenia często są również szansą na wprowadzenie uproszczeń i „pozbycie się” nawisów formalnych, jakie niekiedy funkcjonują bez realnej potrzeby, jak np. raportowanie czy rozliczanie godzin pracy zatrudnionych.
Przyjmujący zlecenie
Przedsiębiorca, decydując się na prowadzenie działalności gospodarczej i współpracę na zasadach B2B, ma swoje określone cele. Aby móc je realizować bez ryzyka, że PIP zakwestionuje jego status, może:
zadbać o swoją działalność poprzez budowanie świadomości o przesłankach potwierdzających charakter jego działań, czyli:
każdy przedsiębiorca wie, że prowadzenie działalności to nie praca od do, to stałe wykonywanie działań mających na celu zabezpieczenie źródła przychodu dla swojej działalności;
liczy się efekt, a nie to, jak długo nad czymś się pracowało, dlatego im więcej automatyzacji wprowadzamy do swojej pracy, tym jesteśmy w stanie w szybszym czasie dostarczyć faktyczne efekty pracy, za co otrzymuje się umówione ze zleceniodawcą wynagrodzenie;
zdecydować się na założenie spółki z o.o. z innym przedsiębiorcą współpracującym w branży z wyborem estońskiego CIT, a otrzymywanie wynagrodzenia w postaci dywidend.
Podsumowanie
Nowe regulacje zakładają zacieśnienie współpracy Państwowej Inspekcji Pracy z innymi kluczowymi instytucjami publicznymi, takimi jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Krajowa Administracja Skarbowa. W ramach reformy planowane jest powołanie specjalnego zespołu zadaniowego, który ma umożliwić wspólną analizę ryzyka i skuteczniejsze planowanie kontroli. Inspekcja pracy otrzyma również dostęp do szerszego zakresu danych z baz ZUS, co pozwoli szybciej identyfikować firmy stosujące podejrzane praktyki, budować modele analityczne przewidujące nadużycia oraz prowadzić wstępną ocenę obszarów podwyższonego ryzyka. Rozszerzenie tego dostępu będzie następowało etapami – dopiero po przeprowadzeniu audytów bezpieczeństwa i zapewnieniu odpowiednich kompetencji w samej PIP.
Główny Inspektor Pracy zapewnia, że nie dojdzie do masowych kontroli. Nowe regulacje mają jedynie wzmocnić narzędzia PIP w walce z nadużyciami, czyli przypadkami celowego omijania przepisów prawa pracy poprzez stosowanie umów cywilnoprawnych. Niejasne pozostaje jednak, jak prawnie decyzje administracyjne będą wpływać na już zawarte umowy.
Reforma zgodnie z harmonogramem Krajowego Planu Odbudowy powinna zostać wprowadzona najpóźniej do końca czerwca 2026 roku. Rząd przygotował już projekt ustawy i zakłada, że nowe przepisy wejdą w życie od 1 stycznia 2026 roku.
