Poradnik Przedsiębiorcy

Onboarding - czy warto wdrożyć go w swojej firmie?

Obecnie rynek pracy określa się rynkiem pracownika. Firmy często mają problem ze znalezieniem odpowiedniego kandydata na dane stanowisko. Jednak gdy uda się wyłonić tę jedyną osobę z procesu rekrutacji, która idealnie pasuje do naszej organizacji, często większość firm zapomina o bardzo ważnej rzeczy, jaką jest wprowadzenie i wdrożenie nowego pracownika w życie firmy. Pierwszego dnia nowy pracownik zostaje zasypany mnóstwem informacji, których jako nowa osoba nie jest w stanie zapamiętać, lub pozostawiony jest samemu sobie, gdyż nie zostaje wyznaczony opiekun, który będzie odpowiedzialny za to, by pracownik poczuł się komfortowo w nowym środowisku. W tym artykule postaramy się odpowiedzieć na pytanie, czym jest onboarding i w jaki sposób poprawnie przeprowadzić proces wdrażania nowego pracownika, tak by w efekcie nowozatrudniona osoba chciała zostać na dłużej w firmie. Czy warto zastosować proces onboardingowy we własnej firmie?

Czym jest onboarding?

Nazwa onboarding pochodzi z języka angielskiego - „on board”, czyli „na pokładzie”. Kiedy zatrudniamy nowego pracownika, wchodzi on na pokład naszej firmy. Znajdują się na nim misja, zasady, cele, wartości, założenia i przede wszystkim ludzie - wszystkie te rzeczy są  dla pracownika nowe. Na początku warto zaznaczyć, że onboarding to proces. Nie jest czymś, co działa jeden czy dwa dni. Zazwyczaj zalecane jest, żeby trwał przez cały okres próbny - 3 miesiące, a nawet do pół roku. Jego głównym celem jest wsparcie i pomoc nowemu pracownikowi we wdrożeniu się. Działania związane z onboardingiem mają umożliwić pracownikowi nawiązanie pierwszych kontaktów, poznanie firmy oraz oczekiwań względem jego osoby. W momencie, gdy człowiek wchodzi w nowe, nieznane mu środowisko, normalne jest, że odczuwa lęk oraz towarzyszy mu stres. Onboarding ma za zadanie zminimalizować ten nieprzyjemny stan lub nie doprowadzić do jego pojawiania się.

Czy onboarding zaczyna się już w trakcie rekrutacji?

Tak, onboarding zaczyna się w trakcie rekrutacji! Nie wszyscy zdają sobie sprawę, jak wcześnie ma to miejsce. Należy zatem zadbać o poprawne przeprowadzenie tego etapu relacji z nowym pracownikiem. Cenną rzeczą w tym momencie jest przekazanie osobie, którą chcemy zatrudnić, pozytywnej informacji zwrotnej. W trakcie takiej rozmowy należy pamiętać, aby omówić z pracownikiem wszystkie organizacyjne kwestie, tzn. od kiedy rozpoczyna pracę, jakie dokumenty powinien wypełnić i dostarczyć, kiedy i gdzie odbędą się badania medycyny pracy itd. Wyznaczona  w firmie osoba powinna zająć się przekazaniem tych niezbędnych informacji.

Onboarding - narzędzia, które można wykorzystać przed przyjściem pracownika do naszej firmy

Zanim pracownik pojawi się w pierwszy dzień swojej pracy, zazwyczaj mija trochę czasu. Warto zadbać o to, by poczuł, że inne osoby w firmie czekają na jego przybycie.

  • wiadomość powitalna

Jest to miły gest ze strony organizacji w stronę nowego pracownika. Taki list w formie elektronicznej może sprawić, że osoba przychodząca do firmy będzie miała pozytywne nastawienie oraz wyższe poczucie przywiązania do niej.

  • rozmowa lidera z pracownikami w zespole

Każda nowa osoba w firmie powoduje w niej pewną zmianę. Warto przygotować psychicznie pozostałe osoby w zespole, że dołączy do nich nowa koleżanka czy nowy kolega. Dzięki temu zmniejszy się prawdopodobieństwo szoku czy negatywnej reakcji wśród pracowników. Za to będą oni z niecierpliwością wyczekiwali przyjścia nowego współpracownika. Można przedstawić sylwetkę tej osoby, powiedzieć jakie ma doświadczenie, czym będzie się zajmowała, kto zostanie jej opiekunem. Najważniejsze, by zespół zrozumiał, że akceptacja nowej osoby oraz poświęcony czas na jej wdrożenie zwróci im się i zaowocuje  w przyszłości. Ponadto warto, żeby żaden członek zespołu nie odczuł, że jego pozycja w firmie jest zagrożona. Lider powinien mocno akcentować ważność wzajemnej współpracy. Jego działania przygotują zespół na pozytywne przyjęcie oraz pracę z nową osobą.

Jakie informacje powinny być przekazane nowemu pracownikowi w procesie onboardingu?

Warto wspomnieć o niezbędnych informacjach, które powinien otrzymać nowy pracownik w trakcie trwania onboardingu. Poniżej przedstawiona została lista niezbędnych aspektów, które należy uwzględnić w procesie:

  • przedstawienie struktury firmy,

  • omówienie misji, wizji oraz strategii firmy,

  • przedstawienie wartości, które wyznaje firma i jej kultury,

  • przekazanie dokumentów opisujących procedury i standardy obowiązujące w firmie,

  • opis stanowiska, zakres obowiązków,

  • przedstawienie miejsca pracy oraz przekazanie niezbędnych narzędzi do niej,

  • szkolenie z programów, z których będzie korzystać pracownik,

  • przekazanie zadań i celów,

  • pokazanie ścieżki kariery,

  • przeprowadzenie szkolenia bhp,

  • wskazanie osoby, która zostanie opiekunem pracownika i przeprowadzi go przez cały proces onboardingu,

  • “wycieczka” po firmie, pokazanie najważniejszych miejsc oraz przedstawienie pracowników,

  • integracja z członkami zespołu.

Ważne!

Pamiętaj, żeby nie zasypać nowego pracownika stosem informacji, dokumentów pierwszego dnia pracy!

Postaraj się rozplanować proces wdrażania w poszczególne elementy, tak aby nowa osoba nie czuła się przytłoczona ilością nowych informacji oraz nie odczuwała wewnętrznie stresu, że nie zapamiętała wszystkiego, co zostało jej przekazane. Przydatne jest stworzenie kalendarza dla opiekuna oraz osób odpowiedzialnych za wdrażanie, a także dla samego pracownika i wpisanie w poszczególne dni obszarów, w które zostanie on wdrożony przez osoby pracujące w firmie.


Pamiętaj, żeby nie zasypać nowego pracownika stosem informacji, dokumentów pierwszego dnia pracy!

Postaraj się rozplanować proces wdrażania w poszczególne elementy, tak aby nowa osoba nie czuła się przytłoczona ilością nowych informacji oraz nie odczuwała wewnętrznie stresu, że nie zapamiętała wszystkiego, co zostało jej przekazane. Przydatne jest stworzenie kalendarza dla opiekuna oraz osób odpowiedzialnych za wdrażanie, a także dla samego pracownika i wpisanie w poszczególne dni obszarów, w które zostanie on wdrożony przez osoby pracujące w firmie.[/alert-success]

Jakie znaczenie ma opiekun nowego pracownika w procesie onboardingu oraz jakie cechy on posiada?

Opiekun pełni bardzo istotną rolę dla nowego pracownika. W procesie onboardingu staje się on dla niego przewodnikiem, który jest odpowiedzialny za cały proces. Zadaniem takiej osoby jest wprowadzenie jej w życie firmy, towarzyszenie przez cały okres onboardingu, sprawienie, by osoba była zadowolona z wyboru miejsca pracy oraz by nie czuła się odrzucona lecz zaakceptowana przez współpracowników. Osoba, która zostaje wybrana na opiekuna, powinna być otwarta na innych ludzi, komunikatywna oraz empatyczna. Ważne, by miała doświadczenie na danym stanowisku oraz pewien staż pracy w organizacji. Warto przy wyborze opiekuna onboardingu zwrócić uwagę na poziom motywacji i zadowolenia. Jeśli opiekun będzie wysoko zmotywowany do pracy, to przekaże swoją pozytywną energię nowemu pracownikowi. Jeśli będzie zadowolony z pracy na danym stanowisku i w danej firmie, nie będzie zniechęcał nowego pracownika, lecz przedstawi mu firmę i jego zadania z jak najlepszej perspektywy.

Ważny element onboardingu, czyli informacja zwrotna

Zazwyczaj nowemu pracownikowi zależy na ocenie jego pracy. Cenne są dla niego informacje dotyczące tego jak pracuje, co powinien poprawić, czy przełożony jest z niego zadowolony. Warto więc przeprowadzać ocenę nowego pracownika. Poza nią zaleca się, by udzielać informacji zwrotnej po wykonaniu zleconych zadań czy projektów. Dzięki temu osoba szybciej się uczy, może korygować swoje błędy, wie co wykonuje w poprawny sposób.

Badania wskazują na to, że gdy onboarding zostanie poprawnie przeprowadzony, pracownicy pozostają w firmie dłużej oraz są bardziej usatysfakcjonowani z pracy.

Będąc pracodawcą, warto więc zainwestować czas i środki na przeprowadzenie onboardingu w swojej firmie.