Nierzadko w toku prowadzonej działalności gospodarczej dochodzi do sytuacji, w której firma traci prawo do odzyskania wpłaconej kaucji za opakowania zwrotne. Przedsiębiorcy zastanawiają się wówczas, czy takie zdarzenie pozwala na ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od spełnienia określonych przesłanek podatkowych, które warto dokładnie przeanalizować.
Czym jest kaucja za opakowania?
Zgodnie z art. 8 pkt 6a Ustawy z dnia 13 czerwca 2013 roku o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi kaucja to określona kwota pieniężna pobierana w momencie sprzedaży produktu w opakowaniu na napoje jednorazowe albo wielokrotnego użytku, będącego napojem, zwracana w momencie zwrotu odpowiednio opakowania objętego systemem kaucyjnym albo odpadu opakowaniowego powstałego z opakowania objętego systemem kaucyjnym.
Mówiąc szerzej, kaucja to ustalona kwota pieniężna pobierana przez sprzedawcę w momencie sprzedaży produktu w opakowaniu. Tymi opakowaniami są nie tylko opakowania na napoje, ale także np. palety, skrzynie transportowe, inne opakowania umożliwiające transport różnych produktów.
System kaucyjny w Polsce a ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki
W Polsce działa aktualnie system kaucyjny, który nakłada na sprzedawców obowiązek poboru kaucji w przypadku nabycia napojów w plastikowej butelce, szklanej butelce oraz w puszce.
Kaucja ta stanowi dodatkową opłatę doliczoną do ceny, którą opłaca nabywca, nabywając wodę i napoje.
Nabywca może odzyskać wartość kaucji w momencie dokonania zwrotu pustego opakowania w specjalnych automatach do przyjmowania ww. opakowań.
System kaucyjny w Polsce obowiązuje wobec opakowań typu:
- butelki PET do pojemności 3 l,
- butelki szklane wielokrotnego użytku do pojemności do 1,5 l,
- puszki metalowe do pojemności do 1 l.
Na razie nie obejmuje on opakowań takich jak m.in.:
- palety drewniane,
- pojemniki plastikowe,
- beczki metalowe,
- pozostałe
– od których sprzedawca pobrał kaucję, ponieważ stosunku do nich mają zastosowanie dotychczasowe regulacje.
Kaucja a podatek VAT
Zgodnie z art. 29a ust. 11 ustawy o VAT do podstawy opodatkowania nie wlicza się wartości opakowania, jeżeli podatnik dokonał dostawy towaru w opakowaniu zwrotnym, pobierając kaucję za to opakowanie lub określając taką kaucję w umowie dotyczącej dostawy towaru.
Natomiast w sytuacji, gdy nabywca nie dokona ich zwrotu w odpowiednim terminie, a więc w myśl art. 29a ust. 12 ustawy o VAT, sprzedawca podwyższa podstawę opodatkowania VAT o wartość tego opakowania:
w dniu następującym po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowania – jeżeli tego opakowania nie zwrócono w terminie określonym w umowie;
60. dnia od dnia wydania opakowania – jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu tego opakowania.
Oznacza to, że pobraną uprzednio kaucję wlicza do podstawy opodatkowania VAT, ponieważ uznaje on, że doszło do dostawy towarów, którymi są zatrzymane przez nabywcę opakowania.
Wobec tego kaucja stanowi zapłatę za towar, jakim jest opakowanie.
Nawiązując do art. 106i ust. 5 ustawy o VAT, w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania sprzedawca podwyższa podstawę opodatkowania o wartość tego opakowania i na tę okoliczność wystawia fakturę nie później niż:
7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania;
60. dnia od dnia wydania opakowania, jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania.
Przykład 1.
Czynny podatnik VAT sprzedał towary na paletach zwrotnych nabywcy towarów będącym czynnym podatnikiem VAT. Sprzedaż miała miejsce 15 marca 2026 roku. Nabywca na gruncie zawartej umowy miał zwrócić opakowania w terminie 60 dni, licząc od dnia dostawy towarów. Jednakże do końca maja 2026 roku tego nie uczynił. Co w takiej sytuacji? Sprzedawca w tej sytuacji zwiększa zatem podstawę opodatkowania VAT o wartość niezwróconych palet w dniu następującym po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowania. Co więcej, na mocy art. 106i ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT jest zobligowany do wystawienia faktury nie później niż 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania.
W umowach handlowych powinny być sprecyzowane terminy zwrotu opakowań.
Jeżeli jednak strony tego nie dokonały, wówczas zgodnie z art. 29a ust. 12 pkt 2 ustawy o VAT w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania sprzedawca podwyższa podstawę opodatkowania VAT o wartość tego opakowania 60. dnia, licząc od dnia wydania danego opakowania – jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu tego opakowania.
W sytuacji, gdy podatnik nie otrzyma zwrotu opakowań w ciągu ww. 60 dni, za które pobrał kaucję, ma on obowiązek opodatkować VAT wartość tych opakowań i udokumentować to fakturą sprzedaży.
Kiedy ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki jest możliwe?
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ani prawnych nie określają pojęcia kaucji.
Co więcej, nie regulują w sposób szczególny kwestii tego, kiedy i jak utracona kaucja powinna lub nie znaleźć się w kosztach uzyskania przychodów.
Mając to na uwadze, do przychodów i kosztów związanych z nowym systemem kaucyjnym i nie tylko znajdą zastosowanie ogólne zasady rozpoznania kosztów zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Powyższe oznacza, że ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki należy rozpatrywać przez pryzmat celowości jej poniesienia – tzn., czy spełnia ona cechy wydatków stanowiących koszt uzyskania przychodów:
jest poniesiona w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z działalności gospodarczej;
jest poniesiona przez przedsiębiorcę na cele prowadzonej działalności;
ma związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanymi przychodami z działalności;
nie może zostać zwrócona przedsiębiorcy w żadnej formie (dotacja, subwencja, inny zwrot kosztów);
musi być właściwie udokumentowana;
nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.
Każdy wydatek poniesiony na cele prowadzonej działalności gospodarczej musi być racjonalnie uzasadniony.
Charakter kaucji polega na jej pobraniu przez sprzedawcę w momencie sprzedaży towaru i wydania opakowań, a następnie zwróceniu jej nabywcy w chwili, gdy ten dokonuje ich zwrotu.
Natomiast w pewnych sytuacjach może ona być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełnia ww. cechy oraz nabywca traci prawo do jej zwrotu.
Jeżeli kaucja nie może zostać zwrócona z różnych przyczyn, wówczas nabywca, który opłacił tę kaucję, może zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo w momencie zapłaty kaucja kosztem nie jest, ale np., gdy opakowania zostały zagubione, zniszczone podczas transportu, magazynowania, przechowywania – w toku prowadzenia działalności, a także w innych (firmowych) okolicznościach, wówczas nabywca traci prawo do odzyskania kaucji i w tym momencie może ona być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów.
Warto też dodać, że niekiedy przyczyny utraty prawa do zwrotu kaucji mogą być zaskakujące. Ważne, aby dawały solidne argumenty dla możliwości ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów.
Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 maja 2026 roku (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.143.2026.1.JG), w której uznaje on, że:
Należy wskazać, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia kaucji. Słownik języka polskiego W. Doroszewskiego (internetowe wydanie słownika języka polskiego; http://sjp.pwn.pl/) definiuje kaucję jako sumę pieniężną złożoną jako rękojmię dotrzymania umowy i stanowiącą odszkodowanie w razie niedotrzymania umowy; zastaw, zabezpieczenie, gwarancja. Istotą kaucji jest co do zasady jej zwrotny charakter. W przypadku braku zastrzeżeń co do wykonania umowy albo w ogóle w razie jej wykonania kaucja podlega zwrotowi na rzecz tego podmiotu, który kaucji udzielił. Kaucja jest neutralna podatkowo, tzn. nie jest ani kosztem, ani przychodem, aż do wystąpienia okoliczności, które uprawniają wierzyciela do zaspokojenia się z kaucji.
Mając na uwadze powyższe, wskazać należy, że poniesiony przez Państwa koszt w postaci przepadku kaucji należy oceniać przede wszystkim pod kątem celowości, w świetle art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przesłanka celowości poniesionego wydatku ma bowiem fundamentalne znaczenie dla konstrukcji podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Skoro bowiem podstawą opodatkowania zgodnie z art. 7 ustawy o CIT jest co do zasady dochód rozumiany jako nadwyżka sumy przychodów nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym, to tym samym pomiędzy podatkowym przychodem a podatkowym kosztem istnieje zależność tego rodzaju, iż poniesiony koszt musi w sposób bezpośredni albo pośredni wpływać na przychód podatkowy, jego osiągnięcie, zachowanie albo zabezpieczenie. Stwierdzenie braku takiej zależności powoduje, iż wydatek, aczkolwiek poniesiony w sensie ekonomicznym i uwidoczniony w rachunku bilansowym, nie będzie na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych mógł zostać zaliczony do podatkowych kosztów uzyskania przychodów.
We wniosku wskazują Państwo, że w związku z prowadzoną działalnością zapewniają artystom oraz uczestnikom imprez sportowych napoje chłodzące objęte systemem kaucyjnym. W przypadku artystów zapewnienie napoju chłodzącego wynika z zapisów odpowiednich umów, z kolei w przypadku imprez sportowych, jak sugeruje sformułowane we wniosku pytanie, napoje zapewniają prawidłowe funkcjonowanie i organizację danej imprezy w ramach Państwa działalności statutowej. Napoje chłodzące umożliwiają uczestnikom uzupełnianie płynów.
Jednocześnie wskazują Państwo, że nie ma możliwości odzyskania opakowań kaucyjnych w stanie nienaruszonym, ponieważ artyści często zgniatają te opakowania podczas występów lub je zabierają ze sobą, z kolei pozostali uczestnicy imprez sportowych otrzymują napoje bez obowiązku zwrotu opakowania (uczestnicy zabierają ze sobą te napoje, bo często są niewypite do końca).
W mojej ocenie przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego uzasadnia twierdzenie, że zapłacona kaucja nie może zostać Państwu zwrócona. Zniszczenie opakowania lub jego utrata następuje wskutek uzasadnionego ryzyka oraz w toku prowadzenia normalnej Państwa działalności statutowej. W takich okolicznościach mając na uwadze sformułowane przez Państwa pytanie, opisany we wniosku przypadek uzasadnia rozliczenie kaucji w kosztach uzyskania przychodu, z uwzględnieniem art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ustawy o CIT.
Zatem zgadzam się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym taki wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT jako koszt poniesiony w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, organizacji pracy oraz relacji biznesowych. […]”.
Jak widać, ujęcie w kosztach podatkowych utraconej kaucji za butelki może mieć miejsce, ale tylko w przypadku, kiedy obiektywne okoliczności wskazują na brak możliwości odzyskania tej kaucji. Takimi okolicznościami mogą być utrata lub zniszczenie opakowań i inne zdarzenia skutkujące utratą uprawnień do odzyskania kaucji. Jeżeli pozostałe ustawowe warunki uznania wydatku za koszt podatkowy będą spełnione, wówczas wartość utraconej kaucji nabywca będzie mógł ująć w kosztach uzyskania przychodu w księgach swojej działalności gospodarczej.
Polecamy:
