Poradnik Przedsiębiorcy

Kary porządkowe dla pracowników – jakie i kiedy można stosować?

Każdy przedsiębiorca zatrudnia w charakterze pracowników ludzi, a nie maszyny, stąd ryzyko błędu czy pomyłki pracownika nawet mimo zaawansowania technologicznego jest ciągle wysokie. Wszyscy ludzie popełniają błędy, a nawet najbardziej uważni nie są od nich wolni. Na niektóre potknięcia wyrozumiały pracodawca przymknie oko i nie wyciągnie z nich żadnych konsekwencji, jednakże znaczna część z nich może spowodować dla przedsiębiorcy poważne konsekwencje i szkody. Pracodawca, dzięki przepisom Kodeksu pracy, ma możliwość wyciągania konsekwencji służbowych względem pracowników, stosując kary porządkowe.

Pracodawca musi przestrzegać przepisów stosując kary porządkowe

Dopuszczalne kary porządkowe ustalone są w art. 108 kp i stanowią ograniczony katalog. Pracodawca nie może zatem wprowadzać żadnych innych kar, w dowolny sposób (np. dowolnie potrącając kwoty z pensji czy wprowadzając inną odpowiedzialność finansową).

Art. 108 § 1 i 2 Kodeksu pracy
§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:
1)karę upomnienia,
2)karę nagany.
§ 2.Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy  bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy - pracodawca może również stosować karę pieniężną.

Kara pieniężna została przez ustawodawcę ograniczona kwotowo: w przypadku jednego przewinienia i jednego dnia jest to maksymalnie kwota wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za jeden dzień pracy, przy czym maksymalna wysokość potrąceń nie może przekraczać jednej dziesiątej wynagrodzenia należnego do wypłaty.Dopuszczalnymi konsekwencjami są: kara upomnienia, kara nagany oraz kara pieniężna, które uznawane są za kary porządkowe.

Kary porządkowe nie mogą zostać zastosowane za dowolne przewinienie – musi być to naruszenie ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych albo ustalonego sposobu potwierdzenia przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. W przypadku złamania przepisów BHP lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenia miejsca pracy bez usprawiedliwienia, przybycia do pracy w stanie nietrzeźwości albo spożywania alkoholu w czasie pracy pracodawca może zastosować najsurowszą karę porządkową, jaką jest kara pieniężna wspomniana powyżej. 

Stan nietrzeźwości oznacza stężenie alkoholu we krwi większe niż 0,5 promila albo stężenie alkoholu w wydychanym powietrzu większe niż 0,25 mg w 1 dm3.

Niesumienna praca nie jest przesłanką do tego, aby stosować kary porządkowe

Co istotne, pracodawca nie może zdecydować się na kary porządkowe za naruszenie innych obowiązków niż zostało to wskazane powyżej. Kodeks pracy wyczerpująco wskazuje katalog zachowań pracowników, które mogą skutkować tym, że zostaną zastosowane kary porządkowe przez pracodawcę. Jeśli pracownik dopuści się innego zachowania, nawet obiektywnie niewłaściwego, jak przykładowo naruszenia nietykalności cielesnej innego pracownika czy kradzieży materiałów lub produktów należących do pracodawcy, wówczas kara porządkowa nie może zostać zastosowana, zachowanie pracownika nie należy bowiem do katalogu opisanego powyżej. Przepisy te w żadnym wypadku nie mogą być stosowane przez pracodawcę dowolnie i rozszerzająco.

Pracodawca nie może zdecydować się na kary porządkowe również wówczas, gdy pracownik pracuje niestarannie, niesumiennie i nie osiąga założonych przez pracodawcę celów (por. wyrok Sądu Najwyższego z 27 lipca 1990 r., wydany w sprawie o sygn. I PRN 26/90). Przedsiębiorca nie może również stosować innych, ustalonych przez siebie środków dyscyplinujących (np. pism ostrzegawczych), takie zachowanie prowadziłoby bowiem do bezprawnego obejścia przepisów o karach porządkowych – tak stwierdził Sąd Najwyższy w swoim orzeczeniu z 23 listopada 2011 r., wydanym w sprawie o sygn. I PK 105/10.

Niewątpliwie może zdarzyć się tak, że okoliczność będąca podstawą do tego, aby zastosować kary porządkowe, stanowi jednocześnie podstawę do wypowiedzenia umowy o pracy (np. spożywanie alkoholu w miejscu pracy). W takim przypadku to do pracodawcy będzie należała decyzja o tym, jaki środek winien zostać zastosowany (por. wyrok Sądu Najwyższego z 25 października 1995 r. wydany w sprawie o sygn. I PRN 77/95).

Wszyscy winni muszą być traktowani jednakowo kiedy pracodawca zastosuje kary porządkowe

Przedsiębiorca musi pamiętać, że jeśli zdarzenie uzasadniające kary porządkowe spowodowane zostało zachowaniem grupy pracowników, wszystkie osoby, które naruszyły obowiązki służbowe, winny zostać potraktowane jednakowo. W przeciwnym wypadku pracodawca naraża się na zarzut dyskryminacji, a nałożona przez niego kara porządkowa najprawdopodobniej zostałaby uchylona przez sąd pracy, o ile zarzut ten zostanie potwierdzony w przedstawionych przez pracownika dowodach. Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym w wyroku Sądu Najwyższego z 10 grudnia 2012 r. wydanym w sprawie o sygn. akt: I PK 147/2012: „jeżeli pracodawca zastosował karę porządkową w sposób dyskryminujący, tzn. wobec jednego, a nie większej liczby pracowników, to jest ona niezgodna z prawem”.

Pracodawca nie jest nieograniczony czasowo – kary porządkowe można zastosować tylko w okresie dwóch tygodni od daty poinformowania go o zdarzeniu (np. przekazania informacji przez bezpośredniego przełożonego pracownika), przy czym od samego zdarzenia nie może minąć więcej niż trzy miesiące.

Pracodawca może zastosować karę porządkową tylko, jeśli dochowa przepisanych terminów – 2 tygodnie od poinformowania pracownika, maksymalnie 3 miesiące od zdarzenia.

Pracodawca musi wysłuchać pracownika

Co ważne, przedsiębiorca ma obowiązek wysłuchania pracownika – oznacza to, że kara porządkowa nie może zostać zastosowana arbitralnie, pracodawca ma bowiem obowiązek zapytania pracownika o jego ocenę zdarzenia, a pracownik ma prawo do przedstawienia okoliczności przemawiających na jego korzyść. Kodeks pracy posługuje się terminem „wysłuchanie”, co oznacza, że pracodawca winien odbyć z pracownikiem rozmowę, ale nie zawsze musi być to metoda obligatoryjna. Jeśli bowiem pracownik chce skorzystać z innej formy (np. przedstawić swoje stanowisko w formie pisemnej), pracodawca winien umożliwić mu takie rozwiązanie (por. wyrok Sądu Najwyższego z 16 czerwca 1999 r. wydany w sprawie o sygn. I PKN 114/99). Wskazówką dla pracodawcy w takiej sytuacji powinno być jednak sporządzenie oświadczenia o wyborze przez pracownika pisemnej formy ustosunkowania się do stawianych zarzutów.

Informacja dla pracownika powinna wyczerpująco uzasadniać kary finansowe

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika pisemnie o decyzji i zastosowanej karze porządkowej, zaś pracownik ma prawo do zgłoszenia sprzeciwu w terminie siedmiu dni bezpośrednio do pracodawcy. Pismo dotyczące kary winno zawierać możliwie wyczerpujący opis przewinienia, pracownikowi – po negatywnym rozpatrzeniu jego sprzeciwu – przysługuje bowiem odwołanie do sądu pracy. Z tego też względu jakakolwiek decyzja pracodawcy winna być stosownie uzasadniona, a jej podstawy odpowiednio udokumentowane. Pracodawca stosujący karę porządkową musi mieć świadomość, że decyzja ta może znaleźć swój finał w sądzie. Jeśli pracownik odmawia przyjęcia pisma, mimo że wie, co znajduje się w jego treści, termin do wniesienia sprzeciwu biegnie od dnia próby wręczenia pracownikowi zawiadomienia o tym, że zastosowane zostaną kary porządkowe (por. wyrok Sądu Najwyższego z 29 czerwca 2000 r., wydany w sprawie o sygn. I PKN 716/99). Co ważne, termin do wniesienia sprzeciwu jest liczony od daty zawiadomienia pracownika o decyzji dotyczącej kary porządkowej, nie zaś od dnia wysłuchania pracownika – istotny jest bowiem moment formalnego sporządzenia decyzji pracodawcy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 4 marca 1999 r. wydany w sprawie o sygn. I PKN 605/98).

Przepisy Kodeksu pracy – oprócz przytoczonych powyżej ogólnych regulacji – nie precyzują, w jaki dokładnie sposób ma wyglądać procedura postępowania dyscyplinarnego. Jest to postępowanie, które każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników musi opracować i wdrożyć we własnym zakresie. Pracodawca musi zapoznać pracowników z procedurą dyscyplinarną. Wskazówką dla każdego przedsiębiorcy jest uczynienie tego w formie pisemnej, tak, aby na wypadek ewentualnych komplikacji związanych z nałożoną na pracownika karą porządkową dysponować dowodem zapoznania się go z trybem i zasadami postępowania dyscyplinarnego wdrożonego w przedsiębiorstwie. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy i wówczas w tym dokumencie regulowane są kwestie związane z karami porządkowymi.

Po roku nienagannej pracy karę porządkową uznaje się za niebyłą.

Kary porządkowe są uznane za niebyłe po upływie 1 roku – usuwa się wówczas wzmiankę o niej z akt osobowych pracownika.

Co istotne, pracodawca może zadecydować o uznaniu kary za niebyłą przed upływem tego terminu, jeśli jest to oczywiście podyktowane okolicznościami sprawy. Uznanie kary za niebyłą w praktyce oznacza usunięcie decyzji o niej z akt osobowych pracownika, bowiem to tam trafia odpis tego dokumentu. Z uwagi jednakże na fakt, że akta osobowe pracowników są numerowane, zaleceniem dla pracodawców w takiej sytuacji winno być skorygowanie numeracji stron zgromadzonych w aktach. Dla każdej osoby przeglądającej akta osobowe pracownika po usunięciu z nich decyzji o karze porządkowej będzie oczywiste, że przerwa w numeracji spowodowana jest właśnie usunięciem dokumentu tego rodzaju, a nie taki jest cel instytucji uznania kary za niebyłą.

Warto pamiętać, że w przypadku szczególnie ciężkich naruszeń obowiązków pracowniczych pracodawca może skorzystać z uprawnienia przewidzianego w przepisie art. 52 Kodeksu pracy i rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Pracodawca może skorzystać również z innych środków dyscyplinujących, których przykładem może być niewątpliwie wypowiedzenie dotychczasowych warunków płacy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 26 lipca 1979 r. wydany w sprawie o sygn. I PR 64/79).