Poradnik Przedsiębiorcy

Onboarding pracownika – czym jest i jak przebiega?

Właściwie każdy z nas zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest pierwsze wrażenie. Mamy tylko jedną szansę, musimy się więc postarać, by było pozytywne. Jest tak zarówno w życiu prywatnym, jak i zawodowym. W początkowym okresie zatrudnienia istotne jest dla pracownika to, jak zostanie „przywitany” przez firmę. Często to właśnie ten moment wpływa na dalsze zatrudnienie w danym miejscu. Dlatego warto odpowiednio przeprowadzić onboarding pracownika. Na czym polega ten proces?

Czym jest onboarding pracownika?

Tak jak już wspominaliśmy, pierwsze chwile w firmie są ważne dla pracownika. Jeśli w takim momencie przełożeni uznają, że poradzi sobie ze wszystkim sam lub przekazują tyle informacji, że nie ma możliwości, by wszystko zapamiętać, może on poczuć się zagubiony i zdemotywowany. Im gorzej wyglądają pierwsze tygodnie w pracy, tym pewniej pracownik zrezygnuje z zajmowanego stanowiska, a firma będzie musiała kolejny raz przeprowadzić rekrutację, co oczywiście jest dla niej stratą, ponieważ zdecydowanie bardziej opłacalne – i ze względu na czas, i na koszty – jest zatrudnienie specjalisty, który pozostanie z nami na dłużej. Dlatego też warto zadbać o onboarding pracownika.

Co właściwie oznacza to pojęcie? Z czym się wiąże? Otóż onboarding pracownika to po prostu wdrożenie nowo zatrudnionej osoby do pracy. Przeprowadzony odpowiednio sprawia, że pracownik szybko odnajduje się w nowym miejscu i czuje, że jest częścią zespołu. Zadaniem osób przeprowadzających ten proces, jest opieka nad pracownikiem, przekazanie mu jego zadań, odpowiedzenie o kulturze firmy, przedstawienie współpracowników, oprowadzenie po miejscu pracy, zapoznanie z wszystkimi tradycjami i wyjaśnienie wszystkich niuansów. Musimy pamiętać, że to, co dla wielu pracowników jest oczywiste, dla nowo zatrudnionej osoby może być zupełnie niezrozumiałe czy nieznane. Jeśli więc nikt w firmie nie pomoże jej się odnaleźć, pierwsze tygodnie mogą polegać głównie na błądzeniu we mgle.

Warto jednak zapamiętać jedną, istotną zasadę: nie wszystko na raz. Jeśli tego samego dnia będziemy próbowali przedstawić wszystkich współpracowników, pokazać biuro, opowiedzieć o obowiązkach, regulaminach i wszystkich innych sprawach związanych z pracą, najpewniej nowy pracownik niewiele zapamięta. Stopniowe wdrażanie przyniesie znacznie lepsze efekty.

Dlaczego warto wprowadzić onboarding pracownika w firmie?

Można założyć, że nowo zatrudniony pracownik poradzi sobie sam – wręczyć mu regulaminy, statuty, listę obowiązków i liczyć na to, że nie będzie to dla niego problemem. Jednak na początku naszej drogi w nowej pracy lubimy czuć się zaopiekowani i mieć poczucie, że inni pracownicy naprawdę chcą, abyśmy stali się częścią zespołu.

Dlatego też im lepiej zostanie przeprowadzony onboarding pracownika, tym pewniejsze jest to, że nastąpi szybka aklimatyzacja w nowej firmie. Takie poczucie, że możemy pytać, nie zostajemy sami, że na początku ktoś nam wyjaśni wszystko, czego potrzebujemy, sprawia, że nasze zaangażowanie i efektywność szybko wzrastają. Tym samym już od początku jesteśmy wydajnymi pracownikami, którzy dobrze czują się w nowym miejscu pracy.

Onboarding pracowników ściąga z nich również nadmiar stresu. Na początku swojej przygody z firmą zdenerwowanie i tak jest duże. Warto więc odciążyć pracownika, pozwolić mu nieco odetchnąć, pozbyć się stresu, co także wpłynie na wykonywanie codziennych obowiązków.

Onboarding pracownika krok po kroku

Wspominaliśmy już o tym, że w przypadku onboardingu warto wystrzegać się przekazywania wszystkich informacji w jednym czasie. Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie planu tego procesu, co ułatwi go zarówno dla strony przeprowadzającej, jak i wdrażanego pracownika.

Dlatego warto jeszcze przed rozpoczęciem pracy przez nowo zatrudnioną osobę, przygotować listę wszystkich informacji, które chcemy jej przekazać w tym początkowym okresie. Dodatkowo dobrym pomysłem będzie stworzenie dokumentu dla pracownika, w którym zawrzemy wszystkie ważne linki, adresy mailowe czy numery telefonów kadry kierowniczej, kontakt do działów, prezesa firmy itd.

Dokument może zawierać znacznie więcej informacji, może być to rodzaj podręcznika, w którym zawrzemy wszystkie potrzebne wiadomości, które tak czy inaczej przedstawimy również pracownikowi osobiście, wyjaśnimy, porozmawiamy o wątpliwościach. Można napisać również o firmowych tradycjach, ważnych dla przedsiębiorstwa datach, dress codzie czy miejscach, gdzie szukać podstawowych do pracy narzędzi (np. drukarki, artykułów biurowych itd.).

W onboardingu nie zapominajmy też o feedbacku. Opiekun powinien informować w pierwszych tygodniach pracownika, czy wszystko dobrze zrozumiał, rozmawiać z nim, ponieważ może on po prostu wstydzić się ciągle przychodzić z pytaniami, oraz sprawdzać, czy dobrze wykonuje swoje zadania, ewentualnie doradzając, co może zmienić czy poprawić.

Onboarding pracownika ważny nie tylko dla niego!

Choć onboarding pracownika ma służyć głównie temu, by zatrudniona osoba poczuła się dobrze i od samego początku była zaangażowana oraz efektywna, zastosowanie tego procesu ma dobre strony także dla całej organizacji.

Dobry onboarding zmniejsza liczbę zwolnień, tym samym także nowych rekrutacji, co wiąże się z oszczędnością czasu i pieniędzy dla całego przedsiębiorstwa. Dodatkowo odpowiednie zaopiekowanie się na początku pracy wpływa pozytywnie na wizerunek firmy w oczach pracowników i kandydatów.

Warto więc wprowadzić go w swojej firmie i sprawić, by każdy nowo zatrudniony pracownik mógł szybko poczuć się częścią zespołu!