Tradycyjny model sporu cywilnego, kojarzony z wieloletnią batalią, stosem pism procesowych i narastającym konfliktem, powoli odchodzi do lamusa. Ustawodawca coraz wyraźniej daje stronom sporów do zrozumienia, że sala sądowa powinna być ostatecznością, a nie pierwszym wyborem. Ostatnie lata przyniosły szereg działań na rzecz propagowania mediacji, która staje się realnym narzędziem do rozwiązywania sporów. W niniejszym artykule przyjrzymy się tematowi, jakim jest mediacja w sprawach cywilnych oraz omówimy ostatnie zmiany w prawie.
Mediacja w sprawach cywilnych – podstawy jej prowadzenia
Mediacja definiowana jest jako dobrowolny, poufny proces, w którym odpowiednio przeszkolona osoba (mediator), niezależna i bezstronna wobec uczestników, za ich zgodą pomaga im rozwiązać konflikt. Wspiera ona strony w ustaleniu kwestii spornych, poprawieniu komunikacji oraz wypracowaniu rozwiązania, które może zakończyć spory. W przypadku zaakceptowania ustaleń prowadzi do zawarcia porozumienia.
- na podstawie umowy o mediację,
- na podstawie postanowienia o skierowaniu stron do mediacji wydanego przez sąd.
Umowa o mediację może zostać zawarta na podstawie wyrażenia przez jedną stronę zgody, gdy druga strona złożyła wniosek o rozwiązanie sporu w takiej formie. W umowie określa się w szczególności przedmiot mediacji, osobę mediatora albo sposób jego wyboru.
Mediacja może być prowadzona przed wszczęciem postępowania, ale także w toku sprawy za zgodą stron.
Mediator – wymagania
Ustawa z 17 listopada 1964 roku – Kodeks postępowania cywilnego (dalej: kpc) wskazuje, że mediatorem może zostać każda osoba posiadająca:
- pełną zdolność do czynności prawnych.
- pełnię praw publicznych.
Mediatorem nie może być sędzia, z wyjątkiem sędziów w stanie spoczynku.
Dodatkowe wymagania dla stałych mediatorów wpisanych na listy prowadzone przez sądy okręgowe określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20 stycznia 2016 roku w sprawie prowadzenia listy stałych mediatorów. Poza ogólnymi wymaganiami stawianymi mediatorom, a wynikającymi z przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, stały mediator musi spełniać następujące warunki:
- mieć ukończone 26 lat,
- nie być prawomocnie skazanym za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe,
- znać język polski,
- mieć wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji.
Osoba będąca stałym mediatorem może odmówić prowadzenia mediacji tylko z ważnych powodów. W takim wypadku obowiązkiem stałego mediatora jest niezwłocznie powiadomić o tych okolicznościach strony, a także sąd, jeżeli to on zlecił mediację.
Skierowanie stron do mediacji przez sąd
Skierowanie przez sąd stron do mediacji jest dopuszczalne na każdym etapie postępowania. Nie dotyczy to jednak spraw rozpoznawanych w postępowaniu upominawczym i nakazowym, chyba że doszło do skutecznego wniesienia zarzutów.
Strona, która bez uzasadnienia nie stawi się na spotkanie informacyjne lub posiedzenie niejawne musi liczyć się z negatywnymi konsekwencjami. W takiej sytuacji sąd może obciążyć ją kosztami nakazanego stawiennictwa poniesionymi przez stronę przeciwną.
Dodatkowo – zgodnie z nowymi przepisami – postanowienie o skierowaniu stron do mediacji, zmianie mediatora lub przedłużeniu terminu może wydać także referendarz sądowy. Rozwiązanie to nie jest stosowane się w sprawach rozpoznawanych w postępowaniach upominawczym oraz nakazowym, chyba że doszło do skutecznego wniesienia zarzutów.
Mediacja prowadzona na podstawie skierowania z reguły trwa do trzech miesięcy. Jednak na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów termin na przeprowadzenie mediacji może zostać przedłużony, jeśli będzie to sprzyjać ugodowemu załatwieniu sprawy.
Przykład 1.
Pani Anna pozwała pana Marka o 15 tys. zł odszkodowania. Sąd uznaje, że sprawa nadaje się do mediacji. 2 stycznia 2026 roku doręcza stronom stosowne postanowienie. Pan Marek uważa, że roszczenia pani Anny są bezpodstawne i mediator tutaj nie pomoże, dlatego zignorował otrzymane pismo i nie odpowiedział na nie. Jakie to będzie niosło skutki? Przed wprowadzonymi zmianami w prawie mediacja w ogóle by się nie rozpoczęła. Po nowelizacji przyjmuje się, że wyraził zgodę. Gdyby pan Marek zamierzał zrezygnować mediacji, musiałby złożyć pisemny sprzeciw w ciągu 7 dni od doręczenia tego pisma.
Zawarcie ugody w postaci elektronicznej
Po zmianach prawnych oficjalnie dopuszczona została możliwość podpisania protokołu i ugody kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Treść protokołu określa art. 18312 § 1 kpc, zgodnie z którym zawiera on:
- miejsce i czas przeprowadzenia mediacji,
- imię, nazwisko (nazwę) i adresy stron,
- imię i nazwisko oraz adres mediatora,
- wynik mediacji.
Protokół podpisuje wyłącznie mediator, a odpis protokołu doręcza stronom.
W przypadku zakończenia mediacji ugodą jej treść może być zamieszczona w protokole albo stanowić odrębny dokument. Ugoda musi zostać podpisana przez strony, a ewentualny brak możliwości podpisania ugody mediator stwierdza w protokole.
Obowiązkiem mediatora jest poinformowanie stron o tym, że przez podpisanie ugody wyrażają one zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie.
Zatwierdzenie ugody zawartej w mediacji – właściwość sądu
Po zmianach sąd, do którego wpłynął wniosek o zatwierdzenie ugody mediacyjnej, na prośbę strony niezwłocznie przeprowadza postępowanie co do jej zatwierdzenia.
Dodatkowo od tej daty, tj. 1 marca 2026 roku, w postępowaniu o zatwierdzenie ugody zawartej w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację, adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej albo prokurator składa wniosek oraz dalsze pisma procesowe za pośrednictwem portalu informacyjnego.
W razie skierowania przez sąd stron do mediacji mediator musi złożyć w sądzie rozpoznającym sprawę protokół mediacji oraz ugodę, o ile została zawarta. Składa również protokół, wskazując, czy sąd rozpoznający sprawę został wskazany przez strony w przypadku objęcia ugodą kilku postępowań. Strony mogą objąć ugodą również roszczenia niezawarte w pozwie.
Obowiązkowa mediacja w sprawach z umów o roboty budowlane oraz ze ściśle związanych z procesem budowlanym umów służących wykonaniu robót budowlanych
Nie dotyczy to jednak spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu upominawczym, elektronicznym postępowaniu upominawczym albo postępowaniu nakazowym.
Jeżeli po wydaniu nakazu zapłaty wniesiono sprzeciw w postępowaniu upominawczym albo zarzuty w postępowaniu nakazowym, sąd przed posiedzeniem przygotowawczym albo pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę kieruje strony do mediacji.
W sprawach dotyczących umów o roboty budowlane oraz ze ściśle związanych z procesem budowlanym umów służących wykonaniu robót budowlanych sąd po skierowaniu stron do mediacji podejmuje czynności służące do przygotowania posiedzenia przygotowawczego albo rozprawy.
Zwrot opłaty od apelacji w przypadku zawarcia ugody mediacyjnej
Zmiany w mediacji dotyczą także kosztów sądowych. Od marca 2026 roku w Ustawie z 28 lipca 2005 roku o kosztach sądowych w sprawach cywilnych przewidziano zwrot ¾ opłaty od apelacji, jeżeli w toku postępowania przed sądem drugiej instancji zawarto ugodę przed mediatorem.
Podsumowanie
Podsumowując, najważniejszymi zmianami w mediacji jest domniemana zgoda na mediację. Brak sprzeciwu oznacza wyrażenie na nią zgody. Wcześniej brak odpowiedzi oznaczał odmowę. Do tego doszła pełna cyfryzacja ugód i protokołów. Ułatwia to zakończenie sporów na odległość bez konieczności przesyłania papierowych egzemplarzy pocztą. W celu odciążenia sędziów referendarze sądowi zyskali prawo do wydawania postanowień o skierowaniu stron do mediacji, zmianie mediatora czy przedłużeniu terminu trwania mediacji. Dzięki temu proces decyzyjny jest szybszy i mniej sformalizowany. Dodatkowo wprowadzono mediację w sprawach dotyczących umów o roboty budowlane oraz ze ściśle związanych z procesem budowlanym umów służących wykonaniu robót budowlanych.
