Faktury w KSeF w procedurze VAT OSS – czy są obowiązkowe?

Procedura VAT OSS pozwala polskim podatnikom na rozliczenie unijnego podatku VAT od świadczonych usług bez konieczności rejestracji w każdym kraju członkowskim miejsca świadczenia z osobna. W związku z tym przedsiębiorcy często zadają pytanie, czy w ramach tej procedury faktury w KSeF w procedurze VAT OSS muszą być wystawiane jako ustrukturyzowane, czy też dopuszczalne są inne formy dokumentowania transakcji.

Unijna procedura VAT OSS

Procedura szczególna VAT-OSS (procedura unijna) została uregulowana w przepisach rozdziału 6a ustawy o podatku od towarów i usług. Jak stanowi art. 130a pkt 3 ustawy, ilekroć jest mowa o procedurze unijnej - rozumie się przez to rozliczenie VAT należnego z tytułu czynności określonych w pkt 2 lit. a-c państwu członkowskiemu konsumpcji za pośrednictwem państwa członkowskiego identyfikacji.

Według art. 130a pkt 2a ustawy, ilekroć jest mowa o państwie członkowskim konsumpcji - rozumie się przez to:

a) w przypadku wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość - państwo członkowskie zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy,
b) w przypadku dostaw towarów dokonanych przez podatnika ułatwiającego takie dostawy zgodnie z art. 7a ust. 2, jeżeli wysyłka lub transport towarów będących przedmiotem takich dostaw rozpoczyna się i kończy na terytorium tego samego państwa członkowskiego - to państwo członkowskie,
c) w przypadku świadczenia usług - państwo członkowskie, na terytorium którego ma miejsce świadczenie usług.

W świetle art. 130b ust. 1 ustawy podatnik może złożyć zgłoszenie informujące o zamiarze skorzystania z procedury unijnej w państwie członkowskim identyfikacji (zgłoszenie na formularzu VIU-R). Procedura unijna ma zastosowanie do wszystkich dostaw towarów lub każdego świadczenia usług objętych tą procedurą, dokonywanych przez podatnika na terytorium Unii Europejskiej.

Zgodnie z art. 130a pkt 2 lit. c ustawy procedura VAT OSS ma zastosowanie do podatników, którzy posiadają siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Unii Europejskiej, ale nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego konsumpcji oraz świadczą usługi na rzecz osób niebędących podatnikami.

Przykład 1.

Pan Adam prowadzi w Polsce działalność gospodarczą w zakresie usług budowlanych. Otrzymał zlecenie wykonania usługi na nieruchomości położonej w Niemczech. Nabywcą usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.W jaki sposób taką usługę rozliczyć na gruncie podatku VAT?

Zgodnie z art. 28e ustawy VAT miejscem opodatkowania usługi jest kraj położenia nieruchomości, czyli w tym przypadku będzie to terytorium Niemiec (państwo konsumpcji). Pan Adam nie musi jednak rejestrować się w niemieckim urzędzie skarbowym celem rozliczenia tamtejszego podatku VAT. W tym zakresie może zarejestrować się w Polsce do procedury VAT OSS (państwo identyfikacji) i opłacić niemiecki podatek VAT poprzez ten system.

Podatnicy zidentyfikowani na potrzeby procedury unijnej są obowiązani składać za pomocą środków komunikacji elektronicznej deklaracje na potrzeby rozliczenia VAT (VIU-DO) do właściwego urzędu skarbowego, niezależnie od tego, czy dostawy towarów i świadczenia usług objęte procedurą unijną miały miejsce. Deklaracje VAT składa się za okresy kwartalne w terminie do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Faktury w KSeF w procedurze VAT OSS

Kwestie związane z obowiązkiem wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a-106n. I tak w myśl art. 106a pkt 3 ustawy przepisy niniejszego rozdziału stosuje się do czynności rozliczanych w procedurach szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9, dla których państwem członkowskim identyfikacji w rozumieniu przepisów tych rozdziałów jest państwo członkowskie inne niż Rzeczpospolita Polska.

Natomiast stosownie do art. 106b ust. 4a ustawy podatnik korzystający z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9, może wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4.

Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów, podatnik korzystający z procedury szczególnej OSS może wystawić fakturę dokumentującą czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 ustawy. Zatem ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT, jednak istnieje taka możliwość.

Przechodząc na grunt przepisów stanowiących o obowiązkowym KSeF, należy wskazać, że zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy VAT podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie, jak podaje art. 106ga ust. 2 ustawy VAT, obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

Z treści art. 106ga ust. 2 pkt 3 ustawy VAT wynika, że nie ma obowiązku stosowania KSeF przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, tj.

• procedura nieunijna OSS (rozdział 7),
• szczególna procedura w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób (rozdział 7a),
• szczególna procedura dotycząca sprzedaży na odległość towarów importowanych (rozdział 9).

Z treści ww. wyłączenia wynika, że przepis ten nie wymienia wprost procedury unijnej VAT OSS uregulowanej w rozdziale 6a działu XII ustawy VAT. Jednakże należy wskazać, że procedury VAT OSS mają zastosowanie co do zasady do świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takim przypadku znajduje zastosowanie wyłączenie określone w art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy VAT.

Dalej zauważmy, że zgodnie z art. 106ga ust. 3 ustawy VAT w przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Ponadto w myśl art. 106ga ust. 4 ustawy VAT w przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

Reasumując, w sytuacji gdy nabywcą usługi jest osoba fizyczna z innego kraju członkowskiego, która nie prowadzi działalności gospodarczej, to przy dobrowolnym wystawieniu faktury w ramach procedury VAT OSS podatnik może wystawić ją w wersji papierowej lub elektronicznej. Taka faktura może być również wystawiona w formie e-faktury, przy czym taki dokument należy udostępnić nabywcy w sposób z nim uzgodniony.