Kiedy zapadnie decyzja administracyjna i co robić przy zwłoce?

Organy administracyjne załatwiają sprawy przede wszystkim poprzez wydanie odpowiedniej decyzji. Niestety czasami urzędnicy nie potrafią rozwiązać problemu i pozostawiają sprawę bez rozpoznania. Zgodnie z przepisami każda decyzja administracyjna powinna zostać wydana w określonym prawem terminie. Czy opieszałe działanie jest zgodne z prawem i czy obywatel może skutecznie domagać się reakcji urzędu w swojej sprawie?

Decyzja administracyjna - jaki termin na jej wydanie?

Co do zasady decyzje administracyjne powinny być wydawane w możliwie jak najkrótszym czasie. Kodeks postępowania administracyjnego stanowi podstawowy akt prawny regulujący zasady rozpoznawania spraw urzędowych. Zgodnie z treścią art. 12 kpa organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Z kolei art. 35 §1-3 kpa stanowi, że organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub na podstawie faktów i dowodów powszechnie znanych albo znanych z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwych do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, a w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Powyższa regulacja stanowi jednak ogólną zasadę, jeśli chodzi o termin rozpatrywania spraw administracyjnych. W tego rodzaju sprawach istnieją liczne wyjątki rozlokowane w przeróżnych ustawach, skutkiem czego wydanie decyzji może potrwać wiele miesięcy. Jednak co, jeśli organ administracyjny nie będzie chciał zakończyć swojego postępowania?

Bezczynność i przewlekłość w postępowaniu administracyjnym

W nowelizacjach kpa wprowadzono wyraźne rozróżnienie pomiędzy bezczynnością organu a stanem przewlekłości w rozpoznawaniu sprawy. Zrozumienie tych dwóch pojęć jest w zasadzie niezbędne do prawidłowego sformułowania pism, których celem jest przyspieszenie wydania żądanej decyzji. Bezczynność ma miejsce wtedy, gdy mimo upływu terminu urząd nie wydał decyzji, nie ogłosił postanowienia kończącego sprawę ani nie zawiadomił strony o przedłużeniu terminu. Z kolei o przewlekłości mówimy wtedy, gdy organ podejmuje co prawda jakieś działania w sprawie (np. wysyła pisma, wzywa świadków), ale robi to w sposób nieefektywny, pozorny lub mnoży czynności tylko po to, by formalnie sprawa mogła się toczyć.

Przykład 1.

Pan Michał stara się o zamianę mieszkania komunalnego. Urząd gminy co 3 tygodnie wysyła do niego prośbę o inny dokument: najpierw o zaświadczenie o dochodach, miesiąc później o opinię ze spółdzielni, kolejny miesiąc później o potwierdzenie zameldowania. Urzędnik mógł poprosić o wszystko w jednym piśmie, jednak tego nie zrobił. Czy w tym przypadku mamy do czynienia z przewlekłością postępowania, czy bezczynnością organu administracyjnego?

Opisana sytuacja to klasyczny przykład przewlekłości postępowania. Sprawa mogłaby zakończyć się znacznie szybciej, gdyby urzędnik w jednym piśmie poprosił pana Michała o przesłanie wszystkich brakujących dokumentów.

Ponaglenie i skarga w trybie administracyjnym

Jeśli termin na wydanie decyzji w danej sprawie minął, zainteresowany może złożyć ponaglenie na podstawie art. 37 kpa. Jest to środek zaskarżenia, który zastąpił dawne „zażalenie na bezczynność”. Ponaglenie wnosi się do organu wyższego stopnia (np. jeśli sprawę prowadzi burmistrz, ponaglenie idzie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego; jeśli starosta – ponaglenie trafi do wojewody). Pamiętajmy jednak, że omawiane pismo składa się jednak za pośrednictwem organu, który prowadzi sprawę, a nie wprost do organu nadrzędnego.

Pismo nie musi być napisane językiem prawniczym, ale musi zawierać uzasadnienie. Należy w nim:

• wskazać sygnaturę sprawy;
• opisać, kiedy wniosek został złożony;
• wykazać, że terminy z art. 35 kpa upłynęły (do terminów z art. 35 kpa nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach szczególnych oraz okresów zawieszenia postępowania i opóźnień z winy strony);
• zawnioskować o wyznaczenie terminu załatwienia sprawy oraz o stwierdzenie, czy zwłoka miała miejsce z rażącym naruszeniem prawa.

Jeśli ponaglenie nie przyniosło skutku, a w sprawie nadal nie wydano żadnej decyzji, zainteresowany może wnieść skargę do właściwego wojewódzkiego sądu administracyjnego. Co ciekawe, nie istnieją żadne przepisy, które regulowałyby termin wniesienia takiej skargi w kontekście wcześniejszego złożenia ponaglenia. Skargę na bezczynność można wnieść do sądu zatem w każdym czasie po wniesieniu ponaglenia, niezależnie od tego, czy organ wyższego stopnia zdążył je rozpatrzyć. Nie trzeba również czekać na postanowienie o uznaniu ponaglenia za zasadne. Sam fakt złożenia ponaglenia umożliwia sporządzenie skargi do WSA. Złożenie ponaglenia jest jednak niezbędne do tego, aby taką skargę złożyć.

WSA nie bada zasadności żądania strony co do meritum sprawy administracyjnej, lecz ocenia legalność i prawidłowość działania organu. Jeśli uzna skargę, sąd obowiązuje organ do wydania aktu w określonym terminie (np. 14 dni), może orzec o grzywnie dla organu (płatnej na rzecz Skarbu Państwa) lub przyznać dla skarżącego sumę pieniężną będącą formą zadośćuczynienia za stres i czas stracony na czekanie.

Odszkodowanie i odpowiedzialność urzędnika za niewydaną decyzję

Ponaglenie i skarga do WSA to narzędzia służące przyspieszeniu rozpoznania sprawy i wydania decyzji kończącej dane postępowanie. Wiele osób nie zdaje sobie jednak sprawy z tego, że za opieszałość urzędu można domagać się pieniędzy. W tym przypadku można skorzystać z dwóch rozwiązań:

• ścieżki cywilnej (odszkodowawczej) polegającej na pozwaniu Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego przed sąd. Odpowiedzialność odszkodowawcza za niewydanie decyzji w terminie opiera się na art. 4171 § 3 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli szkoda została wyrządzona przez niewydanie orzeczenia lub decyzji, gdy obowiązek ich wydania przewiduje przepis prawa, jej naprawienia można żądać po stwierdzeniu we właściwym postępowaniu niezgodności z prawem niewydania orzeczenia lub decyzji, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej;
• ścieżki dyscyplinarnej na podstawie art. 38 kpa – pracownik organu administracji publicznej, który z nieuzasadnionych przyczyn nie załatwił sprawy w terminie lub prowadził postępowanie przewlekle, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. Strona postępowania może domagać się w każdym piśmie wyciągnięcia konsekwencji wobec konkretnego referenta prowadzącego sprawę.

W każdym piśmie procesowym warto podkreślać żądanie ustalenia osób winnych niewydania decyzji administracyjnej i wyciągnięcia konsekwencji służbowych na podstawie art. 38 kpa. Dla urzędnika informacja, że sprawa przestała być „problemem urzędu”, a stała się jego „osobistym problemem w aktach”, jest najsilniejszym motywatorem do natychmiastowego wydania decyzji.

Podsumowanie

Walka z bezczynnością administracji publicznej jest procesem wymagającym od obywatela przejścia z roli pasywnego obserwatora do aktywnego uczestnika postępowania, który świadomie operuje przepisami prawa. Cała strategia dyscyplinowania urzędu opiera się na precyzyjnym wyznaczaniu granic czasowych, po których przekroczeniu milczenie władzy przestaje być traktowane jako zwykłe opóźnienie, a staje się bezprawnym zaniechaniem. Strona postępowania administracyjnego ma prawo do złożenia ponaglenia, a później i skargi do WSA. Niezależnie od tego może także wystąpić z roszczeniem odszkodowawczym oraz zażądać wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec urzędnika, który nie wydał decyzji administracyjnej w ustawowym terminie.