Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy jest zwykle wyzwaniem dla pracodawcy, który zobowiązany jest współpracować z tym organem, a w szczególności przekazywać mu informacje (udostępniać dokumenty, udzielać wyjaśnień) konieczne do dokonania ustaleń i sformułowania oceny badanej działalności. Pracodawcy (podmioty kontrolowane) mogą mieć niekiedy wątpliwość, czy zakres żądanych przez kontrolera danych nie wykracza poza przedmiot kontroli oraz ustawowe kompetencje PIP. W takich przypadkach najlepszą drogą do ich rozstrzygnięcia wydaje się rozmowa z inspektorem przeprowadzającym kontrolę, zmierzająca do uzgodnienia stanowisk obu stron – kontrolującego i kontrolowanego. Brak porozumienia rodzi dla podmiotu kontrolowanego określone ryzyka.

Status Państwowej Inspekcji Pracy

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) jest podległym Sejmowi organem powołanym do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej w zakresie określonym w ustawie. Jednostkami organizacyjnymi PIP są:

Główny Inspektorat Pracy,
okręgowe inspektoraty pracy,
Ośrodek Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu.

Państwową Inspekcją Pracy kieruje Główny Inspektor Pracy przy pomocy zastępców. Okręgowym inspektoratem pracy, obejmującym zakresem swojej właściwości terytorialnej obszar jednego lub więcej województw, kieruje okręgowy inspektor pracy przy pomocy zastępców (art. 1-5 Ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 roku o Państwowej Inspekcji Pracy – dalej „ustawa o PIP”).

Zobacz też:

Zadania PIP

W art. 10 ustawy o PIP zawarto obszerną listę zadań tego organu, wśród których wymienić należy w szczególności następujące:

nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów dotyczących stosunku pracy, wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, czasu pracy, urlopów, uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem, zatrudniania młodocianych i osób z niepełnosprawnościami;
kontrola legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej;
kontrola wyrobów wprowadzonych do obrotu lub oddanych do użytku pod względem spełniania przez nie zasadniczych lub innych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, określonych w odrębnych przepisach;
podejmowanie działań polegających na zapobieganiu i ograniczaniu zagrożeń w środowisku pracy;
opiniowanie projektów aktów prawnych z zakresu prawa pracy;
prawo wnoszenia powództw, a za zgodą osoby zainteresowanej – uczestnictwo w postępowaniu przed sądem pracy, w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy;
ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika określonych w Kodeksie pracy, wykroczeń, o których mowa w Ustawie z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, a także innych wykroczeń, gdy ustawy tak stanowią, oraz udział w postępowaniu w tych sprawach w charakterze oskarżyciela publicznego.

Postępowanie kontrolne

Kontrole z ramienia PIP przeprowadzają inspektorzy pracy, działający w ramach właściwości terytorialnej okręgowych inspektoratów pracy. Postępowanie kontrolne ma na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów dotyczących legalności zatrudnienia oraz udokumentowanie dokonanych ustaleń (art. 21, art. 22 ust. 1 ustawy o PIP).

Kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej potwierdzającej tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika PIP. Gdy kontrolowany ma być przedsiębiorca, kontrolę przeprowadza się po okazaniu legitymacji służbowej i upoważnienia do jej przeprowadzenia (art. 24 ust. 2 i 3 ustawy o PIP).

Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają przede wszystkim pracodawcy. Poza tym, w ograniczonym zakresie, podmiotami kontrolowanymi mogą być m.in.:

niebędący pracodawcami przedsiębiorcy i inne jednostki organizacyjne – na których rzecz jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym przez osoby wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą, bez względu na podstawę świadczenia tej pracy;
podmioty świadczące usługi pośrednictwa pracy, doradztwa personalnego, poradnictwa zawodowego oraz pracy tymczasowej;
przedsiębiorcy, do których stosuje się przepisy Ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni;
przewoźnicy drogowi (art. 13 ustawy o PIP).

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy - uprawnienia inspektora

W toku kontroli inspektor PIP ma m.in. prawo do:

swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego;
przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i pracy;
żądania od podmiotu kontrolowanego oraz od wszystkich pracowników lub osób, które są lub były zatrudnione albo które wykonują lub wykonywały pracę na jego rzecz na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym osób wykonujących na własny rachunek działalność gospodarczą, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą oraz wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą;
żądania okazania dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy, planów i rysunków technicznych, dokumentacji technicznej i technologicznej, wyników ekspertyz, badań i pomiarów dotyczących produkcji bądź innej działalności podmiotu kontrolowanego, jak również dostarczenia mu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji, w ilości niezbędnej do przeprowadzenia analiz lub badań, gdy mają one związek z przeprowadzaną kontrolą;
żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 23 ust. 1 ustawy o PIP).

Nierespektowanie tych uprawnień przez podmiot kontrolowany, w szczególności przez pracodawcę, może stanowić wykroczenie opisane w art. 283 § 2 pkt 8 kp, który stanowi, że kto utrudnia działalność organu PIP, w szczególności uniemożliwia prowadzenie wizytacji zakładu pracy lub nie udziela informacji niezbędnych do wykonywania jej zadań, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Ponadto możemy mieć do czynienia z popełnieniem przestępstwa – jak bowiem stanowi art. 225 § 2 Kodeksu karnego, kto osobie uprawnionej do kontroli w zakresie inspekcji pracy lub osobie przybranej jej do pomocy udaremnia lub utrudnia wykonanie czynności służbowej, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Przykład 1.

„[…] oskarżony odebrał jedno z wezwań do stawienia się w Państwowej Inspekcji Pracy, a co więcej, po odebraniu tego wezwania zadzwonił nawet do Państwowej Inspekcji Pracy, zasięgając informacji, w jakiej sprawie jest wzywany. Został przy tym pouczony o konieczności stawiennictwa. Mimo tego nie stawił się na wezwanie, a swojego niestawiennictwa nawet nie próbował usprawiedliwić. Tym samym udaremnił inspektorowi PIP przeprowadzenie zaplanowanych czynności kontrolnych. Bez przesłuchania oskarżonego i kontroli dokumentów, które miał przedłożyć, wykonanie tych czynności nie było zatem możliwe, a zatem zakłócenie czynności kontrolnych miało charakter istotny. […] Zachowanie skazanego z całą więc pewnością wypełnia znamiona przypisanego mu występku, o którym mowa w art. 225 § 2 kk. Nadmienić należy, że tak mocno akcentowana przez obrońcę okoliczność jednokrotnego niestawiennictwa oskarżonego na wezwanie inspektora pracy nie ma znaczenia dla wypełniania znamion tego przestępstwa, albowiem ilość czynności sprawczych nie jest przedmiotem normowania przepisu art. 225 § 2 kk. Czynność sprawcza została określona przez odwołanie się do spowodowania określonego skutku, bez sprecyzowania sposobu, w jaki do tego skutku ma dojść. Wchodzi w grę zarówno działanie (np. wprowadzenie w błąd osoby uprawnionej do przeprowadzenia kontroli) albo zaniechanie (np. niewydanie na żądanie osoby uprawnionej stosownej dokumentacji). Rozwiązanie takie oznacza, iż zakresem penalizacji został objęty nawet także tzw. bierny opór” (przykład zaczerpnięty z wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 27 marca 2014 roku, II AKa 10/14).

Czy trzeba zastosować się do każdego żądania inspektora PIP?

Odpowiedź na tak zadane pytanie jest oczywiście negatywna, gdyż uprawnienia osób przeprowadzających kontrolę na podstawie przepisów ustawy o PIP są ograniczone zakresem normowania tego aktu prawnego. Z pewnością zatem za nieuzasadnione prawnie (czyli bezprawne) należałoby uznać takie żądania inspektora PIP, które nie dotyczą zadań tego organu lub celu postępowania kontrolnego (np. żądania okazania dokumentów lub udzielenia wyjaśnień odnoszących się do sfery prywatności pracowników kontrolowanego podmiotu, obejmującej przekonania religijne lub polityczne czy też orientację seksualną).

Problematyczne może być też przekazywanie inspektorowi PIP informacji, co do których podmiot kontrolowany ma obawę, że sposób ich przekazania, a następnie wykorzystania przez PIP, rodzi określone ryzyko ujawnienia tych informacji osobom niepowołanym, co w konsekwencji może zagrażać istotnym interesom podmiotu kontrolowanego lub konkretnych osób. Wątpliwości dotyczyć mogą w szczególności danych gromadzonych w postaci elektronicznej, m.in. w ramach monitoringu wizyjnego, poczty elektronicznej czy zapisów w systemach rejestracji czasu pracy. Wydaje się, że należy co do zasady przyjąć, że jeśli podmiot kontrolowany (w szczególności pracodawca) gromadzi wspomniane dane legalnie, to w takim zakresie podlegają one udostępnieniu inspektorowi pracy. Jeżeli chodzi o zapewnienie ochrony przekazywanych danych, to podmiot kontrolowany jako administrator tych danych ma obowiązek zapewnić ich ochronę, szczególnie w aspekcie danych osobowych, do momentu ich przekazania inspektorowi pracy, a inspektor pracy, któremu dane przekazano, zobowiązany jest do ich analogicznej ochrony. W przypadku gdy podmiot kontrolowany ma uzasadnione wątpliwości, czy określony sposób przekazania danych inspektorowi pracy, a następnie postępowania z tymi danymi nie rodzi ryzyka ich ujawnienia osobom nieupoważnionym, strony postępowania kontrolnego powinny dążyć do uzgodnienia takiego sposobu, który to ryzyko wyeliminuje.

Konkludując, zagadnienie granic, jakich nie powinny przekraczać żądania inspektora pracy przeprowadzającego kontrolę, jest skomplikowane, a w praktyce często trudne będzie jednoznaczne rozstrzygnięcie, czy dane żądanie mieści się w ustawowych kompetencjach inspektora, czy poza nie wykracza. Decyzja o ewentualnym nieudostępnieniu inspektorowi określonych danych obarczona jest ryzykiem poniesienia odpowiedzialności za popełnienie wykroczenia, a nawet przestępstwa. Z drugiej strony nie można odmówić podmiotowi kontrolowanemu prawa do ochrony i nieudostępniania PIP informacji spoza zakresu objętego uprawnieniami tego organu. Względy roztropności i ostrożności wskazują, że w takich wątpliwych sytuacjach najlepszym sposobem znalezienia optymalnego rozwiązania jest jego wynegocjowanie z inspektorem pracy. Natomiast w przypadku gdy podmiot kontrolowany jest przekonany, że dane żądanie inspektora pracy jest bezprawne i dlatego nie może zostać spełnione, konieczne jest przedstawienie inspektorowi stanowiska w tym zakresie wraz z dostatecznie przekonującym uzasadnieniem.

Polecamy:

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika w 2025 roku - musisz to wiedzieć!