1 stycznia 2026 roku wszedł w życie przepis wskazujący na konieczność prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej. Mając na uwadze ten przepis, warto zastanowić się, jakie ewentualne sankcje za brak KPiR w wersji elektronicznej grożą przedsiębiorcom za niedopełnienie tego obowiązku.
Obowiązek prowadzenia elektronicznej KPiR
Jak wskazuje art. 24a ust. 1 ustawy o PIT, osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Obowiązek prowadzenia księgi dotyczy również osób:
- wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów;
- prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli osoby te zgłosiły zamiar prowadzenia tych ksiąg;
- duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.
Obowiązek prowadzenia księgi nie dotyczy osób, które:
- opłacają podatek dochodowy w formach zryczałtowanych;
- wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
- wykonują zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim;
- dokonują odpłatnego zbycia składników majątku:
- po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie,
- otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce.
Pomijając niewielką grupę podatników podatku PIT, którzy są zobowiązani do prowadzenia księgi rachunkowej, w przeważającej większości przypadków obowiązkiem przedsiębiorcy jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów.
Jednocześnie należy zaznaczyć, że od 1 stycznia 2026 roku do ustawy o PIT został dodany nowy art. 24a ust. 1e ustawy o PIT. Zgodnie z jego brzmieniem podmioty, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 pkt 2 oraz art. 15 ust. 2, prowadzące księgę, księgi rachunkowe lub ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są obowiązane prowadzić te księgi i ewidencję przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi i ewidencję po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania rocznego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej xml.
W przypadku spółki niebędącej osobą prawną księga, księgi rachunkowe lub ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych są przesyłane naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku prowadzenia działalności w więcej niż jednym miejscu – naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca siedziby. W przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie właściwości naczelnika urzędu skarbowego na podstawie zdania pierwszego, właściwość tę ustala się według miejsca zamieszkania jednego ze wspólników (art. 24a ust. 1f ustawy o PIT).
Ww. obowiązek prowadzenia KPiR w wersji elektronicznej został rozłożony w czasie. Różne są daty obowiązywania tego przepisu w zależności od statusu podatnika prowadzącego działalność gospodarczą.
Jak bowiem wynika z treści art. 66 ustawy nowelizującej, księgi, ewidencje i wykazy, o których mowa w art. 24a ust. 1e ustawy o PIT, są prowadzone przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po:
- 31 grudnia 2025 roku – w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT (czynni podatnicy podatku VAT);
- 31 grudnia 2026 roku – w przypadku podmiotów innych niż określone w pkt 1.
Warto też dodać, że zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w przypadku prowadzenia księgi bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować księgę i kolejno ponumerować jej karty.
Sankcje za brak KPiR w wersji elektronicznej
Zgodnie z § 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy o podatku dochodowym, prowadzą księgę, według wzoru ustalonego w załączniku do rozporządzenia.
Następnie zauważmy, że zgodnie z § 4 rozporządzenia podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uznaje się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Biorąc zatem powyższe pod uwagę, należy wskazać, że prowadzenie KPiR niezgodnie z obowiązującymi przepisami jest przejawem wadliwego prowadzenia księgi.
Odnośnie do możliwych sankcji, jakie mogą zostać nałożone na przedsiębiorcę za nieprowadzenie KPiR w wersji elektronicznej, trzeba sięgnąć do zapisów Kodeksu karnego skarbowego. Otóż zgodnie z art. 61 kks:
§ 1. Kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
§ 2. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę.
Jak natomiast podaje art. 53 § 23 kks, księga wadliwa to księga prowadzona niezgodnie z przepisem prawa. W rezultacie wadliwe prowadzenie księgi – czyli niezgodne z przepisami – może wiązać się z ryzykiem orzeczenia kary grzywny w wysokości do 240 stawek dziennych za popełnione wykroczenie skarbowe.
Warto podkreślić, że jest to czyn zabroniony mający charakter indywidualny, gdyż może je popełnić wyłącznie osoba zobowiązana do prowadzenia ksiąg oraz bezskutkowy (możliwość przypisania winy nie zależy od wystąpienia żadnego negatywnego skutku dla budżetu państwa).
Ponadto ww. przepis posługuje się zwrotem „kto”, co oznacza, że odpowiedzialność może ponieść każda osoba – niekoniecznie musi to być podatnik prowadzący działalność gospodarczą. Należy bowiem zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 9 § 3 kks za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe odpowiada jak sprawca także ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji właściwego organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi, osoby fizycznej, osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
W rezultacie odpowiedzialność za nieprowadzenie KPiR w wersji elektronicznej może ponieść np. księgowa. Przy czym jak wskazał WSA w Gdańsku z wyroku z 5 lutego 2020 roku (II AKa 119/19), okoliczność, że osoba zajmująca się, w warunkach określonych w art. 9 § 3 kks, obsługą księgową podatnika, w tym sporządzaniem deklaracji lub oświadczeń składanych następnie organowi podatkowemu, może ponosić odpowiedzialność karną jak sprawca, nie oznacza, że podatnik czy inna osoba zajmująca się sprawami gospodarczymi zostają z niej w każdym przypadku zwolnieni. Powierzenie obowiązków w zakresie rozliczeń podatkowych fachowym osobom trzecim nie znosi samo przez się odpowiedzialności podatnika w sferze prawa karnego skarbowego, ale pod warunkiem udowodnienia, że miał on jednak świadomość możliwości wadliwego rozliczenia się i godził się na rozliczenie niezgodne z przepisami prawa podatkowego.
W tym miejscu warto też zwrócić uwagę na art. 61a kks, który podaje, że:
§ 1. Kto wbrew obowiązkowi nie przesyła księgi właściwemu organowi podatkowemu albo przesyła ją nierzetelną, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.
§ 2. W wypadku mniejszej wagi sprawca czynu zabronionego określonego w § 1 podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.
§ 3. Karze określonej w § 2 podlega także ten, kto księgę przesyła po terminie lub wadliwą.
Na zakończenie należy podkreślić, że ww. sankcja dotyczyć będzie tych podmiotów, które mają obowiązek prowadzenia KPiR w wersji elektronicznej. Podmioty, w stosunku do których odroczono ten obowiązek do 2027 roku, nie mogą podlegać wskazanej sankcji.
Polecamy:
