Delegacja to dla wielu pracowników codzienność, jednak z punktu widzenia kadr i księgowości lokalizacja wyjazdu determinuje wysokość należnych środków. Kluczowe różnice w świadczeniach delegacyjnych pojawiają się w momencie przekroczenia granicy państwowej, co całkowicie zmienia zasady naliczania diet oraz ryczałtów. Podróż krajowa cechuje się dużą przewidywalnością, podczas gdy wyjazdy zagraniczne wymagają uwzględnienia specyfiki rynków lokalnych oraz wyższych kosztów utrzymania poza granicami kraju.
Obowiązek zwrotu należności z tytułu podróży służbowych
Podstawą prawną rozliczania wyjazdów służbowych jest art. 775 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z jego treścią pracownikowi realizującemu zadanie służbowe poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów podróży. Przepis ten nakłada na pracodawcę bezwzględny obowiązek zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w związku z delegacją realizowaną na polecenie pracodawcy.
Realizując podróż służbową w terminie i miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, pracownik nabywa prawo do szeregu świadczeń kompensacyjnych.
- diety (jako ekwiwalent zwiększonych kosztów wyżywienia);
- zwrot kosztów transportu (przejazdy między miejscowościami);
- ryczałty lub zwrot kosztów komunikacji miejscowej (dojazdy lokalne);
- pokrycie kosztów noclegu;
- zwrot innych niezbędnych wydatków, o ile zostały udokumentowane i uznane przez pracodawcę za uzasadnione.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie) określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zasady wypłacania należności za podróż służbową u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu). Postanowienia tych aktów nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży krajowej lub zagranicznej w wysokości niższej niż dieta przewidziana dla pracowników państwowej lub samorządowej jednostki sfery budżetowej. Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają tych postanowień, pracownikowi przysługują na pokrycie kosztów podróży służbowej należności odpowiednio według przepisów rozporządzenia.
Zwrot kosztów przejazdu – bez względu na rodzaj podróży
Bez względu na rodzaj podróży pracownik otrzyma zwrot kosztów przejazdu z tytułu podróży służbowej w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu dla danego środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu.
Pracownik może odbyć podróż służbową własnym pojazdem (samochodem, motocyklem lub motorowerem), o ile uzyska na to zgodę pracodawcy na podstawie złożonego wniosku. W takim przypadku przysługuje mu zwrot kosztów za każdy przejechany kilometr. Rozliczenie kosztów następuje według stawki za 1 km przebiegu określonej przez firmę, przy czym maksymalna wysokość tej stawki jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Dotyczy to zarówno podróży krajowej, jak i podróży zagranicznej.
Zwrot innych niezbędnych wydatków – bez względu na rodzaj podróży
W obu rodzajach podróży inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową, które podlegają zwrotowi, to wydatki określone lub uznane przez pracodawcę.
- opłaty za bagaż,
- opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
- opłaty za postój w strefie płatnego parkowania,
- opłaty za miejsca parkingowe,
- inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.
Dieta w podróży krajowej
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca, przy czym może on uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.
Dieta w podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę. Przy czym wysokość należnej diety zależy od czasu jej trwania, liczonego od momentu wyjazdu do powrotu po wykonaniu zadania służbowego.
W przypadku podróży służbowej trwającej od 8 do 12 godzin pracownikowi należy się 50% diety.
W przypadku podróży służbowej trwającej powyżej 12 godzin pracownik otrzymuje dietę w pełnej wysokości.
W przypadku podróży trwającej ponad dobę za każdy pełny dzień należy się dieta w pełnej wysokości.
Za niepełną, ale rozpoczętą dobę pracownikowi przysługuje 50% stawki (do 8 godzin) lub jej pełna kwota (powyżej 8 godzin).
Przykład 1.
Jaką dietę otrzyma pracownik, który wyjechał w 3-dniową delegację z Rzeszowa do Warszawy w poniedziałek o godz. 07.00, a wrócił w środę o godz. 16.30? Przez pierwsze dwa dni przysługuje mu pełna dieta, a 3. dnia, ponieważ czas podróży przekracza 8 godzin, również otrzyma on pełną dietę. Łącznie dieta w tym przypadku wyniesie 135 zł.
Dieta za podróż krajową nie przysługuje w przypadku:
- zapewnienia pracownikowi bezpłatnego, całodziennego wyżywienia;
- delegowania do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika;
- przejazdu w dniu wolnym od pracy do miejscowości stałego lub czasowego pobytu pracownika (i z powrotem) środkiem transportu określonym przez pracodawcę, jeżeli podróż krajowa trwa co najmniej 10 dni.
W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, oraz w przypadku zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, kwotę diety zmniejsza się o 25% za śniadanie i kolację, a o 50% za obiad.
Dieta w podróży zagranicznej
Czas podróży zagranicznej liczy się w zależności od środka transportu, jakim jest ona realizowana, w następujący sposób:
- w przypadku podróży lądowej czas podróży jest liczony od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
- w przypadku podróży lotniczej czas podróży liczony jest od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- w przypadku podróży morskiej czas podróży liczony jest od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.
Dieta w podróży zagranicznej pokrywa koszty wyżywienia i inne drobne wydatki. Jej wysokość wynika z wysokości określonej dla kraju docelowego, z zastrzeżeniem, że w przypadku podróży do co najmniej dwóch państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona przez załącznik do rozporządzenia.
Za niepełną dobę podróży zagranicznej trwającej do 8 godzin przysługuje dieta w wysokości ⅓ kwoty diety.
Gdy podróż trwa ponad 8 godzin, ale krócej niż 12 godzin, pracownikowi przysługuje 50% diety.
Dodatkowo w przypadku zapewnionego bezpłatnego wyżywienia lub korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, kwotę diety zmniejsza się o 15% za śniadanie, a o 30% za obiad i kolację.
Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Jeżeli zamiast posiłków otrzymuje on środki pieniężne na ten cel, dieta nie przysługuje – chyba że kwota ta jest niższa od należnej stawki; wówczas wypłaca się stosowne wyrównanie.
Przykład 2.
Pracownik jedzie samochodem służbowym z Poznania do Berlina. Przekroczenie granicy przy wyjeździe ma miejsce wtorek o godz. 06.00, a przekroczenie granicy przy powrocie w środę o godz. 19.30. Jak wyliczona zostanie jego dieta? W oba dni podróż trwa przez więcej niż 12 godzin, zatem pracownikowi będzie przysługiwała pełna dieta. W przypadku Niemiec jest to 49 euro za dzień.
Przykład 3.
Jak kształtowałaby się dieta pracownika z przykładu nr 2, gdyby pracownik miał zapewnione całodzienne wyżywienie? W tym wypadku należna dieta wyniosłaby 25% kwoty z przykładu, czyli 12,25 euro za dzień.
Jakie różnice w świadczeniach delegacyjnych wynikają z czasu trwania podróży?
Z powyższego wynika, że inny jest cel diety w podróży zagranicznej, a inny w podróży krajowej. Do tego różni się wysokość świadczeń, gdyż na terenie kraju obowiązuje stała kwota, a za granicą kwota diety zależy od kraju, do jakiego pracownik wyjeżdża w delegację. Inne są też proporcje co do wypłaty diety w zależności od godzin trwania podróży.
Zwrot kosztów noclegu w podróży krajowej
Zwrot kosztów noclegu w podróży krajowej przysługuje pracownikowi na podstawie rachunku. Przysługuje mu zwrot do wysokości dwudziestokrotności stawki diety za dobę, chyba że pracodawca zgodzi się na wyższą kwotę. W razie nieprzedłożenia rachunku pracownik, który nie miał zapewnionego bezpłatnego zakwaterowania, otrzyma ryczałt w wysokości 150% diety pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00.
Zwrot kosztów noclegu w podróży zagranicznej
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia, a w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg ryczałt w wysokości 25% tego limitu. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limity.
Różnice w zwrocie kosztów noclegów
W przypadku noclegów różnica w przypadku podróży zagranicznej i krajowej polega przede wszystkim na różnej wysokości zwrotu w zależności od rodzaju podróży. W przypadku ryczałtu inaczej w każdym rodzaju podróży ukształtowano proporcje przyjmowane do jego wyliczenia.
Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w podróży krajowej
W przypadku podróży krajowej przewidziano także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Za dobę podróży krajowej pracownik otrzyma ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Pracownik nie będzie otrzymywał ryczałtu, jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.
Zwrot kosztów leczenia w zagranicznej podróży służbowej
W § 19 rozporządzenia określono zasady zwrotu niezbędnych kosztów leczenia za granicą i kosztów transportu zwłok do kraju w przypadku śmierci pracownika w delegacji. Pracownik otrzyma zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej. W przypadku pracownika w podróży krajowej taki zwrot nie przysługuje.
W razie zgonu pracownika za granicą w czasie podróży służbowej pracodawca ma obowiązek pokryć koszty transportu zwłok do kraju.
Zwrot kosztów leczenia następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.
- koszt zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne;
- koszty zabiegów chirurgii plastycznej;
- koszt zabiegów kosmetycznych;
- koszty nabycia protez ortopedycznych;
- koszt nabycia protez dentystycznych;
- koszt nabycia okularów.
Różnice w świadczeniach delegacyjnych - Podsumowanie
Różnice w świadczeniach delegacyjnych między podróżą krajową a zagraniczną to coś więcej niż tylko kwestia waluty. To dwa odrębne systemy rozliczeniowe, które wymagają od pracodawcy dużej precyzji, a od pracownika świadomości przysługujących mu praw. Jak wskazano w artykule, są też pewne świadczenia, których zasady przyznawania bez względu na rodzaj podróży są jednakowe.
