Poradnik Przedsiębiorcy

Zaświadczenie Z-3 przy kontynuacji zwolnienia lekarskiego - czy jest konieczne?

Od kilku lat powszechnym stał się fakt, że lekarze wystawiają osobom ubezpieczonym zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej, a od 1 grudnia 2018 roku jest to wręcz obowiązek. Papierowe zwolnienia lekarskie odeszły w zapomnienie, ale nadal – na prośbę pracownika – dodatkowo mogą przybrać taką właśnie formę. Zwolnienie elektroniczne, czyli e-ZLA, po wystawieniu przez lekarza zostaje automatycznie przekazane do ZUS-u. Fakt ten nie zwalnia jednak płatników z obowiązku wystawiania i dostarczania do ZUS-u zaświadczeń Z-3, jeżeli ubezpieczonemu z tytułu niezdolności do pracy przysługuje zasiłek chorobowy. Czy płatnik za każdym razem zobowiązany jest do wystawiania Z-3 przy kontynuacji zwolnienia lekarskiego jego pracownika? Czy może ZUS nie wymaga od płatnika składania dodatkowej dokumentacji w przypadku nieprzerwanej choroby ubezpieczonego? Na powyższe pytania odpowiedzi znajdziesz w artykule!

Prawo do ubezpieczenia oraz świadczeń chorobowych

Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniem chorobowym powinni zostać objęci:

  • pracownicy;
  • członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych;
  • osoby odbywające służbę zastępczą.

Więcej na temat uprawnień dotyczących dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego przeczytasz w artykułach:
Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe zleceniobiorcy
Ubezpieczenie chorobowe przedsiębiorcy - co warto wiedzieć!

Wymienione wyżej grupy osób zostają objęte ubezpieczeniem chorobowym od dnia zgłoszenia ich w ZUS-ie przez płatników składek, jednakże prawa do świadczeń z tego tytułu nabierają dopiero z czasem.

Osoby podlegające ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo prawa do świadczeń z tytułu niezdolności do pracy nabywają po przejściu przez okres wyczekiwania, który wynosi w tym przypadku 30 dni.

Ci, którzy zostali zgłoszeni do chorobowego dobrowolnie, nabywają prawo do świadczeń z tego tytułu dopiero po 90 dniach terminowego opłacania składek.

Do okresu wyczekiwania zaliczyć można poprzednie okresy zatrudnienia pracownika, jeśli przerwa między stosunkami pracy nie była dłuższa niż 30 dni. W tym przypadku dochodzi do ciągłości ubezpieczeniowej.

Nie każda grupa ubezpieczonych podlega jednak pod okres wyczekiwania. Absolwenci szkół lub uczelni oraz osoby, które zakończyły kształcenie w szkole doktorskiej (ci objęci ubezpieczeniem chorobowym lub którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia ukończenia szkoły lub uzyskania dyplomu ukończenia studiów), osoby posiadające co najmniej 10-letni okres obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego, jak i  posłowie i senatorowie (którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od ukończenia kadencji) nie zostali objęci obowiązkowym okresem wyczekiwania.

Okres wyczekiwania nie dotyczy również ubezpieczonych, którzy ulegli wypadkowi w pracy bądź wypadkowi w drodze do lub z pracy.

Zaświadczenie Z-3

Z tytułu niezdolności do pracy ubezpieczonemu chorobowo w pierwszej kolejności przysługuje wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze:

  • 33 dni niezdolności do pracy (pracownicy do 50. roku życia);
  • 14 dni niezdolności do pracy (pracownicy od 50. roku życia).

Wynagrodzenie chorobowe jest finansowane oraz wypłacane przez pracodawcę, czyli płatnika składek.

Po upływie wymienionych okresów ubezpieczonemu nadal niezdolnemu do pracy przysługiwać może zasiłek chorobowy. Jest on finansowany przez ZUS, natomiast kto go wypłaca, uzależnione jest od tego, kto w danym przypadku posiada status płatnika zasiłków.

Pracodawca zostaje płatnikiem zasiłków ZUS, w przypadku gdy na dzień 30 listopada poprzedniego roku zatrudnia powyżej 20 osób, które są zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego (obowiązkowo lub dobrowolnie). Ustalanie statusu płatnika zasiłków odbywa się co roku.

Podsumowując, zasiłki zawsze finansowane są przez ZUS, natomiast wypłata zasiłków przypada:

  • płatnikowi składek, czyli pracodawcy, jeżeli posiada status płatnika zasiłków lub
  • ZUS-owi, w przypadku gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków.

W sytuacji gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, a jego pracownik jest niezdolny do pracy w ramach danego roku kalendarzowego powyżej 33 lub 14 dni, wówczas w celu wypłaty świadczenia pracownikowi przez ZUS pracodawca zobowiązany jest do dostarczenia do tej instytucji zaświadczenia Z-3.

Zaświadczenie Z-3 jest drukiem służącym ustaleniu prawa do zasiłku chorobowego i obliczeniu jego wysokości. W formularzu tym zamieszcza się dane takie jak:

  • dane ewidencyjne płatnika składek;
  • dane ewidencyjne pracownika;
  • okres ubezpieczenia;
  • okresy niezdolności do pracy, w tym także informacje na temat niezdolności do pracy wynikłej z choroby zawodowej, wypadku przy pracy, w drodze do pracy lub z pracy;
  • informacja o ZUS e-ZLA, jeśli jest dołączone do ZUS Z-3;
  • liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w zakładzie pracy;
  • pozostałe informacje, które mogą wpływać na prawo do świadczeń.

Druk Z-3 płatnik składek zobowiązany jest dostarczyć do ZUS-u:

  • osobiście;
  • listownie;
  • drogą elektroniczną – poprzez eksport zaświadczenia do PUE ZUS.

Zaświadczenie Z-3 przy kontynuacji zwolnienia lekarskiego

Jak już zostało wskazane w artykule, obecne przepisy nakładają na lekarzy obowiązek wystawiania zwolnień lekarskich w formie elektronicznej, dzięki czemu dane o chorobach osób ubezpieczonych automatycznie trafiają do systemów ZUS. W związku z powyższym, czy pracodawca, który już raz dostarczył zaświadczenie płatnika składek do ZUS-u, musi przekazać kolejne Z-3 przy kontynuacji zwolnienia lekarskiego?

Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami płatnik składek, jakim jest pracodawca niebędący jednocześnie płatnikiem zasiłków, zobowiązany jest do wtórnego wystawiania zaświadczenia Z-3 przy kontynuacji zwolnienia lekarskiego pracownika.

Pouczenie do zaświadczenia ZUS Z-3:
„Jeśli ZUS ma ustalić prawo do zasiłku za dalszy nieprzerwany okres choroby lub sprawowania opieki, wnioskiem jest:
– Zaświadczenie płatnika składek Z-3 wypełnione do pkt 1 oraz pkt 5 sekcji Informacja o pracowniku [...]”.

Z-3 przy kontynuacji zwolnienia lekarskiego – podsumowanie

Płatnik składek niebędący jednocześnie płatnikiem zasiłków zobowiązany jest do wystawiania zaświadczenia Z-3 za swojego pracownika, który jest niezdolny do wykonywania pracy powyżej 33 lub 14 dni. Pomimo że do systemów ZUS na bieżąco wpływają kolejne e-ZLA przypisane do danego ubezpieczonego, to płatnik i tak zobowiązany jest do wystawienia kolejnego Z-3 przy kontynuacji zwolnienia lekarskiego przez daną osobę.